13 Cara untuk Memotong Biaya Pendengaran Administratif dalam Bisnis Anda

Mencari tahu cara mengurangi atau menghilangkan biaya administrasi tertentu sangat penting untuk profitabilitas dan keberhasilan jangka panjang perusahaan Anda. Memangkas biaya-biaya ini akan mengurangi pendapatan yang diperlukan untuk mencapai titik impas atau menghasilkan laba, memberikan fleksibilitas yang lebih besar dalam strategi penentuan harga jangka panjang, dan meningkatkan arus kas.

Cara Memotong Biaya Administrasi

1. Jangan Beli - Sewa
Keputusan untuk memiliki atau menyewa properti umumnya didasarkan pada skala operasi Anda. Kepemilikan atau sewa jangka panjang meningkatkan biaya tetap dan paparan keuangan Anda. Sementara perjanjian sewa bulan ke bulan cenderung sedikit lebih mahal dalam jangka pendek, kemampuan untuk mengakhiri perjanjian dan pindah ke tempat yang lebih cocok menghemat uang dan tanggung jawab dalam jangka panjang. Dalam pasar yang berfluktuasi, keputusan yang lebih bijaksana mungkin untuk membatasi eksposur keuangan Anda, menghemat uang Anda untuk saat itu ketika Anda lebih nyaman dengan peluang pasar dan investasi yang akan memenuhi kriteria Anda.

2. Batasi Biaya Perjalanan dan Hiburan
Hubungan klien selalu penting dan tidak boleh dikompromikan. Namun, nilai pertemuan tatap muka bukanlah fungsi dari hadiah mewah dan makan malam mahal di restoran mewah. Menetapkan kebijakan hiburan yang sesuai dengan ekonomi; klien dan prospek Anda akan mengerti karena perusahaan mereka mungkin menerapkan kebijakan serupa.

3. Telekomunikasi
Teknologi secara efektif mengurangi jarak, sehingga tidak perlu meminta orang administratif atau spesialis untuk ditempatkan secara fisik bersama. Karyawan yang bekerja dari rumah atau di fasilitas sementara bulan-ke-bulan mengurangi atau menghilangkan tingginya biaya ruang kantor, serta permintaan untuk layanan dukungan. Dalam banyak kasus, karyawan dengan kesempatan untuk melakukan telekomunikasi akan menerima gaji lebih sedikit karena kebebasan dan kurangnya biaya perjalanan.

4. Menyewakan Kantor dan Halaman
Jika Anda memiliki ruang berlebih yang tidak akan digunakan selama satu tahun atau lebih, selidiki subleasing. Sebagai tuan tanah, Anda akan terus mengendalikan bangunan dan aktivitas yang dilakukan di ruang tersebut, dan Anda akan memiliki penghasilan tambahan untuk mengimbangi biaya fasilitas Anda sendiri..

Sebelum menyetujui sublet, Anda harus yakin bahwa ruang tersebut tidak akan diperlukan selama jangka waktu perjanjian. Masukkan bahasa dalam kontrak untuk pemutusan dini jika diperlukan. Kemampuan Anda untuk menduduki kembali ruang menyediakan fleksibilitas maksimum, dan dapat tercermin dalam perjanjian dengan mengurangi sewa penyewa selama jangka waktu perjanjian atau membayar penalti jika pemutusan diperlukan..

5. Hutang Pembiayaan Kembali
Suku bunga sangat rendah saat ini. Jika Anda memiliki hutang jangka panjang pada peralatan, mesin, atau real estat, sekarang saatnya untuk membiayai kembali dengan tujuan mengurangi pembayaran sebanyak mungkin untuk jangka pendek. Dalam masa-masa sulit, uang tunai adalah raja, jadi Anda ingin sedapat mungkin tetap dekat untuk keadaan darurat.

6. Hilangkan Langganan dan Keanggotaan
Seiring waktu, banyak perusahaan menambahkan langganan dan keanggotaan karena industri mereka dan biaya yang kecil untuk satu afiliasi. Namun, pengeluaran ini dapat dengan cepat menumpuk dan tidak diperhatikan, karena sering muncul pada jadwal dan laporan pengeluaran yang berbeda.

Tinjau semua afiliasi sosial, persaudaraan, dan bisnis Anda untuk memastikan mereka diperlukan dan berkontribusi secara teratur untuk operasi perusahaan Anda yang menguntungkan. Hilangkan yang tidak.

7. Memotong Biaya Perjalanan
Jika memungkinkan, hilangkan perjalanan, ganti perjalanan dengan panggilan telepon, email, dan rapat video. Jika Anda harus terbang, rencanakan terlebih dahulu untuk menghindari biaya tinggi dari perjalanan "tiba-tiba". Tingkatkan pengawasan akun pengeluaran Anda untuk mengirim pesan yang jelas kepada staf Anda bahwa biaya itu penting.

Ketika Anda bepergian, tinggal di hotel bisnis, bukan hotel mewah, karena mereka sering setengah dari biaya fasilitas bintang empat. Dan setiap orang yang bepergian harus menjadi anggota kelompok afinitas yang disponsori oleh hotel itu untuk mendapatkan diskon dan malam gratis.

Selain itu, fokuskan sewa mobil Anda pada satu pemasok dengan siapa Anda telah menegosiasikan harga murah - tentukan model standar kecuali dalam kasus yang disetujui. Jika tinggal di kota yang lebih besar, pertimbangkan untuk menggunakan taksi alih-alih menyewa mobil. Hentikan layanan limusin pribadi kecuali jika sebanding dengan tarif taksi.

8. Hilangkan Kertas
Mengelola kertas memakan waktu dan mahal. Menyortir, mengarsipkan, dan menemukan file membutuhkan waktu dan ruang sekretaris / klerus. Beli pemindai dan digitalkan semua kertas penting dan simpan dalam file elektronik yang tertata rapi untuk menghemat ruang dan biaya administrasi. Buku dan catatan perusahaan Anda sangat penting untuk kelanjutan operasi Anda, jadi penting untuk memelihara dan mengamankan salinan file elektronik di dalam fasilitas Anda dan di lokasi yang jauh.

Seharusnya tidak perlu dikatakan bahwa file perlu dicadangkan setiap hari, terutama file yang berkaitan dengan identifikasi pelanggan Anda, catatan keuangan, atau informasi kontak.

9. Membagikan Biaya Pemasaran
Identifikasi produk atau layanan yang melengkapi produk Anda. Kemudian, hubungi perusahaan yang menyediakan produk dan menegosiasikan pengaturan pemasaran bersama. Misalnya, kontraktor kolam renang mungkin setuju untuk pemasaran bersama dengan pemasok furnitur luar ruangan, atau beberapa restoran etnis dapat mempromosikan "Pengalaman Makanan Internasional" yang menampilkan setiap restoran pada malam yang berbeda. Strategi ini memperluas upaya pemasaran Anda tanpa mengeluarkan biaya yang biasanya dikaitkan dengan penambahan salesman atau iklan baru.

10. Merawat Peralatan Di Rumah
Jika perbaikan dan pemeliharaan adalah biaya yang signifikan dalam operasi Anda, pertimbangkan untuk menyewa mekanik atau spesialis dan membawa perbaikan di rumah. Anda akan memiliki peralatan yang lebih baik dan dirawat secara teratur yang memungkinkan Anda menghindari penggantian yang mahal sampai nanti.

11. Gunakan Mil Maskapai untuk Perjalanan, Hotel, dan Autos
Jika Anda atau karyawan Anda terbang secara teratur, targetkan satu maskapai penerbangan dengan program hadiah perjalanan yang baik untuk penggunaan perusahaan. Juga mendaftar untuk salah satu kartu kredit usaha kecil terbaik, dan sebagai poin atau mil membangun, gunakan penghargaan untuk bisnis perusahaan.

12. Monitor Alat dan Persediaan
Barang habis pakai adalah aset tak terlihat yang sering diabaikan. Karena tidak ada barang yang mahal dengan sendirinya, karyawan sering salah menaruhnya, meninggalkannya, atau membawanya pulang untuk penggunaan pribadi.

Mulailah kebijakan barang habis pakai - simpan persediaan kantor di tempat yang aman, hanya tersedia melalui karyawan yang ditunjuk. Jika Anda memiliki pabrik di mana alat-alat tangan atau bahan habis pakai pricy lainnya digunakan, mulailah kebijakan serupa. Tetapkan alat untuk individu dengan persyaratan bahwa mereka secara pribadi bertanggung jawab atas biaya alat jika hilang atau hilang.

13. Memanfaatkan Internet
Setiap orang yang terlibat dalam pembelian bahan atau persediaan harus memiliki akses ke Internet dan tahu cara mencari data untuk item tertentu. Menetapkan biaya maksimum per item dengan kebijakan yang mengharuskan siapa pun yang membeli item melebihi nilai itu untuk menggunakan Internet untuk mengidentifikasi pemasok potensial dan biaya terendah.

Kata terakhir

Pemotongan biaya administrasi membutuhkan kerja sama dan partisipasi karyawan Anda. Dorong partisipasi dan ide-ide mereka ketika Anda memulai latihan dan tetap beri tahu mereka tentang hasilnya.

Konsultan bisnis umumnya setuju bahwa sebagian besar perusahaan dapat memangkas biaya administrasi hingga 10% tanpa memengaruhi efisiensinya. Ketika Anda menerapkan strategi untuk memangkas biaya bisnis, pantau pengaruhnya untuk memastikan bahwa hubungan pelanggan tidak terpengaruh, atau kenaikan biaya di area non-administrasi sebagai akibat dari pemotongan. Ketika perubahan dalam operasi administrasi telah selesai, transisi fase "pemotongan biaya" dari latihan menjadi fase "kontrol biaya" untuk memastikan perbaikan menjadi tertanam dalam bisnis sehari-hari perusahaan.

Cara lain apa yang dapat Anda sarankan untuk memangkas biaya administrasi?