20 Cara Mengelola & Meningkatkan Arus Kas Usaha Kecil

Mempercepat arus - mengubah penjualan menjadi uang tunai sesegera mungkin - dan meningkatkan penyebaran antara arus masuk dan keluar untuk membangun bantalan kas sangat penting untuk pertumbuhan jangka panjang yang berkelanjutan dari setiap perusahaan, besar atau kecil.

Strategi untuk Menambahkan Saldo Kas & Mempercepat Arus Kas

Gunakan strategi ini untuk meningkatkan saldo kas Anda dan meningkatkan laju arus kas masuk. Lacak kemajuan Anda dengan spreadsheet arus kas, seperti templat yang berguna ini dari Bench.

1. Setor Saldo Tunai di Akun Pendapatan Bunga
Rekening yang menghasilkan bunga tersedia di sebagian besar bank saat ini, meskipun dengan persyaratan saldo minimum. Karena suku bunga pada rekening-rekening ini sering kali di bawah harga pada rekening tabungan, sertifikat setoran (CD), atau rekening pasar uang, simpan sebagian besar dana Anda di rekening yang membayar lebih tinggi ini. Kemudian, transfer dana yang diperlukan dari akun yang membayar lebih tinggi untuk memenuhi persyaratan keseimbangan minimum dalam rekening koran berbunga ditambah total pembayaran yang diperkirakan akan jatuh tempo pada minggu atau bulan tersebut..

Jelas, penting untuk menyimpan uang tunai, jadi hindari CD jangka panjang, berinvestasi dalam CD bebas penalti, atau hanya menginvestasikan sebagian dana yang Anda tidak perlu mengaksesnya sampai CD jatuh tempo. Juga, minta pelanggan Anda untuk melakukan pembayaran langsung ke akun berpenghasilan tinggi untuk piutang sehingga bunga segera dimulai.

2. Jual atau Pensiun Kelebihan dan Peralatan atau Inventaris Usang
Peralatan yang menganggur, usang, dan tidak bekerja membutuhkan ruang dan mengikat modal yang mungkin digunakan lebih produktif. Peralatan yang telah dimiliki untuk jangka waktu yang lebih lama biasanya akan memiliki nilai buku sama dengan nilai sisa atau kurang, sehingga penjualan dapat menghasilkan keuntungan kena pajak. Keuntungan ini harus dilaporkan pada pengajuan pajak Anda. Namun, jika Anda harus menjual di bawah nilai buku, Anda akan mengalami rugi pajak, yang dapat digunakan untuk mengimbangi keuntungan lain perusahaan..

Kelebihan inventaris dapat dengan cepat menjadi usang dan tidak berharga ketika kebutuhan pelanggan berubah dan materi baru diperkenalkan. Pertimbangkan untuk menjual persediaan apa pun yang tidak mungkin digunakan selama 12 bulan ke depan kecuali biaya untuk mempertahankannya minimal dan hasil dari penjualan akan diabaikan..

3. Membutuhkan Deposit pada Pesanan Besar atau Kustom
Saat bekerja dengan pesanan unik atau khusus, memerlukan uang jaminan yang setara dengan minimum 50% dari total harga. Produk satu-of-a-kind memiliki nilai penjualan terbatas, biasanya hanya kepada orang atau perusahaan yang melakukan pemesanan. Tanpa setoran, Anda berisiko harus mengambil pengurangan pembayaran pada saat pengiriman.

Memiliki setoran mengurangi kemungkinan kerugian finansial dalam keadaan terburuk. Pastikan pelanggan memahami kebijakan Anda, dan sertakan dalam bahasa kontrak untuk menghindari kesulitan di masa depan.

Sebaliknya, hindari keharusan membayar setoran kepada vendor Anda untuk pesanan. Minta mereka untuk mempertimbangkan sejarah kredit Anda dan hubungan yang baik antara kedua perusahaan sebagai ganti membutuhkan uang tunai Anda, yang dapat dimanfaatkan dengan lebih baik di tempat lain.

4. Pembayaran Tahap Kontrak Panjang untuk Manfaat Anda
Beberapa pelanggan, karena ukuran atau kebijakan mereka, akan menolak untuk melakukan kontrak yang memerlukan setoran awal. Daripada kehilangan bisnis, negosiasikan ketentuan pembayaran dan tolok ukur yang melebihi atau sejajar dengan biaya Anda.

Misalnya, kontrak konstruksi tipikal memungkinkan pembayaran 15% saat rekayasa selesai, 25% tambahan saat material dikirim ke lokasi, dan 50% dari jumlah kontrak pada tolok ukur kemajuan spesifik. Sisa 10% dari harga kontrak biasanya dipegang oleh pembeli sampai inspeksi dan penerimaan akhir.

5. Kenali “Cakupan Creep” dan Gunakan Ubah Pesanan Jika Berlaku
Jika produk Anda dijual dengan kondisi apa pun yang dilampirkan, atau layanan yang Anda sediakan didefinisikan dalam kontrak antara Anda dan pembeli, Anda harus mengetahui persyaratan yang tepat yang diharapkan dari Anda sebagai hasilnya. Setiap perubahan dalam persyaratan tersebut memungkinkan Anda untuk mencari pembayaran tambahan untuk pekerjaan tambahan yang dilakukan. Kegagalan untuk mencari kompensasi yang sesuai merugikan perusahaan Anda dalam dua cara: Anda tidak menerima hasil tambahan, dan biaya Anda meningkat.

6. Penawaran Diskon untuk Pembayaran Cepat
Kembangkan program diskon untuk mendorong pembayaran cepat, mengumpulkan uang yang terhutang kepada Anda secepat mungkin. Ketentuan pembayaran normal memungkinkan periode 30 hari untuk pengiriman uang setelah penerimaan faktur, dengan diskon 2% jika dibayarkan dalam 10 hari pertama. Anda dapat menawarkan lebih banyak, lebih sedikit, atau tidak ada diskon untuk pembayaran, tergantung pada kebutuhan Anda dan kebiasaan pembayaran pelanggan Anda sebelumnya.

Ingat, bagaimanapun, bahwa kemampuan Anda untuk melembagakan kebijakan koleksi akan tergantung pada kekuatan relatif Anda dibandingkan dengan pelanggan Anda. Akun utama mungkin mengambil diskon yang ditawarkan dan masih membayar terlambat.

5. Menghukum Pembayar Terlambat Dengan Denda Bunga
Denda bagi pembayar terlambat adalah "tongkat" dalam pendekatan "wortel dan tongkat" untuk koleksi, "wortel" menjadi diskon untuk pembayaran awal. Meskipun mengumpulkan bunga mungkin tidak dapat dilakukan dalam semua kasus, keberadaan kebijakan akan menekankan pentingnya pembayaran tepat waktu kepada pelanggan Anda.

6. Kontrak Dengan Badan Penagihan untuk Piutang Lama
Mengejar piutang lama membutuhkan dedikasi dan waktu, dan dapat dengan cepat mencapai titik pengembalian yang menurun untuk staf Anda. Beberapa bisnis kecil memiliki sumber daya, pelatihan, atau pengalaman untuk secara efektif mengejar akun nakal. Selain itu, pelanggan yang melebihi 60 hari untuk pembayaran tanpa alasan yang dapat dibenarkan jarang menjamin hubungan yang berkelanjutan, dan biasanya memerlukan tindakan tegas untuk mengekstraksi pembayaran.

Agen penagihan pihak ketiga mahir dalam bekerja dengan akun tersebut, dan umumnya bersedia untuk mengejar penagihan dengan biaya mereka sendiri dengan imbalan persentase tertentu dari hasil yang dikumpulkan. Dalam beberapa kasus, agensi hanya akan membeli hutang tunggakan dari bisnis dengan diskon dan menanggung semua risiko penagihan berikutnya. Meskipun biaya pengumpulan pihak ketiga bila dibandingkan dengan saldo akun asli terlalu tinggi, alternatif Anda mungkin tidak ada pembayaran sama sekali.

7. Memanfaatkan Penjualan Berlangganan
Jika produk Anda dikonsumsi secara teratur dan dibeli kembali beberapa kali dalam setahun, buat program berlangganan di mana pelanggan membayar di muka untuk produk dan pengiriman. Surat kabar, majalah, televisi kabel, lansekap, dan pemeliharaan kolam adalah contoh produk dan layanan yang cocok dengan model berlangganan. Selain menerima uang muka untuk menutupi biaya di masa depan, Anda memiliki keuntungan dalam mengamankan penjualan di masa depan dan penjadwalan sumber daya yang lebih mudah.

8. Melembagakan Program Penjualan Layaway
Program Layaway sangat populer sebelum meluasnya penggunaan kartu kredit pribadi pada akhir 1950-an. Program layaway memungkinkan pelanggan untuk memilih produk tertentu, yang kemudian dicadangkan untuk pembelian dan pengiriman di masa mendatang ketika pembayaran telah selesai. Penjual memiliki penggunaan uang tunai sebelum menimbulkan biaya produk. Perlakuan akuntansi khusus dari uang tunai yang diterima diperlukan, jadi pastikan akuntan Anda mengetahui program ini.

9. Memulai Jalur Kredit Piutang Usaha
Terlepas dari upaya terbaik mereka, bahkan perusahaan yang paling terkelola pun menderita kelambatan antara biaya produksi suatu produk - arus kas keluar - dan menerima pembayaran setelah penjualan - arus kas masuk. Kelambatan ini diwakili oleh saldo piutang sebagai aset lancar pada pembukuan perusahaan.

Sebagian besar bank bersedia untuk meminjamkan hingga 80% dari saldo piutang, sehingga memberikan uang tunai kepada peminjam pada saat pinjaman, daripada menunggu sampai rekening dikumpulkan. Jumlah pinjaman bervariasi naik dan turun saat akun lama dikumpulkan dan akun baru ditambahkan ke pinjaman. Sementara pinjaman tersebut dijamin dengan piutang dagang, perusahaan - dan mungkin pemilik perusahaan - tetap sebagai penjamin hutang.

10. Menetapkan Lini Kredit Persediaan
Persediaan bahan baku, produk dalam proses pembuatan, dan produk jadi yang menunggu penjualan dianggap sebagai aset lancar, dan membutuhkan biaya tunai yang signifikan untuk diperoleh dan dipelihara. Pemberi pinjaman, mengakui nilai dan kemungkinan bahwa bahan yang diinventarisasi akan dikonversi menjadi penjualan dalam waktu dekat dan menengah, akan menerima persediaan sebagai persentase variabel jaminan dan pinjaman dari saldo persediaan berdasarkan komposisinya - dalam kebanyakan kasus, hingga 50% dari nilainya.

Seperti pinjaman piutang dagang, saldo akan bervariasi naik dan turun karena tingkat persediaan berubah dan peminjam akan tetap sebagai penjamin. Pinjaman persediaan menyulitkan peminjam karena persediaan fisik harus diambil secara teratur dan dinilai dengan harga pasar saat ini, biasanya setiap bulan, dan kemudian direkonsiliasi dengan nilai buku perusahaan dan bank..

11. Melembagakan Pengaturan anjak piutang
Anjak piutang biasanya melibatkan pihak ketiga, perusahaan pembiayaan non-bank, atau "faktor," yang meningkatkan persentase yang dinegosiasikan, 75% hingga 80%, dari masing-masing akun dalam saldo piutang. Ketika akun dikumpulkan oleh perusahaan, uang muka dibayarkan, ditambah biaya untuk faktor tersebut. Dalam beberapa kasus, faktor tersebut dapat membeli akun dengan diskon dan memikul tanggung jawab dan risiko penagihan.

Apakah perusahaan atau pemiliknya tetap menjadi penjamin akun adalah masalah negosiasi antara perusahaan dan faktornya. Pengaturan anjak piutang biasanya lebih mahal (tapi tidak terlalu ketat) daripada pinjaman piutang di bank yang diatur, sehingga pengaturan harus dilakukan hanya setelah pengaturan pinjaman piutang piutang standar telah ditolak.

Strategi untuk Mengurangi dan Menunda Arus Kas

12. Tempatkan Penggajian pada Siklus Dua Bulan
Program pembayaran dua bulanan membutuhkan 24 siklus pembayaran per tahun dibandingkan dengan 26 siklus pembayaran untuk program pembayaran dua mingguan, sehingga mengurangi biaya administrasi untuk mengumpulkan, memverifikasi, dan mentabulasi informasi penggajian..

Penghematan biaya tambahan tersedia dengan menggunakan setoran langsung ke rekening bank karyawan, daripada menulis dan mengirimkan gaji. Transfer dana untuk penggajian segera sebelum periode penggajian dari rekening giro pendapatan bunga reguler perusahaan.

13. Memperbaiki, Alih-alih Mengganti, Peralatan Modal
Kendaraan bermotor, dirawat dengan baik, mudah memberikan 100.000 mil penggunaan atau lebih. Mesin modern juga tahan lama dan menyediakan layanan bertahun-tahun. Misalnya, traktor John Deere, buldoser Caterpillar, dan peralatan jalan dari tahun 1950-an dan 1960-an masih digunakan di seluruh negeri. Mesin kantor biasanya menjadi usang sebelum aus.

Untuk meminimalkan atau menghilangkan perbaikan dan penggantian yang mahal:

• Buat program perawatan rutin untuk peralatan.
• Gunakan komponen rekondisi dan penggantian dari pemasok dan produsen pihak ketiga bila perlu, daripada komponen buatan pabrik.
• Kontrak dengan fasilitas perbaikan lokal untuk menangani perbaikan atau pemeliharaan yang rumit di luar kemampuan in-house. Eksklusivitas perdagangan dengan harga diskon.

14. Tolak Banding Teknologi "Baru"
Produk-produk baru, terutama gadget elektronik, terus diperkenalkan dengan fitur-fitur terkini. Tetapi sebelum menyerah pada kegembiraan iklan, konfirmasikan bahwa fitur baru akan memberikan peningkatan kinerja yang berarti dalam cara Anda menggunakan produk dalam bisnis Anda. Dalam kebanyakan kasus, Anda akan menemukan bahwa manfaatnya tidak sebanding dengan biaya tambahan. Gunakan peralatan Anda yang ada sampai tidak dapat diperbaiki dengan biaya yang dapat dibenarkan atau sampai persyaratan pekerjaan berubah dan membutuhkan peralatan yang ditingkatkan.

15. Beli Peralatan Bekas, Bukan Baru
Peralatan bekas dalam kondisi baik umumnya dapat melakukan pekerjaan yang diperlukan serta mesin baru. Jika Anda membutuhkan peralatan, cari iklan lokal dan lelang di daerah Anda, khususnya mencari perusahaan yang asetnya telah diambil alih dan dijual oleh pemberi pinjaman. Anda mungkin dapat membeli peralatan bekas yang berkualitas untuk menghemat hingga 80% dari harga peralatan baru, tanpa penurunan kemampuan yang sebanding.

16. Negosiasi ulang Utang Tetap untuk Pembayaran yang Lebih Rendah
Dalam beberapa tahun terakhir, suku bunga telah turun. Dan sebagai akibat dari resesi, pemerintah federal juga telah memprakarsai sejumlah program untuk merangsang pinjaman bank ke usaha kecil, serta jaminan dari Administrasi Bisnis Kecil A.S untuk memfasilitasi pinjaman.

Tinjau batas kredit Anda yang ada untuk menentukan apakah Anda mungkin memenuhi syarat untuk suku bunga yang lebih rendah atau jangka panjang. Jika tersedia, pertimbangkan untuk menambah jalur kredit (LOC) yang dapat digunakan jika terjadi keadaan darurat. Selalu pastikan untuk membaca dan memahami kondisi yang melekat pada LOC, termasuk biaya, durasi, dan segala kondisi untuk dapat menggunakannya.

17. Tunda Peningkatan Produk
Pembaruan teknologi - perangkat lunak dan perangkat keras - terjadi beberapa kali per tahun. Seringkali, perubahan antara satu versi ke versi berikutnya minimal atau menambah fitur yang tidak akan Anda gunakan. Berhati-hatilah saat membeli atau meningkatkan komputer desktop, ponsel, dll. Pertimbangkan perangkat lunak sumber terbuka, yang umumnya gratis atau tersedia dengan sumbangan kecil. Jika perangkat lunak memberikan peningkatan keamanan atas data Anda dengan menggagalkan peretas yang akan menghancurkan operasi bisnis Anda untuk kesenangan, Anda harus berpikir serius sebelum memutuskan untuk tidak memutakhirkan. Keselamatan dan keamanan selalu didahulukan.

18. Tunda Pembayaran kepada Vendor
Tunda pembayaran ke vendor hingga tanggal terakhir yang mungkin sesuai dengan ketentuan penjualan. Jika tidak ada penalti untuk keterlambatan pembayaran, tetapkan siklus pembayaran 45 hingga 60 hari sejak diterimanya faktur. Sementara memperlambat arus kas penting, itu sama pentingnya untuk menjaga peringkat kredit yang baik dan hubungan baik dengan vendor kritis.

Ketahuilah bahwa pembayaran yang lambat dapat mengakibatkan kontak dari vendor yang telah terpengaruh. Dalam kasus-kasus itu, waspadai bahwa semua pembayaran di masa depan seperti yang dijanjikan. Jika Anda terpaksa menunda pembayaran, hubungi vendor sesegera mungkin dengan penjelasan dan rencana untuk menjadi lancar pada utang Anda.

19. Produk Barter untuk Barang dan Layanan
Pendekatan pemasok yang juga pelanggan tentang "perdagangan" di mana setiap perusahaan menerima semua atau sebagian dari pembayaran masing-masing dalam bentuk produk jadi. Karena nilai tukar biasanya ditetapkan pada harga eceran masing-masing perusahaan, perjanjian barter secara efektif memberikan "diskon" dalam jumlah yang sama dengan margin laba bersih pada produk Anda dan memungkinkan Anda untuk mempertahankan uang tunai yang seharusnya digunakan.

Dari perspektif pajak penghasilan, produk yang Anda terima dari pemasok Anda harus dilaporkan sebagai pendapatan kotor pada tahun penerimaan, sedangkan barang atau jasa yang Anda berikan adalah beban “biaya barang”.

20. Gunakan Uang Tunai, Bukan Kredit, untuk Diskon Lebih Besar
Sementara strategi ini mungkin tampak bertentangan dengan kebutuhan untuk menghemat uang, itu menggambarkan kebutuhan untuk tetap fleksibel setiap saat di setiap jenis lingkungan pasar. Selama masa-masa sulit, tujuan vendor Anda mungkin untuk membangun cadangan kas sebanyak mungkin, memprioritaskan uang tunai dari keuntungan. Dalam kasus-kasus itu, mereka mungkin menawarkan potongan harga yang sangat tinggi dengan imbalan uang tunai. Jika diskon yang lebih besar membenarkan penggunaan uang tunai, ambillah.

Demikian pula, jika Anda membayar dengan uang tunai untuk pembelian dalam jumlah kecil, negosiasikan diskon tambahan dari penjual karena Anda menghemat biaya pemrosesan kartu kredit. Jika mereka tidak mau memberikan diskon, gunakan kartu kredit untuk pembayaran, tetapi bayar biaya ke perusahaan kartu kredit sebelum bunga didebet ke rekening. Jika Anda menggunakan salah satu kartu kredit usaha kecil terbaik, Anda akan menerima hadiah ekstra - mil atau poin untuk maskapai penerbangan, hotel, dan makanan - yang akan menghemat uang di tempat lain.

Kata terakhir

Asal usul ungkapan "uang tunai adalah raja" tidak diketahui, tetapi validitasnya dalam dunia bisnis tidak pernah diperdebatkan. Apple, perusahaan yang menciptakan produk ikonik seperti iPhone dan iPad, dianggap memiliki kas $ 100 miliar untuk mengambil keuntungan dari tawar-menawar yang tak terduga atau menutup biaya ketika penjualan kurang dari yang diharapkan..

Fleksibilitas keuangan penting bagi setiap perusahaan, terutama ketika lingkungan ekonomi masa depan tidak jelas. Menggunakan strategi arus kas yang direkomendasikan di atas dapat meningkatkan saldo bank Anda, memperluas sejumlah opsi strategis yang tersedia bagi Anda sebagai perusahaan, dan mengurangi kemungkinan bahwa Anda akan dipaksa untuk mengambil tindakan yang tidak menyenangkan atau menyusahkan..

Apa tips lain yang bisa Anda sarankan untuk meningkatkan arus kas bisnis?