10 Tips untuk Mengembangkan Keterampilan Komunikasi di Tempat Kerja yang Efektif

Asisten muda, bimbang antara kebencian dan keputusasaan, tidak tahu bagaimana menanggapi memo tiga halaman yang mencatat kegagalan setelah kegagalan tugas dan harapan yang belum dipenuhi oleh kelompok. Memo itu diakhiri dengan ancaman bahwa "segala sesuatunya harus berubah atau yang lain," dan bahwa ia, manajer, tidak lagi memedulikan individu karena kekurangan mereka. Teman saya, antara berhenti untuk apa yang dia yakini sebagai penilaian yang tidak adil atau tinggal ketika kemajuan lebih lanjut mungkin tertunda atau tidak mungkin, bertanya kepada saya, “Apa yang harus saya lakukan? Berhentilah atau tetap di sana dengan harapan saya tidak akan dipecat? ”

Komunikasi Berorientasi Hasil di Tempat Kerja

Semua komunikasi memiliki hasil. Tetapi apakah hasilnya dalam kasus ini yang diinginkan oleh manajer yang menulis memo itu? Hubungan bisnis, terutama antara atasan dan bawahan, seringkali tidak jelas karena komunikasi yang buruk, kurangnya atau salah tafsir atas fakta, lingkungan yang tertekan, dan komitmen timbal balik untuk sukses. Seperti dalam olahraga dan politik, banyak kesalahan bisnis tidak dipaksakan. Bukit mol menjadi gunung, dan kesalahan menjadi bencana karena emosi dan reaksi berlebihan.

Penelitian telah membuktikan bahwa emosi seringkali mengesampingkan intelek, konsekuensi dari keharusan untuk bertarung atau melarikan diri ribuan tahun sebelumnya ketika binatang buas memakan orang-orang yang lambat untuk memutuskan apakah mereka berbahaya. Untungnya, sebagian besar bisnis tidak memiliki lingkungan "bunuh atau terbunuh" - tetapi kami masih dikondisikan untuk bereaksi.

Dalam hal ini, upaya manajer untuk memotivasi karyawannya menjadi bumerang. Meskipun ada beberapa kekurangan dalam penampilan dan operasi toko yang perlu diperbaiki, hasil dari memo itu adalah untuk memusatkan perhatian pada kepribadian, bukan kinerja. Sementara memo itu tidak diragukan lagi bersifat katarsis bagi manajer dalam jangka pendek, dampak jangka panjangnya adalah hilangnya kepercayaan dan kepercayaan pada kemampuannya untuk memimpin, peningkatan ketegangan sehari-hari antara manajer dan karyawan lainnya. , dan kemungkinan hilangnya manajer potensial di masa depan dan akumulasi pengetahuan institusional mereka. Bagaimana manajer dapat menangani situasi secara berbeda?

Berkomunikasi Secara Efektif: Manajer

Ada beberapa hal yang dapat dilakukan seorang manajer untuk meningkatkan keterampilan komunikasinya:

1. Pertimbangkan Situasi Sebelum Mengambil Tindakan
Emosi kita menggoda kita untuk membuat keputusan cepat berdasarkan bukti yang dangkal yang mungkin tidak mencerminkan sifat sebenarnya dari masalah tersebut. Manajer berasumsi bahwa penampilan toko yang buruk disebabkan oleh kurangnya upaya atau perhatian karyawan. Dia gagal untuk mempertimbangkan bahwa beberapa karyawan toko telah diberhentikan karena situasi keuangan, sementara beban kerja toko tetap sama. Setiap asisten manajer bertanggung jawab atas lebih banyak area dengan lebih sedikit orang yang melakukan pekerjaan.

Selain itu, setiap asisten telah diminta untuk mengambil pengurangan gaji karena kehilangan pelanggan besar, dan masing-masing khawatir bahwa kehilangan pelanggan akan memperlambat promosi mereka sendiri ke manajer toko. Meskipun tidak dimaksudkan, upaya mereka mungkin menderita karena kekhawatiran mereka sendiri.

2. Kumpulkan dan Konfirmasikan Informasi Sebelum Membuat Keputusan
Kami memiliki kecenderungan untuk mengacaukan gejala dengan penyakit, dan akibatnya mengobati gejala daripada penyakit yang mendasarinya. Teknologi memungkinkan kita untuk menangkap sejumlah besar data dan memotong dan memotongnya untuk membuatnya tampak seperti yang kita inginkan. Tetapi data adalah representasi dari masalah, bukan masalah itu sendiri. Mengamati pekerjaan asisten dan berbicara serta mendengarkan mereka tentang aspek-aspek pekerjaan mereka mungkin telah menghasilkan kesimpulan yang berbeda dari yang dicapai oleh manajer.

3. Fokus pada Masalah, Bukan Kepribadian
Memo manajer itu menyerang karakter masing-masing asisten dengan menyiratkan bahwa mereka malas, terlantar, atau telah mengkhianatinya. Implikasinya memperkuat konteks emosional dari memo itu, menaungi isi dan tujuan faktualnya.

Asisten, sebagai tanggapan, bereaksi dengan emosi tanpa berhenti untuk mempertimbangkan validitas fakta atau berusaha memberikan penjelasan kepada manajer. Setiap kali berurusan dengan masalah apa pun yang mungkin memiliki konten emosional, "Aturan 24 Jam" harus berlaku: Jangan mengirim email, pesan, surat, memo, atau melaporkan kepada orang lain sampai Anda punya waktu untuk merenungkan isinya dan yakin itu mengkomunikasikan fakta dan nada yang Anda inginkan.

4. Kelola Individu, Bukan Grup
Memo manajer itu ditujukan untuk semua orang dan tidak seorang pun. Kurangnya kekhususan memungkinkan setiap penerima untuk menghindari tanggung jawab pribadi, karena masing-masing merasa usahanya sendiri telah memenuhi harapan. Akibatnya, memo itu gagal mendapatkan hasil yang diinginkan dan memperparah lingkungan kerja yang sudah sensitif. Komunikasi kelompok sempurna untuk memberikan informasi umum, pendidikan, dan pujian; Namun, mereka tidak boleh digunakan untuk arahan atau kritik individu. Ingat, pujilah di depan umum dan kritiklah secara pribadi.

5. Temui Bawahan Tatap Muka
Makna dan maksud dari kata-kata tertulis tanpa konteks kehadiran fisik sering disalahpahami, dan dapat menyebabkan kebingungan dan konflik. Tidak ada pengganti untuk menatap mata seseorang dan melihat reaksi mereka terhadap percakapan Anda untuk mengklarifikasi konten dan memastikan pemahaman dan persetujuan.

Manajer sering bersembunyi di balik memo dan catatan seolah-olah bawahan mereka adalah robot untuk dipindahkan ke tempatnya dan diprogram. Namun, para pemimpin yang sukses mencari komitmen kepribadian dan membangun jembatan kepercayaan, saling menghormati, dan berbagi pengalaman. Bersedialah secara fisik dan “berjalanlah berjalan,” dan beri tahu orang-orang Anda bahwa Anda bersama mereka melalui yang baik dan yang buruk.

6. Tetapkan Tugas Secara Langsung dan Jelas
Orang bekerja paling baik ketika mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka. Manajer yang baik mengidentifikasi tujuan dan langkah-langkah dalam istilah yang sederhana, dapat dipahami, menetapkan tanggung jawab dengan tegas, dan mengkonfirmasi bahwa informasi tersebut dipahami oleh orang-orang kepada siapa itu ditujukan. Manajer yang baik menindaklanjuti dan memberikan masukan korektif untuk memastikan bahwa setiap bawahannya ada di halaman yang sama dan bekerja menuju tujuan yang sama.

Manajer harus selalu ingat bahwa tidak ada karyawan yang mengambil pekerjaan dengan harapan bahwa ia akan diabaikan, diabaikan, atau tidak berarti di tempat kerja. Karyawan ingin disukai dan dihormati oleh rekan-rekan mereka dan bangga dengan majikan mereka. Tantangan manajemen adalah untuk mempertahankan dan mengembangkan antusiasme dan komitmen karyawan ini lebih lanjut, bahkan selama masa-masa sulit.

Kesalahan adalah bagian dari pertumbuhan, dan gagal dan memperbaiki arah adalah kejadian rutin dalam bisnis dan kehidupan. Berurusan dengan bawahan dengan cara yang Anda inginkan untuk ditangani dalam situasi yang sama adalah cara terbaik yang dapat diambil manajer mana pun.

Berkomunikasi Secara Efektif: Karyawan

Teman saya, asisten manajer, juga bisa belajar dari acara ini. Reaksinya, meskipun dapat dimengerti, memperburuk situasi dengan sia-sia. Sebagai akibatnya, ia dan para asisten lainnya menderita dari kekhawatiran yang tidak berguna dan membuang-buang waktu dan upaya untuk bersimpati satu sama lain tentang ketidakadilan yang dirasakan yang mereka alami. Waktu dan energi ini bisa lebih baik dihabiskan untuk mengatasi masalah toko dan meningkatkan layanan pelanggan. Meskipun ia maupun asistennya yang lain tidak dapat memengaruhi perasaan manajer yang mengarah pada memo itu, respons mereka terhadap memo itu ada dalam kendali mereka.

Jika Anda ditempatkan dalam situasi yang sama, Anda harus:

1. Jangan Personalisasikan Kritik
Apakah Anda memberi atau menerima kritik, itu harus didasarkan pada tindakan dan hasil yang diamati, bukan niat. Tidak mungkin untuk mengetahui motivasi di balik aktivitas apa pun, hanya tindakan fisik dan hasil dari aktivitas tersebut. Sebagai akibatnya, kritik harus diberikan dan diterima secara emosional, dipertimbangkan untuk validitas dan keterkaitannya, dan dilaksanakan ketika tindakan dibenarkan.

Dengan kata lain, jangan terlalu sensitif atau defensif ketika Anda menerima umpan balik. Pertimbangkan informasi yang diterima untuk mendapatkan hasil yang berbeda, bukan serangan pribadi.

2. Memahami Situasi
Dalam hal ini, penyebab utama kritik adalah kondisi fisik dan penampilan toko. Di lain waktu, kritik konstruktif adalah bagian dari tinjauan kinerja karyawan reguler, yang dirancang untuk memberikan umpan balik kedua belah pihak. Gunakan kedua peluang untuk membangun hubungan Anda dan mendapatkan informasi. Gunakan ulasan sebagai kesempatan untuk menerima dan memberikan informasi yang mungkin terlewatkan.

3. Bersikap Memahami
Setiap kali Anda menerima apa yang Anda anggap sebagai serangan atau kritik pribadi yang tidak dapat dibenarkan, kenali sumber dan keadaan mereka sebelum melompat ke kesimpulan. Sayangnya, orang mengalami hari-hari yang buruk, dan mereka sering merespons dengan menyerang orang lain hanya dengan sedikit atau tanpa alasan. Ketika kepala lebih dingin dan tekanan berkurang, hubungi penyerang untuk mempelajari lebih lanjut tentang masalahnya dan bagaimana Anda bisa menjadi bagian dari solusi. Anda mungkin menemukan bahwa stimulus untuk serangan itu adalah reaksi berlebihan dari pihak pengirim atau tidak ada hubungannya dengan Anda atau pekerjaan Anda.

4. Belajar Dari Kesalahan Anda
Apa pun tahap karier Anda, Anda bisa dan harus terus belajar. Selama masa kerja Anda, Anda akan bekerja untuk dan dengan atasan dengan berbagai kemampuan dan bakat. Beberapa Anda akan ingat karena kepemimpinan mereka yang hebat, sementara yang lain Anda akan ingat karena mereka adalah manajer yang buruk. Bahkan yang terakhir dapat mengajarkan Anda sesuatu.

Dalam hal ini, teman saya belajar bagaimana perasaannya ketika dituduh secara tidak adil memiliki kinerja yang buruk. Mudah-mudahan, dia akan mengingat perasaannya sebelum dia membuat kesalahan yang sama dengan orang-orang yang melapor kepadanya saat ini atau di masa depan. Terkadang, contoh buruk lebih efektif daripada kebaikan.

Kata terakhir

Manajemen dan kepemimpinan adalah keterampilan yang dipelajari. Manajer yang efektif memiliki pengalaman di kedua sisi spektrum, mengambil arah serta memberi mereka. Dan keberhasilan sebuah perusahaan secara langsung terkait dengan keterampilan para manajernya dan kemampuan mereka untuk memimpin karyawan melalui masa-masa sulit dan pengujian.

Dengan menganalisis dan bersikap bijaksana dalam komunikasi Anda dengan bawahan dan atasan Anda, Anda bisa belajar bagaimana memimpin dalam posisi apa pun yang Anda miliki. Dengan cara ini, Anda tidak hanya akan mengamankan prospek masa depan Anda untuk meningkatkan peringkat perusahaan Anda, tetapi Anda juga akan menciptakan lingkungan kerja yang lebih produktif dan lebih baik untuk diri sendiri dan kolega Anda.

Apa tips komunikasi efektif lain yang dapat Anda sarankan?