6 Ide & Tips Organisasi Rumah Kantor

Jika Anda bekerja dari rumah, penting bagi Anda untuk melindungi ruang kerja dan bisnis Anda dengan mengembangkan rencana manajemen kantor. Apakah itu sumber perabot rumah kantor yang benar secara ergonomis atau mengembangkan rencana cadangan jika komputer dan Internet tidak berfungsi, manajemen kantor rumah yang baik akan membangun profesionalisme Anda dan meningkatkan keuntungan Anda.

Tips Manajemen Rumah Kantor

1. Membangun Ruang Kerja Terpisah

Adalah bijaksana untuk menciptakan rasa keterpisahan di kantor rumah Anda, bahkan jika ruang kerja Anda adalah bagian dari ruangan lain atau di sudut ruang bawah tanah Anda. Meskipun sebenarnya menggunakan ruang terpisah tidak selalu memungkinkan, cobalah yang terbaik untuk mengidentifikasi tempat di rumah Anda yang akan menjadi "area kantor" Anda. Jika Anda tidak memiliki dinding atau partisi untuk area kantor Anda, Anda dapat membuat batasan mental dengan membatasi aktivitas kerja Anda (termasuk percakapan telepon dan menjawab email) ke lokasi ini.

Ada sejumlah alasan mengapa secara khusus menutup area di rumah Anda sebagai pekerjaan saja adalah penting:

Ruang kantor rumahan yang jelas menetapkan batasan untuk Anda dan anggota rumah tangga. Anak-anak, teman sekamar, pasangan, dan mitra akan belajar untuk menghormati kebutuhan Anda untuk berkonsentrasi pada pekerjaan Anda jika mereka dapat dengan mudah mengidentifikasi ketika Anda bekerja dan tidak tersedia untuk menangani masalah pribadi atau keluarga.
Ini mengurangi risiko dokumen yang berhubungan dengan pekerjaan dan peralatan yang hilang di seluruh rumah Anda.
Ini membantu Anda membangun kehadiran profesional ketika bertemu dengan klien.
Jika Anda berencana untuk mengambil pengurangan pajak kantor pusat, lebih mudah untuk bertahan melawan audit jika Anda dapat menunjukkan bahwa pekerjaan Anda terjadi di area rumah Anda yang digunakan khusus untuk pekerjaan.

2. Go Pro Dengan Peralatan dan Perabot Kantor Anda

Meja antik dan set kursi nenek Anda mungkin terlihat indah, tetapi mungkin itu adalah mimpi buruk ergonomis dan organisasi. Pastikan Anda memiliki kursi kantor yang nyaman dan meja komputer yang dirancang dengan baik di kantor rumah Anda untuk membantu melindungi diri dari ketegangan tubuh dan mengurangi kekacauan..

Anda tidak perlu membeli potongan-potongan ini baru - periksa Craigslist untuk menemukan individu dan bisnis yang menjual perabot kantor lama. Pilihan lain adalah untuk menemukan apakah ada toko perabot kantor di dekat Anda yang berurusan dengan perabot bekas - beberapa bahkan mungkin memberikan. Tetap awasi mata Anda untuk penjualan yang keluar dari bisnis, karena toko-toko ini sering menjual perlengkapan, perabot kantor, dan bahkan mesin kantor (seperti komputer dan printer) sambil mencoba melikuidasi persediaan mereka.

3. Buat Akun Email dan Telepon Terpisah

Ketika berbicara tentang komunikasi, yang terbaik adalah menghindari memadukan bisnis dengan kesenangan. Anda tidak ingin anak-anak Anda menjawab panggilan telepon klien dan Anda tidak ingin mengambil risiko memasukkan klien pada email massal yang berisi meme lolcats terbaru. Juga mudah untuk mengabaikan atau melewatkan email dan pesan dari klien jika mereka masuk ke kotak surat dan akun pribadi Anda.

Jika Anda tidak ingin repot dengan saluran telepon terpisah, Anda masih bisa mendapatkan nomor khusus yang terhubung ke kotak suara, memungkinkan Anda menerima pesan dari klien dan prospek sehingga Anda dapat menelepon mereka kembali di waktu luang Anda.

4. Memanfaatkan Layanan Rumah Kantor

Lihatlah kantor / layanan bisnis yang ditawarkan oleh toko fotokopi lokal, serta rantai perusahaan, seperti Kantor FedEx atau Toko UPS di area Anda. Banyak dari tempat-tempat ini menargetkan layanan mereka untuk pemilik bisnis kecil dan berbasis rumah yang tidak memiliki ruang surat atau tidak mampu mempekerjakan staf pendukung.

Layanan berbeda-beda berdasarkan lokasi, tetapi selain menawarkan layanan fotokopi, kotak surat pribadi, dan pengiriman paket, toko-toko ini juga dapat menerima paket atas nama Anda (yang penting jika Anda mendapatkan banyak pengiriman) dan bahkan dapat memberi pelanggan gratis dan rendah Akses komputer -cost.

5. Buat Rencana Cadangan

Tidak ada yang ingin memikirkan kejadian yang dapat menggagalkan bisnis mereka, tetapi jika Anda adalah pemilik usaha kecil, Anda harus melakukannya. Jika Anda tidak mengidentifikasi ancaman terhadap bisnis Anda, Anda harus berjuang ketika segala sesuatu tidak berjalan sesuai rencana.

Dari bencana alam hingga penyakit jangka panjang, perubahan keadaan dapat mengakhiri bisnis Anda jika Anda tidak dapat terus bekerja. Bahkan masalah jangka pendek, seperti kegagalan daya atau kerusakan komputer, dapat merusak bisnis Anda jika Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu klien atau memproses pesanan secara efisien.

Merencanakan Acara Besar
Bencana alam, terorisme, keresahan sipil, atau wabah penyakit dapat berdampak buruk pada bisnis besar maupun kecil, dan bahkan rencana terbaik sekalipun dapat menyulitkan pemilik bisnis perorangan untuk menjalankan kembali usahanya sendiri. Administrasi Bisnis Kecil A.S. menawarkan informasi lengkap tentang perencanaan bencana bisnis di situs webnya, bersama dengan informasi tentang program pemerintah yang dapat membantu pemilik bisnis membangun kembali operasi setelah suatu peristiwa besar menyebabkan gangguan dalam suatu komunitas.

Merencanakan yang Tidak Terduga
Hal-hal yang dapat mengganggu kemampuan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan termasuk kegagalan listrik dan utilitas, kerusakan peralatan, sakit, cedera, dan keadaan darurat keluarga. Meskipun beberapa keadaan ini tidak dapat dihindari, Anda berisiko kehilangan klien dan pelanggan jika Anda tidak dapat memenuhi tenggat waktu, mengirimkan produk tepat waktu, atau hanya memberikan tingkat layanan normal Anda..

Berikut adalah beberapa ide untuk mengelola skenario umum:

Identifikasi Tempat untuk Daring. Periksa lingkungan Anda untuk tempat-tempat yang menawarkan WiFi dan memungkinkan pelanggan untuk menggunakan layanan ini untuk jangka waktu yang lama. Kafe, toko fotokopi, toko pengiriman, dan perpustakaan umum adalah tempat potensial untuk menemukan WiFi. Rumah teman dan keluarga juga bisa menjadi tempat yang baik untuk online - pastikan untuk menelepon dan bertanya sebelum mampir! Identifikasi beberapa hotspot ramah-kerja di daerah Anda dan catat jam operasinya sehingga Anda tidak membuang waktu untuk berpindah dari satu tempat ke tempat lain ketika Internet Anda mati.
Lihat ke Broad-Pay-As-You-Go Broadband. Dengan modem USB dan broadband bayar-sesuai-perjalanan, Anda dapat tetap di rumah seandainya layanan Internet reguler Anda dimatikan.
Teknologi Cadangan. Meskipun ide bagus untuk menyimpan cadangan file dan proyek Anda, Anda juga harus memiliki beberapa teknologi cadangan jika komputer Anda menggunakan fritz. Cara termudah untuk melakukan ini adalah dengan membeli laptop atau netbook murah yang dapat Anda gunakan jika komputer utama Anda mati. Meskipun Anda dapat menyimpan model desktop yang lebih tua sebagai gantinya, itu tidak portabel atau dikenakan biaya, yang membuatnya tidak berguna jika Anda mengalami pemadaman listrik secara simultan ke kerusakan komputer. Anda juga dapat melihat layanan cadangan seperti Backblaze dan Mozy.
Beli Sumber Daya Tidak Terganggu (UPS). UPS dapat melindungi mesin Anda dari lonjakan daya dan memberi Anda cukup waktu untuk mematikan sistem desktop Anda - serta mengirim email cepat ke klien untuk memberi tahu mereka bahwa Anda akan tanpa daya untuk sementara waktu. Anda dapat menemukan sumber daya tanpa gangguan di Amazon dengan harga $ 50.
Simpan Salinan Keras Informasi Penting. Adalah ide yang baik untuk memiliki salinan informasi kontak klien Anda sehingga Anda dapat tetap berhubungan dengan mereka walaupun Anda tidak dapat mengakses Internet atau file komputer Anda..

6. Ketahui Kapan Saatnya Pindah Ke Ruang Baru

Sementara banyak orang dapat menjalankan bisnis rumahan dengan sukses, Anda mungkin akhirnya sampai pada titik di mana tidak lagi praktis untuk bekerja dari rumah, setidaknya secara penuh waktu. Mungkin Anda perlu bertemu secara langsung dengan klien, menyimpan banyak inventaris, atau bekerja di lingkungan dengan gangguan yang lebih sedikit..

Pertimbangkan ruang kerja bersama yang memungkinkan Anda untuk menyewa meja di ruang kantor bersama jika Anda tidak mampu atau tidak membutuhkan kantor penuh. Banyak ruang kerja bersama memungkinkan Anda untuk menyewa ruang sesuai dengan kebutuhan Anda, jadi Anda tidak perlu berkomitmen untuk kontrak penuh waktu jika semua yang Anda butuhkan adalah tempat untuk bertemu klien beberapa kali setiap bulan. Pilihan lain adalah pembagian kantor, yang memungkinkan Anda bermitra dengan penyewa kantor atau pemilik lain untuk berbagi biaya kantor.

Kata terakhir

Tantangan bekerja dari rumah dan imbalannya bisa tetap seimbang ketika Anda membangun kantor di rumah yang berfungsi dengan baik. Perlu diingat bahwa tidak ada kantor yang berjalan sendiri. Membuat keputusan yang baik dan menerapkan disiplin diri akan membantu menjaga bisnis Anda berjalan lancar untuk jangka panjang.

Apa saja tips terbaik Anda untuk menjaga kantor rumah atau ruang kerja Anda berjalan efisien?