7 Manfaat Obrolan Layanan Pelanggan Langsung Online - Hemat Waktu, Uang & Kerusakan
Hanya ada begitu banyak cara untuk menghubungi perusahaan, dan masing-masing memiliki kelemahan parah. Ketika Anda mencoba panggilan telepon, Anda berisiko menghabiskan waktu yang berharga untuk menavigasi pohon telepon dan menunggu, hanya untuk mencoba menjelaskan masalahnya kepada seseorang yang mungkin tidak memahami masalah Anda, mungkin tidak tahu poin-poin penting dari bahasa Inggris, atau mungkin saja tidak dapat untuk membantu. Saat Anda mencoba email, Anda mungkin harus menunggu berhari-hari untuk menerima surat formulir yang bahkan tidak mengatasi masalah Anda. Menggunakan mesin faks atau mengirim surat hanya meningkatkan kemungkinan respons yang tidak memuaskan atau tidak tepat waktu.
Inovasi terbaru dalam layanan pelanggan adalah sesi obrolan online. Tidak seperti "kemajuan" sebelumnya dalam teknologi layanan pelanggan seperti pohon telepon, sistem pengenalan suara, dan pusat panggilan internasional, sesi obrolan online memiliki potensi besar untuk benar-benar meningkatkan kualitas layanan yang Anda terima. Pertimbangkan tujuh cara untuk menggunakan obrolan ini demi keuntungan Anda.
1. Dapatkan secara Menulis
Berapa kali perwakilan layanan pelanggan membuat Anda menawarkan melalui telepon yang tidak pernah terwujud? Di masa lalu, semua yang Anda miliki adalah kata-kata Anda melawan mereka. Tentu, percakapan "mungkin telah direkam untuk jaminan kualitas," tetapi saya belum menemukan perusahaan yang akan memainkannya kembali untuk menguatkan klaim Anda.
Ketika Anda berkomunikasi melalui obrolan online, Anda dapat dengan mudah menyalin, menempel, dan menyimpan sesi untuk referensi nanti. Sebagian besar perusahaan bahkan secara otomatis mengirim email transkrip kepada Anda. Baru-baru ini saya menerima kredit layanan $ 100 setelah memberikan transkrip obrolan di mana seorang perwakilan menjanjikan saya potongan harga $ 100. Sementara perusahaan kemudian mencoba untuk mengklaim bahwa pembelian saya tidak memenuhi syarat, saya memiliki kata perwakilan mereka secara tertulis bahwa saya akan menerima potongan harga, jadi mereka tidak punya pilihan selain menawarkan kredit kepada saya.
2. Minta Kompensasi, Tenang dan Percaya Diri
Saya selalu berusaha untuk mendapatkan hasil layanan pelanggan yang paling menguntungkan, sambil berusaha bersikap sopan dan profesional pada saat yang sama. Jika saya mengalami masalah sebagai pelanggan, saya hanya bisa membayangkan betapa buruknya hal itu bagi karyawan perusahaan itu. Ketika saya mengobrol online, jauh lebih mudah untuk mengungkapkan ketidakpuasan saya tanpa merasa kesal. Saya tidak menghadapi godaan untuk mengangkat suara atau menjadi terlalu emosional ketika berkomunikasi melalui teks. Saya juga menemukan diri saya jauh kurang malu ketika datang untuk meminta kompensasi dari agen layanan pelanggan. Yang harus saya lakukan adalah mengetik, "Saya tidak puas, dan saya ingin kompensasi." Setiap kali saya melakukannya, hasilnya melebihi harapan saya.
3. Berkomunikasi dengan jelas
Jika Anda mencoba menghubungi perusahaan besar, Anda akan dengan cepat merasakan sifat global ekonomi kita. Saya tidak membenci siapa pun, di negara ini atau di negara lain, yang tidak berbicara bahasa Inggris dengan aksen yang sama dengan saya. Tapi tepat komunikasi, terutama ketika menyangkut penyelesaian perselisihan, bisa mustahil dilakukan melalui telepon ketika berbicara dengan seseorang dengan aksen yang sangat berbeda atau tanpa etiket telepon yang baik. Dalam sesi obrolan online, aksen dan kualitas vokal tidak pernah menjadi perhatian. Saya juga dapat memotong dan menempel nomor pesanan panjang, nomor pelacakan, dan kode konfirmasi tanpa khawatir bahwa perwakilan layanan pelanggan dan saya tidak mendengar satu sama lain dengan benar ketika datang ke huruf dan angka. Kami menghemat waktu dengan tidak mengulangi diri sendiri dan saling mengoreksi.
4. Bicaralah untuk Orang Lain
Ada banyak alasan Anda mungkin perlu membantu orang lain dengan masalah layanan pelanggan mereka, namun Anda mungkin tidak ingin mengaku sebagai mereka melalui telepon atau secara langsung. Sebagai contoh, saya dan istri saya sering saling mengajukan permintaan layanan pelanggan. Bahkan lebih sering, kami akan membantu orang tua kami dengan masalah komputer dan teknologi karena kami memiliki pemahaman yang lebih baik tentang bahasa dan masalah. Kami tidak menipu sistem, tetapi saya tidak bisa menyamar sebagai istri saya di telepon. Ketika Anda berpartisipasi dalam obrolan online, Anda dapat dengan mudah mewakili anggota keluarga tanpa merasa seperti Anda berbohong.
5. Hemat Waktu
Sesi obrolan layanan pelanggan menghemat waktu Anda dengan banyak cara. Saat memulai sesi obrolan, Anda jarang akan ditahan selama mungkin saat melakukan panggilan telepon. Meskipun durasi sesi obrolan mungkin lebih lama dari pada panggilan telepon biasa, waktu yang Anda habiskan untuk berinteraksi dengan perusahaan hanyalah sebagian kecil dari waktu yang Anda habiskan untuk telepon. Saat mencoba menyelesaikan masalah online, saya dapat berbicara di telepon, menyelesaikan tugas lain, atau bahkan melakukan obrolan simultan dengan perusahaan lain. Saya menemukan diri saya menjadi jauh lebih produktif sambil menunggu tanggapan obrolan daripada sambil menunggu di telepon.
6. Kurangi Pengulangan
Seberapa sering Anda menemukan diri Anda memasukkan kembali dan mengulangi nomor akun Anda, nomor jaminan sosial, atau sifat situasi Anda kepada perwakilan telepon yang berbeda? Bukankah seharusnya sistem menunjukkan nomor Anda begitu mereka memilikinya, dan bukankah masalah dasarnya sudah ada dalam catatan? Karena sesi obrolan adalah versi teks percakapan yang sederhana dan dapat dibagi, perwakilan lain dapat dengan mudah melihat file dan mengejar riwayat Anda sebelum bergabung dengan Anda dalam percakapan. Ketika Anda meminta untuk berbicara dengan atasan, Anda tidak perlu mem-hash seluruh pengalaman. Sejak segala sesuatu ada di catatan, Anda juga harus berhati-hati untuk menonton bahasa Anda dan menjaga sikap tenang, dan Anda akan melihat manfaat dari layanan yang lebih baik, lebih cepat.
7. Menjaga Privasi
Kebanyakan orang yang saya kenal tidak memiliki kemewahan bekerja di kantor dengan pintu. Saat ini, bahkan karyawan yang dibayar tinggi pun bekerja di bilik yang dikelilingi oleh puluhan rekan kerja. Saya seorang pribadi, dan saya tidak nyaman menyiarkan semua detail kehidupan pribadi saya dan keuangan dengan semua orang yang kebetulan berada dalam pendengaran. Dan saya menghindari mengumumkan dan mengulangi nomor akun saya untuk didengar semua orang. Itu tidak aman, dan itu tidak terlalu sopan. Dengan obrolan online, penekanan tombol saya adalah semua suara yang saya buat, dan semua orang dapat mendengar.
Kata terakhir
Sebagai pelanggan, saya menuntut yang terbaik, dan saya ingin menyelesaikan masalah saat saya memilikinya. Saya juga mencari dukungan teknis dari produsen ketika salah satu perangkat saya tidak berfungsi dengan baik. Untuk mendapatkan hasil terbaik, saya harus menghabiskan banyak waktu bekerja dengan perwakilan layanan pelanggan dan teknisi layanan. Sampai saya mampu membayar seseorang untuk menangani semua urusan saya untuk saya, saya harus pandai tentang waktu dan energi yang saya habiskan mencari bantuan. Obrolan telah terbukti menjadi pilihan saya yang paling efisien, dan itu memberi saya hasil terbaik sambil menghemat waktu, uang, dan privasi saya.
Bagaimana dengan kamu? Apakah Anda lebih suka mengobrol dengan layanan pelanggan, atau apakah Anda memiliki pengalaman mengerikan yang mematikan Anda?
