Cara Membuat Sistem Pengarsipan di Rumah untuk Penyimpanan Catatan

Tetapi menyelesaikan pajak tahunan Anda bukan satu-satunya alasan untuk memiliki sistem pengarsipan yang baik. Sangat penting untuk menyimpan tanda terima untuk menunjukkan berapa banyak Anda membayar properti dan investasi, serta untuk membuktikan kapan pembelian dilakukan. Hampir tidak mungkin mendapatkan pinjaman tanpa mengungkapkan catatan pendapatan dan pengeluaran Anda.

Melacak dokumen adalah suatu keharusan, dan dapat menyebabkan masalah bagi mereka yang tidak siap dan tidak terorganisir. Namun, membuat sistem pengarsipan rumah yang masuk akal bisa sangat sederhana.

Menyiapkan Sistem Pengarsipan

Jika Anda belum mengonversi sistem penyimpanan kertas ke sistem tanpa kertas, Anda masih dapat dengan mudah mengelola sistem untuk melacak semua catatan Anda..

1. Beli Kebutuhan yang Diperlukan

Kunjungi toko peralatan kantor favorit Anda dan lakukan pembelian berikut:

Satu file saku berukuran letter yang membentang hingga tiga setengah inci (sekitar $ 3)
Beberapa folder file (masing-masing kurang dari $ 1)
Label untuk folder file Anda (sekitar $ 3 untuk paket 250 label)

2. Buat Label

Beri label folder yang diperluas untuk tahun ini. Kemudian, buat label untuk setiap folder file sebagai berikut:

Pengeluaran pribadi, seperti pakaian, buku, bahan makanan, dan hiburan
Medis / gigi
Tagihan utilitas
Pembelian besar dan perbaikan rumah
Laporan bank
Investasi
Laporan dan tanda terima kartu kredit
Bayar bertopik
Catatan pajak

3. Atur Dokumen dan File Anda

Setelah folder Anda diberi label, mulailah mengatur sistem pengarsipan Anda. Seiring berjalannya tahun, Anda dapat menambahkan lebih banyak folder untuk menahan tanda terima untuk kategori baru yang perlu Anda perhatikan, seperti biaya untuk pendidikan, hewan peliharaan, atau perjalanan.

Tempatkan folder file Anda di dalam folder yang diperluas, dan simpan sistem pengarsipan Anda dengan aman di laci atau lemari arsip. Setiap kali Anda melakukan pembelian atau pembayaran tagihan, biasakan untuk segera menempatkan kwitansi Anda di folder yang sesuai.

Untuk membantu agar tetap di atas pembayaran tagihan, buat folder yang berlabel "Bills to Pay." Simpan folder ini di lokasi yang sangat terlihat sehingga Anda diingatkan untuk melewatinya secara teratur untuk membayar tagihan Anda yang belum terbayar. Setelah membayar setiap tagihan, masukkan catatan ke folder yang sesuai di sistem pengarsipan Anda.

Anda juga harus membuat folder berlabel "Needs Attention." Misalnya, jika Anda perlu melakukan penyelidikan tentang tagihan mencurigakan pada kartu kredit Anda, atau jika Anda perlu menghubungi vendor yang tidak memberi Anda kredit karena telah membayar tagihan terbaru Anda, Anda harus menyimpan catatan atau pengingat di folder ini.

Metode Pengarsipan Harian

Dengan menerapkan sistem ini, Anda dapat mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk mencari melalui kertas-kertas yang berserakan dengan mengatur file Anda dalam file yang terorganisir dan diberi label dengan tepat. Buat rutinitas harian untuk menjaga file Anda secara konsisten dan terpelihara dengan baik:

Kumpulkan surat dan lewati di meja atau meja dapur Anda.
Buka setiap bagian surat dan sisihkan surat sampah dan amplop untuk didaur ulang.
Tempatkan tagihan di folder "Bills to Pay" Anda.
Tempatkan tanda terima di folder yang sesuai. Misalnya, ringkasan layanan medis harus dimasukkan ke dalam folder "Medis / Gigi" Anda.
Apa pun yang membutuhkan perhatian segera harus masuk ke folder "Perlu Perhatian" sehingga Anda dapat mengatasinya dengan cepat.

Apa yang Harus Dipertahankan dan untuk Berapa Lama

Dalam kebanyakan kasus, Anda harus menyimpan catatan selama setidaknya tiga tahun, karena IRS biasanya mencari tiga tahun ke dalam sejarah Anda selama audit pajak. Namun, IRS dapat memilih untuk mencari tiga tahun tambahan ke dalam riwayat Anda, jadi untuk alasan itu disarankan untuk menyimpan catatan selama enam tahun..

Berikut adalah beberapa catatan yang harus Anda simpan selama enam tahun:

Tanda terima untuk potongan apa pun yang Anda cantumkan di SPT Anda
Laporan pialang untuk transaksi yang dilaporkan pada SPT Anda
Catatan yang berkaitan dengan penjualan rumah atau properti lain yang dilaporkan pada SPT Anda
Catatan pendapatan dan pengeluaran yang dilaporkan untuk bisnis kecil Anda pada laporan pajak Anda

Setiap selembar kertas yang mendukung informasi yang dilaporkan pada SPT Anda harus disimpan selama enam tahun setelah tanggal yang Anda ajukan.

Namun, ada beberapa catatan yang ingin Anda simpan selamanya:

Kembalian pajak
Kontrak
Akta properti dan pernyataan penutupan
Catatan kontribusi Anda untuk program pensiun Anda
Polis asuransi jiwa
Dokumen perencanaan perumahan, seperti surat kuasa atau perjanjian perwalian

Dokumen untuk Dibuang

Setelah Anda menyelesaikan pengembalian pajak untuk tahun itu, ada beberapa dokumen yang dapat dibuang. Kecuali jika hal itu terkait dengan pengembalian pajak Anda, Anda harus dapat menyingkirkan item berikut:

Slip setoran bank dan tanda terima ATM
Rintisan bertopik gaji
Penerimaan tagihan kabel utilitas

Kata terakhir

Tidak ada waktu seperti sekarang untuk mulai mengatur dokumen Anda. Semakin cepat Anda mengatur sistem pengarsipan yang terorganisir, semakin cepat Anda dapat memetik hasil dari rumah atau kantor yang berantakan. Anda juga mungkin merasa lebih mudah untuk mengakses dokumen atau catatan apa pun kapan pun Anda membutuhkannya.

Apakah Anda menggunakan sistem pengarsipan di rumah? Strategi apa yang berhasil baik untuk Anda?

(kredit foto: Bigstock)