10 Cara Sederhana untuk Meningkatkan Keterampilan Menulis Bisnis Anda

Sekarang pikirkan berapa banyak waktu yang Anda buang untuk menguraikan email atau laporan yang ditulis dengan buruk. Tidak hanya frustasi dan menjengkelkan untuk dibaca, tetapi penulisan yang buruk juga dapat menyebabkan miskomunikasi yang serius, kehilangan peluang, atau bahkan kecelakaan kerja..

Intinya di sini adalah bahwa keterampilan menulis yang baik sangat berharga dalam beberapa cara. Dan, meluangkan waktu untuk meningkatkan milik Anda dapat membayar dividen yang signifikan sepanjang karier Anda. Mari kita lihat beberapa teknik yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan keterampilan menulis bisnis Anda.

Nilai Keterampilan Menulis yang Solid

Menulis yang baik sangat penting di dunia kerja karena sejumlah alasan.

Pertama, menjadi penulis yang baik membantu Anda menonjol dari kerumunan dan meningkatkan peluang Anda untuk promosi atau kenaikan gaji. Ini dapat membantu meyakinkan atasan Anda untuk mengambil tindakan terhadap proyek dan ide yang Anda sukai. Tulisan yang baik membuat Anda tampak lebih cerdas, kredibel, dan profesional. Ini membantu menghindari kebingungan dan salah tafsir, membangun kepercayaan dan hubungan dengan rekan kerja, dan memenangkan klien.

Penulisan yang baik sangat penting karena meningkatnya penggunaan media sosial kami. Kita semua melihat profesional di Twitter, LinkedIn, atau Facebook salah mengeja kata-kata atau salah menggunakan kata. Tidak hanya ini memalukan ketika itu terjadi pada Anda, tetapi juga dapat mempengaruhi reputasi dan kredibilitas Anda di masa depan.

Tulisan Anda adalah salah satu media utama di mana Anda akan dinilai sepanjang hidup Anda. Email, teks, dan laporan yang Anda kirim setiap hari adalah representasi fisik, dan catatan, dari kamu. Seiring waktu, representasi ini membangun reputasi Anda dan memengaruhi hubungan yang Anda butuhkan untuk berkembang dalam karier Anda.

Tulisan Anda mengomunikasikan pikiran Anda, dan penting bahwa pikiran itu disampaikan dengan cara yang paling jelas dan paling fasih.

Kurt Vonnegut berkata, “Mengapa Anda harus memeriksa gaya penulisan Anda dengan ide untuk memperbaikinya? Lakukan itu sebagai tanda hormat kepada pembaca Anda, apa pun yang Anda tulis. "

Apakah Anda seorang pengusaha yang perlu menulis siaran pers yang hebat, manajer menulis email setiap hari ke tim yang sibuk, atau seseorang yang mencari pekerjaan baru yang perlu menulis surat pengantar yang menang, keterampilan komunikasi yang baik adalah suatu keharusan. Kata-kata penting dalam hidup, dan Anda akan mendapat manfaat besar dari mengetahui cara menggunakannya secara efektif.

Cara Meningkatkan Keterampilan Menulis Anda

Menulis yang hebat membutuhkan waktu dan latihan. Seperti yang dikatakan pengusaha pebisnis terkenal David Ogilvy, “Menulis yang bagus bukanlah hadiah alami. Anda harus belajar menulis dengan baik. ”

Ada beberapa cara Anda dapat dengan cepat melakukan perbaikan pada tulisan Anda sendiri.

1. Pikirkan Sebelum Anda Mulai Menulis

Sebelum Anda mulai menulis apa pun, berhentilah dan pikirkan apa yang Anda inginkan dan perlu Anda katakan. Tanyakan kepada diri sendiri, "Apa yang perlu diketahui atau dipahami orang ini setelah membaca email ini?"

Anda juga dapat menggunakan "5 Ws + H" yang digunakan semua jurnalis saat menyusun karya mereka:

Siapa: Siapa audiens saya?
Apa: Apa yang perlu mereka ketahui?
Kapan: Kapan ini berlaku, kapan ini terjadi, atau kapan mereka perlu mengetahuinya?
Dimana: Di mana ini terjadi?
Mengapa: Mengapa mereka membutuhkan informasi ini?
Bagaimana: Bagaimana seharusnya mereka menggunakan informasi ini?

Anda juga perlu bertanya pada diri sendiri, "Apakah saya benar-benar perlu mengirim email ini?"

Profesional di setiap sektor dibanjiri dengan email setiap hari, banyak di antaranya tidak perlu. Hemat waktu Anda dan pembaca dengan memastikan bahwa setiap email yang Anda kirim benar-benar diperlukan dan relevan.

2. Tetap Pendek

Setelah Anda mengidentifikasi apa yang perlu Anda katakan, langsung ke pokok permasalahan. Orang-orang selalu terdesak waktu, dan mereka akan menghargai keringkasan Anda.

Perlu lebih meyakinkan? Berhentilah dan pikirkan betapa frustrasinya Anda setelah membaca email yang tiga kali lebih lama dari yang seharusnya, dengan poin-poin utama terkubur di bagian bawah. Buang-buang waktu dan energi, kan?

Jangan biarkan audiens Anda melalui ini - singkat.

Ini bisa membantu untuk dipikirkan bagaimana orang membaca. Novelis Elmore Leonard menawarkan beberapa nasihat singkat tapi bagus ketika dia berkata, "Cobalah untuk mengabaikan bagian yang cenderung dilewati oleh pembaca." Secara umum, ini berarti paragraf panjang yang lebih berkaitan dengan apa kamu ingin mengatakan daripada apa yang perlu didengar pembaca. Selalu ingat pembaca Anda.

Jika ternyata Anda tidak dapat menulis email yang panjangnya kurang dari setengah halaman, maka email bukanlah cara terbaik untuk menyampaikan informasi ini. Alih-alih, panggil orang tersebut dan berbicara langsung dengan mereka.

3. Hindari Kata-kata Sombong

Secara tertulis, tujuan Anda harus jelas dan langsung. Jika pembaca Anda harus menggunakan Google untuk menguraikan apa yang ingin Anda katakan, mereka akan merasa terasing dan jengkel.

Mark Twain pernah berkata, "Jangan gunakan kata lima dolar ketika kata lima puluh sen akan berlaku." Hindari godaan untuk menggunakan kata-kata berbunga-bunga, megah untuk terdengar lebih pintar. Tetap dengan kata-kata lima puluh sen.

Dengan nada yang sama, hindari jargon jika memungkinkan. Jargon sering membuat Anda terdengar sok, dan itu dapat lebih jauh mengasingkan pembaca Anda. Sebaliknya, tulislah cara Anda berbicara. Tetap alami dan langsung.

4. Gunakan Suara Aktif

Kalimat aktif bersifat langsung, berani, dan lebih menarik daripada kalimat pasif. Kalimat pasif lemah dan bertele-tele; mereka seperti jabat tangan lemas. Tulisan Anda akan meningkat secara dramatis jika Anda berusaha menggunakan kalimat aktif kapan pun memungkinkan.

Misalnya, lihat dua kalimat di bawah ini:

Kucing itu menggaruk perempuan itu.
Wanita itu digaruk oleh kucing.

Kalimat pertama ditulis dalam suara aktif. Jelas dan langsung. Kalimat kedua adalah pasif.

Dalam kalimat aktif, subjek melakukan aksi kata kerja. Dalam kalimat pasif, subjek membiarkan tindakan terjadi untuk mereka. Berikut contoh sederhana lainnya:

Pegolf memukul bola.
Bola dipukul oleh pegolf.

Dalam kalimat pertama, subjek (pegolf) melakukan tindakan (memukul bola). Dalam kalimat kedua, subjek (pegolf) datang setelah kata kerja; ia menerima tindakan.

Untuk menemukan suara pasif, cari bentuk kata kerja "menjadi", seperti "akan" atau "dulu", di depan kata kerja. Misalnya, "Rapat akan diadakan pukul 8 malam," bersifat pasif. Alih-alih, katakan, "Rapatnya pukul 8 malam."

5. Selalu Menjadi Profesional

Terkadang tergoda untuk melontarkan lelucon atau memasukkan beberapa gosip kantor dalam surel. Namun, add-in ini tidak berkontribusi pada pesan Anda dan dapat memengaruhi reputasi Anda secara negatif. Mereka juga mudah disalahpahami.

Ya, Anda harus otentik dan membiarkan suara Anda bersinar dalam tulisan Anda. Tetapi Anda juga harus tetap profesional; itu adalah tindakan penyeimbang. Cara yang baik untuk memeriksa kesesuaian konten Anda adalah dengan bertanya, "Apakah saya akan merasa nyaman dengan ini jika itu ada di halaman depan koran besok pagi?" Jika ini membuat Anda merasa ngeri, lakukan beberapa pengeditan.

6. Klarifikasi Panggilan Anda untuk Bertindak

Komunikasi bisnis Anda dikirim dengan suatu tujuan; jarang Anda menulis email yang murni bersifat informasi. Kemungkinannya adalah, Anda membutuhkan pembaca Anda untuk melakukan sesuatu: menelepon Anda kembali, memberi Anda lebih banyak informasi, mengkonfirmasi kehadiran mereka di sebuah rapat, dan sebagainya..

Jangan serahkan kepada pembaca Anda untuk mencari tahu apa yang Anda ingin mereka lakukan dengan informasi ini. Eja, dan spesifik. Sebagai contoh:

Silakan kirim kembali suntingan apa pun pada jam 5 sore hari Selasa.
Silakan hubungi klien ini kembali pada hari Jumat untuk menyelesaikan masalah.

Perjelas tentang apa yang Anda inginkan dan Anda mungkin akan menemukan hasil yang lebih baik dari pembaca Anda.

Kiat Pro: Ingatlah bahwa jika Anda perlu tindakan segera atas sesuatu, bicarakan dengan penerima secara langsung. Bangun dari meja Anda dan pergi ke kantor mereka, atau hubungi mereka di telepon. Menulis adalah media yang penting, tetapi tidak ada yang mengalahkan percakapan pribadi ketika Anda perlu menyelesaikan sesuatu.

7. Gunakan Baris Subjek Email Anda dengan Tepat

Baris subjek email Anda adalah alat yang ampuh; anggap itu sebagai judul untuk email Anda. Tugas utama adalah memastikan tubuh dibaca. Untuk melakukan ini, tajuk berita harus pendek, langsung, kuat, dan spesifik.

Misalnya, lihat dua baris subjek email di bawah ini:

Pertemuan hari Senin
Menghadiri Rapat Laporan Kuartalan 14:00 Senin 14 Oktober

Baris subjek pertama tidak jelas dan menyisakan banyak pertanyaan. Pertemuan Senin yang mana? Tentang apa pertemuan itu? Apakah saya perlu tahu tentang pertemuan ini?

Baris subjek kedua jauh lebih spesifik, dan dengan demikian lebih mungkin dibuka dan dibaca dengan cepat. Ini mengkomunikasikan pertemuan mana yang dibicarakan penulis, kapan, dan apa yang mungkin Anda perlukan saat menghadiri pertemuan khusus ini.

Jangan biarkan baris subjek email Anda kosong. Filter email sering mengkategorikan baris subjek kosong sebagai spam, jadi isilah untuk menghindari email Anda tidak terjawab.

Kiat Pro: Jika Anda hanya perlu mengajukan pertanyaan sederhana, gunakan teknik End of Message (EOM). Cukup tulis pertanyaan Anda di baris subjek email dan tambahkan "EOM" di bagian akhir. Ini menghemat waktu pembaca Anda karena mereka dapat dengan cepat membalas tanpa harus membaca lebih banyak teks yang berlebihan.

Misalnya, baris subjek Anda mungkin berkata, “Apakah Anda akan menghadiri pertemuan jam 2 siang hari Senin ini? EOM. "

Pastikan penerima Anda tahu apa artinya EOM sebelum menggunakan teknik ini. Kemudian, idealnya mereka akan menjawab di baris subjek surel mereka kembali seperti, “Ya, saya akan ke sana. EOM. "

8. Tetap berpegang pada Satu Topik dalam Email

Buatlah email Anda tetap fokus pada satu titik atau gagasan tertentu bila memungkinkan. Jika Anda perlu membahas topik lain, tulis email terpisah. Berfokus pada satu topik per email memberi waktu bagi pembaca Anda untuk memproses apa yang Anda katakan dan merespons secara langsung. Ini juga membantu mereka mengatur email mereka lebih efisien dan menemukan email yang diarsipkan lebih cepat.

Misalnya, di bawah ini adalah contoh email yang mencakup terlalu banyak topik:

Baris Subjek Email: Pertemuan hari Senin

Tubuh: Hai Steve,

Terima kasih atas semua pekerjaan Anda pada laporan kuartalan minggu lalu. Anda melakukan pekerjaan yang bagus! Saya hanya berpikir kita perlu mempersingkat intro, tapi selain itu bagus.

Saya menulis untuk melihat apakah Anda akan menghadiri pertemuan Senin ini. Jika demikian, dapatkah Anda membawa salinan draft laporan triwulanan awal Anda? Saya ingin menunjukkannya kepada Susan.

Juga, apakah Anda pernah berhubungan dengan Al Thompson di Syracuse? Dia memiliki beberapa keluhan tentang pengiriman terakhirnya dan kami perlu memastikan bahwa mereka ditangani. Biarkan saya tahu bagaimana ini terjadi.

Terima kasih,

Jim

Berhentilah dan pikirkan berapa banyak hal yang telah diminta Steve untuk diatasi dalam email ini.

Pertama, dia harus mencari tahu apakah Jim ingin dia mengedit intro, atau apakah Jim akan melakukannya sendiri; itu tidak jelas. Dia kemudian harus mengkonfirmasi bahwa dia akan hadir di pertemuan hari Senin, dan juga ingat untuk membawa draft laporan. Terakhir, dia harus mengatasi keluhan pelanggan itu dan memberi tahu Jim apa yang terjadi.

Email itu memiliki beberapa pengingat penting di dalamnya, dan Steve mungkin ingin menyimpannya. Tapi tajuk utama hanya mengatakan, "Pertemuan Senin." Jika ia ingin menyimpannya sebagai pengingat untuk mengatasi keluhan pelanggan tersebut, informasi utama tidak ada hubungannya dengan subjek yang sebenarnya. Dia harus ingat bahwa pengingat untuk mengatasi keluhan pelanggan ada di email berjudul "Rapat Senin."

Bantulah pembaca Anda dan buat semuanya semudah mungkin bagi mereka. Sederhanakan dengan satu topik per email.

9. Jangan pernah gunakan email untuk menyampaikan berita buruk

Jangan pernah gunakan email untuk menyampaikan berita buruk. Jika Anda perlu memberhentikan seseorang di tim Anda, atau memberikan umpan balik yang kedengarannya kurang menyenangkan, lakukan secara langsung. Mudah terjadi kesalahpahaman melalui email, prospek yang diperkuat ketika Anda menggunakan email untuk menyampaikan berita buruk. Secara pribadi, Anda dapat berkomunikasi dengan belas kasih dan empati, dan Anda dapat menggunakan bahasa tubuh dan nada suara Anda untuk lebih jauh menyampaikan ketulusan dan niat Anda. Ini adalah sesuatu yang tidak bisa Anda lakukan melalui email.

10. Proofread, Proofread, Proofread

Kesalahan tata bahasa dan ejaan memalukan, dan itu merusak kredibilitas Anda. Tentu, Anda bisa mengandalkan alat pemeriksa ejaan, tetapi mereka tidak menangkap semuanya, terutama kata-kata yang digunakan di luar konteks.

Setelah Anda selesai menulis, mengoreksi segera. Dan, jika memungkinkan, simpan dan baca lagi beberapa jam (atau beberapa hari) kemudian. Menjauhkan diri dari penulisan akan membantu Anda menemukan kesalahan yang mungkin Anda lewatkan pada pembacaan pertama.

Kiat Pro: Saat mengoreksi, baca setiap kalimat dengan cermat. Ambil nasihat dari George Orwell, yang menyatakan, “Seorang penulis yang cermat, dalam setiap kalimat yang ditulisnya, akan bertanya pada dirinya sendiri setidaknya empat pertanyaan, dengan demikian: Apa yang ingin saya katakan? Kata-kata apa yang akan mengungkapkannya? Gambar atau idiom apa yang akan membuatnya lebih jelas? Apakah gambar ini cukup segar untuk memberikan efek? Dan dia mungkin akan bertanya pada dirinya sendiri dua: Bisakah saya katakan lebih singkat? Sudahkah saya mengatakan sesuatu yang sangat buruk? ”

Jika email atau laporan itu sangat penting, berikan kepada teman atau kolega yang tepercaya untuk membacanya sebelum Anda mengirimkannya ke audiens yang dituju. Sepasang mata yang segar mungkin menemukan kesalahan tambahan yang Anda lewatkan.

Kiat Pro: Jika Anda merasa perlu bantuan tambahan untuk penulisan bisnis Anda, gunakan layanan seperti Grammarly, yang memindai teks Anda dan mengidentifikasi kesalahan tata bahasa yang sederhana dan kompleks (termasuk kata-kata yang dieja dengan benar, digunakan dalam konteks yang salah). Anda juga mendapatkan penjelasan untuk setiap kesalahan sehingga Anda dapat meningkatkan tulisan Anda di masa depan.

Kata terakhir

Siapa pun dapat belajar menjadi penulis yang lebih baik, dan cara terbaik untuk memperbaiki tulisan Anda sendiri adalah dengan praktek. Semakin banyak Anda menulis, semakin baik Anda dapatkan. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengambil kursus menulis bisnis online gratis melalui Coursera. Kelas ini dibuat oleh University of Colorado-Boulder dan gratis jika Anda mengaudit.

Kesalahan apa yang paling sering Anda lakukan dalam penulisan bisnis Anda? Menurut Anda, apa yang Anda lakukan dengan baik?