6 Tips Manajemen Waktu Bisnis Kecil untuk Meningkatkan Produktivitas

Apakah itu terdengar ekstrem? Pertimbangkan ini: Dalam sebuah studi yang dilakukan oleh Microsoft, peneliti menemukan bahwa pekerja hanya menggunakan sekitar 60% dari waktu kerja mereka yang tersedia. Itu berarti bahwa dari minggu kerja lima hari, mereka hanya produktif tiga hari itu. Sekarang, terapkan itu ke bisnis Anda sendiri. Jika waktu adalah uang, lalu bagaimana perasaan Anda tentang mendapatkan uang hanya 60% dari waktu yang Anda habiskan di tempat kerja?

Sekarang apakah saya memiliki perhatian Anda?

Kenyataannya adalah bahwa waktu itu mudah untuk disia-siakan, dan kecuali Anda memiliki ide yang sudah ditentukan sebelumnya tentang bagaimana Anda akan menghabiskannya, itu akan berlalu bahkan sebelum Anda menyadarinya. Tetapi jangan khawatir - berikut adalah enam tips yang dapat digunakan setiap pemilik usaha kecil untuk memanfaatkan waktu mereka dengan sebaik-baiknya.

Tips Manajemen Waktu Bisnis Kecil

1. Abaikan Email Anda

Ini mungkin terdengar jauh lebih mudah daripada kebanyakan orang cenderung memeriksa mereka setiap 5-10 menit. Tetapi jika Anda menambahkan semua menit yang diperlukan untuk terus memeriksa kotak masuk Anda dan kemudian membalas, mudah untuk melihat mengapa itu adalah pemborosan waktu.

Alih-alih menjadi budak email Anda, buatlah itu tunduk anda kendala waktu. Sisihkan dua periode waktu di siang hari untuk memeriksa dan menanggapi semua pesan Anda. Ini akan membutuhkan beberapa motivasi dan disiplin yang serius, tetapi itu akan memungkinkan Anda untuk mencurahkan lebih banyak fokus dan waktu untuk tugas-tugas lain yang mungkin terus-menerus terganggu dengan memeriksa email.

Jika Anda khawatir orang akan tersinggung dengan berapa lama Anda merespons, siapkan penjawab otomatis yang memberi tahu orang bahwa Anda membutuhkan 10-12 jam untuk merespons, atau bahkan 24 jam jika itu dapat diterima untuk jenis bisnis Anda.

2. Jangan Multi-Tugas

Dalam Buletin dan Ulasan Psikonomis, para ahli menunjukkan bahwa hanya sekitar 2,5% orang yang mampu melakukan banyak tugas secara efektif dan masih melakukan dengan baik di setiap kegiatan. Selain itu, Institute of Psychiatry di University of London menunjukkan bahwa IQ seseorang turun 10 poin ketika mereka terlalu terstimulasi oleh email, teks, dan panggilan telepon.

Di sisi lain, para pakar manajemen waktu memperkirakan bahwa fokus pada satu hal pada suatu waktu akan menggandakan produktivitas, hasil kerja, dan kinerja. Dan ketika Anda menjalankan bisnis kecil, itu bisa berarti perbedaan antara sukses dan gagal. Paksa diri Anda untuk melakukan satu hal pada satu waktu dengan menyetel jam atau timer untuk jangka waktu tertentu, dan kemudian fokus pada satu tugas itu sampai selesai.

3. Tetapkan Tujuan Langkah-demi-Langkah

Adalah satu hal untuk menetapkan tujuan, dan yang lainnya adalah menetapkan tujuan terperinci di mana langkah-langkah dan peningkatan yang diperlukan untuk mencapainya diuraikan sebelumnya. Banyak orang menetapkan tujuan umum dan kemudian tidak pernah menindaklanjutinya. Misalnya, pikirkan jutaan resolusi Tahun Baru yang ditetapkan setiap tahun. Masalah dengan tipe-tipe tujuan ini adalah walaupun ide-ide itu bagus, orang-orang tidak tahu bagaimana mengimplementasikannya.

Untuk memanfaatkan waktu sebaik-baiknya dalam bisnis Anda, hari Anda harus terdiri dari serangkaian tujuan yang memiliki tonggak tertentu. Misalnya, jika tujuan Anda adalah mendapatkan lima pelanggan baru, Anda harus memikirkannya dan menuliskan semua langkah yang harus Anda ambil untuk mencapainya. Dengan memecah tujuan yang lebih besar menjadi langkah yang lebih kecil, Anda akan dapat mencapai tujuan Anda dengan lebih efektif karena Anda tahu persis langkah apa yang harus dilakukan di sepanjang jalan. Plus, siapa yang tidak suka sedikit penguatan positif? Mengetahui Anda telah menyelesaikan langkah-langkah tertentu untuk menaklukkan tujuan Anda bisa sangat memotivasi.

Anda harus menetapkan tujuan sebelum makan siang dan setelah makan siang, dan pastikan bahwa yang paling penting dijadwalkan sebelum makan siang. Jika Anda tahu bahwa Anda tidak bisa pergi makan sampai tujuan Anda tercapai, Anda akan lebih cenderung berkonsentrasi untuk menyelesaikan tugas dan tidak membiarkan diri Anda teralihkan..

4. Atur Waktu dan Ruang Anda

Sulit untuk bekerja secara teratur ketika segala sesuatu di sekitar Anda berada dalam kekacauan. Sebuah studi yang dilakukan oleh Esselte menunjukkan bahwa 43% orang Amerika menganggap diri mereka tidak terorganisir, dan kurangnya organisasi menyebabkan mereka untuk tinggal lembur di kantor setidaknya dua malam per minggu. Tidak harus seperti itu.

Pakar organisasi sepakat bahwa langkah pertama untuk meningkatkan produktivitas adalah membersihkan dan kemudian mengatur ruang Anda. Hilangkan semua yang tidak perlu, lalu buat sistem untuk hal-hal yang ada. Misalnya, gunakan folder file kode warna untuk item yang mendesak, yang harus dilakukan hari itu, dan satu lagi untuk hal-hal yang bisa menunggu hingga besok. Atau jika Anda seorang teknisi, gunakan pemindai Anda dan buat file di PC atau Blackberry Anda menggunakan jenis sistem yang sama.

Anda perlu mengatur tidak hanya ruang Anda, tetapi juga waktu Anda. Banyak orang menggunakan sistem peningkatan waktu, di mana mereka memberikan waktu tertentu untuk melakukan hal-hal pada daftar hal yang harus dilakukan. Dengan alat daring gratis yang hebat seperti e.ggtimer, gadget yang berfungsi seperti pengatur waktu telur, Anda dapat mengatur waktu, dan kemudian diperingatkan saat waktunya habis. Tidak ada yang seperti berlomba melawan waktu untuk memenuhi tujuan bagi kita yang lebih kompetitif.

5. Masukkan ke Tulisan

Ada sesuatu tentang berkomitmen pada rencana tertulis yang entah bagaimana menguatkannya dalam pikiran Anda. Dengan menuliskan rencana tindakan Anda untuk hari itu - termasuk tujuan Anda dan perinciannya - Anda akan dipersenjatai dengan rencana yang akan membawa Anda secara efisien sepanjang hari. Anda tentu saja masih akan dihadapkan dengan gangguan, tetapi jika Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang harus Anda selesaikan untuk hari itu, Anda akan lebih mungkin untuk segera kembali ke tugas yang sedang ditangani, daripada tanpa sengaja melayang dari satu tugas. tugas ke yang berikutnya.

Beberapa ahli percaya Anda harus membuat daftar ini malam sebelumnya. Dengan begitu, Anda akan dapat memulai hari berikutnya dengan sepenuhnya siap, daripada membuang-buang waktu untuk memutuskan bagaimana mendekati tugas dan mencari tahu apa yang perlu Anda lakukan..

6. Ubah Mobil Anda menjadi Kantor

Jika Anda pernah menonton film, Lincoln Pengacara, Anda akan menghargai tip berikutnya yang lebih ekstrem ini. Apakah Anda pernah mendapati diri Anda berharap dapat menyelesaikan pekerjaan saat Anda mengemudi di antara janji temu atau nongkrong di mobil Anda menunggu rapat dimulai? Alih-alih membuang-buang waktu berharga ini, sambungkan mesin faks dan salin ke mobil Anda dan gunakan waktu untuk melakukan hal-hal yang diperlukan, tetapi seringkali sangat merepotkan saat Anda berada di jalan. Lihatlah faks, printer, dan pemindai portabel GSM Possio Greta, dan jangan pernah-buang waktu drive Anda lagi. Anda juga dapat berinvestasi dalam smartphone atau komputer laptop dengan kartu Internet seluler sehingga Anda terhubung setiap saat.

Kata terakhir

Pepatah lama “waktu adalah uang” didasarkan pada kebenaran yang sepertinya tidak akan pernah berubah. Dan jika Anda berada dalam bisnis untuk diri sendiri, cara termudah untuk meningkatkan penghasilan Anda adalah dengan memperhatikan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda, dan kemudian membuat penyesuaian untuk membantu Anda membelanjakannya dengan lebih baik.

Jika Anda memiliki saran lain untuk memaksimalkan waktu Anda di tempat kerja, silakan posting di bawah ini.