Bagaimana Menjadi Manajer Yang Baik - Kualitas & Karakteristik Umum

Ada berbagai gaya manajemen yang berbeda, masing-masing diarahkan pada organisasi dan situasi yang berbeda. Misalnya, budaya militer yang berdasarkan perintah dan disiplin mungkin penting bagi medan perang, tetapi umumnya tidak berpindah ke budaya firma hukum yang lebih santai..

Gaya Manajemen Anda

Sebagai manajer baru atau manajer yang mencari tanggung jawab lebih, Anda disarankan untuk mengamati manajer lain di sekitar Anda untuk mempelajari hal-hal berikut:

1. Apa yang Diharapkan Budaya dan Hadiahnya. Di beberapa perusahaan, keramahtamahan, interaksi sosial yang luas, dan moral karyawan yang tinggi adalah nilai-nilai penting; di pihak lain, menyelesaikan tugas dalam batasan jadwal atau anggaran adalah kriteria utama untuk sukses.
2. Efektivitas Manajer Lain dalam Pencapaian Tujuan. Pada akhir 1960-an, "Prinsip Peter" menjadi konsep populer dalam teori manajemen. Prinsip berteori bahwa orang dipromosikan sampai mereka tidak dapat lagi menyelesaikan tugas yang diharapkan, yaitu di mana mereka tetap sampai meninggalkan organisasi. Tidak semua manajer dengan peringkat yang sama dianggap setara. Anda ingin memastikan untuk meniru yang pertama dalam perjalanan Anda ke atas.
3. Gaya Manajer Dianggap sebagai Teladan oleh Organisasi. Semua manajer memiliki gaya berbeda. Menganalisis metode para manajer yang secara konsisten memenuhi tujuan mereka, dan mengidentifikasi metode dan karakteristik yang sesuai dengan kepribadian dasar Anda. Sangat tidak mungkin bahwa Anda dapat mengadopsi gaya yang berlawanan dengan kecenderungan alami Anda, jadi carilah keterampilan yang mudah dipindahtangankan.

Kesalahan Umum Manajer

Anda dapat mengadopsi gaya yang disukai oleh organisasi Anda, mentor Anda, dan manajer sukses lainnya, tetapi tidak akan berhasil jika Anda tidak dapat menghindari perangkap manajerial yang paling umum:

1. Kurang Arah yang Jelas

Tanpa tujuan yang jelas, mustahil untuk mencapai tujuan. Seorang karyawan yang tujuannya tidak dibuat-buat kemungkinan besar akan menghabiskan hari yang jauh, mencapai sedikit kepuasan pribadi dan mencapai lebih sedikit untuk perusahaan. Manajer yang gagal mengkomunikasikan dengan jelas apa yang diharapkan kepada bawahan mereka tidak dapat mengawasi tim yang sukses.

Pastikan untuk memasukkan salah satu atau semua komponen berikut ketika memberikan tugas kepada staf Anda:

• Deskripsi Proyek. Pekerjaan apa yang harus dilakukan? Sumber daya apa yang terlibat? Apa hasil yang diharapkan? Manajer yang memberikan rincian menyeluruh selama penugasan kerja lebih mungkin untuk mencapai hasil yang diinginkan.
• Tanggung jawab. Siapa yang mengerjakannya? Bagaimana cara itu dikoordinasikan untuk meminimalkan duplikasi dan penundaan? Tetapkan tugas terperinci untuk menghindari kebingungan dan memaksimalkan efisiensi.
• Jadwal. Apa tenggat waktu proyek atau tugas kerja? Apa tolok ukur yang ingin dicapai? Kapan pekerjaan diharapkan selesai? Kurangnya jadwal menyampaikan prioritas rendah untuk karyawan.
• Tujuan. Apa tujuan yang sedang Anda upayakan? Apakah ini didefinisikan dengan jelas? Spesifik? Realistis? Nyata? Tujuan yang tidak jelas dan tidak terbatas menyeret proyek dan menaikkan biaya karena tidak ada yang tahu kapan pekerjaan dilakukan.
• Proses. Bagaimana pekerjaan yang harus dilakukan? Kegiatan apa yang diperlukan dan dalam urutan apa? Apakah pelatihan diperlukan? Konflik dan frustrasi dapat muncul ketika bawahan menyelesaikan tugas dengan cara yang tidak terduga oleh manajer, bahkan ketika tujuan kerja terpenuhi.

Manajer yang baik memastikan bahwa bawahan mereka memahami arahan melalui pengulangan, pengulangan kata-kata, dan umpan balik. Mereka berhati-hati tentang kata-kata yang mereka gunakan, bagaimana mereka mengatakan kata-kata itu, dan bagaimana mereka menggunakan bahasa tubuh untuk memperkuat pesan mereka. Jika manajer mendengarkan kata-kata dan mengamati sikap tak terucapkan bawahan mereka, mereka dapat memastikan pesan mereka telah diterima.

2. Berfokus pada Benda Tak Berwujud, Bukan Yang Dapat Diukur

Sebagai seorang manajer, bagaimana Anda mendefinisikan layanan pelanggan yang unggul? Istilah seperti "baik," "hebat," "unggul," dan "luar biasa" membuat salinan iklan yang luar biasa, tetapi tidak berguna sebagai sasaran manajer. Anda tidak dapat mengelola apa yang tidak dapat Anda ukur. Menerjemahkan setiap tujuan yang tidak jelas ke dalam spesifikasi konkret yang dapat diamati, dihitung, dan dibandingkan secara objektif.

Misalnya, manajer toko ritel dapat mengevaluasi kasir dengan jumlah pelanggan yang dilayani per shift, jumlah transaksi yang dibatalkan, atau keakuratan saldo kas pada akhir shift. Seorang mandor toko dapat menilai tukang las berdasarkan biaya persediaan yang dikonsumsi selama shift atau jumlah tugas yang diselesaikan, dan seorang editor dapat menilai seorang penulis berdasarkan tenggat waktu yang dipenuhi atau tidak terjawab, jumlah kata atau artikel yang diselesaikan, dan statistik pembaca.

3. Memainkan Game Blame

Sejak Adam menyalahkan Hawa atas perannya dalam kegagalan apel, manusia telah berupaya untuk memberikan tanggung jawab atas kegagalan kepada orang lain. Kecenderungan ini terutama diucapkan ketika konsekuensi dari kegagalan dianggap signifikan. Karena keberhasilan atau kegagalan untuk memenuhi tujuan dan tenggat waktu sering merupakan kriteria utama untuk kemajuan, "permainan menyalahkan" adalah hiburan favorit di perusahaan di seluruh dunia.

Kesalahan dan konsekuensi yang tidak diinginkan tidak dapat dihindari. Meskipun banyak penelitian, perhatian cermat terhadap detail, dan upaya luar biasa, seperti yang ditulis oleh penyair Robert Burns, "skema tikus dan manusia yang paling baik, sering serba salah." Menugaskan menyalahkan adalah cara manajer yang malas untuk menghindari tugas-tugas sulit analisis dan koreksi, dan itu biasanya mengarah pada moral yang buruk, kecenderungan organisasi untuk menyembunyikan berita buruk, dan kecenderungan untuk melemparkan bawahan di bawah bus..

Manajer baru sering gagal menghargai bahwa masa depan mereka dengan perusahaan terkait dengan kesuksesan bawahan mereka, bukan pekerjaan yang mereka capai sendiri. Pada kenyataannya, pekerjaan mereka adalah keberhasilan atau kegagalan orang-orang di bawah mereka. Menyalahkan bawahan atas kegagalan tidak pernah merupakan alibi yang efektif. Mengambil tanggung jawab dan memberikan hasil yang menguntungkan adalah satu-satunya kriteria di mana manajer dinilai. Mereka yang mengkambinghitamkan bawahan akhirnya menghancurkan kohesi tim, dan akhirnya karier mereka mandek atau berakhir dengan organisasi.

4. Penggunaan Marah yang Tidak Pantas

Kemarahan adalah emosi yang kuat yang dapat menyebabkan agresi dan kehancuran ketika tidak terkendali. Akibatnya, banyak manajer menyimpan emosi mereka di bawah kesan yang keliru bahwa kemarahan tidak dapat diterima di tempat kerja. Namun, penelitian seperti Arlie Hochschild, "The Managed Heart: Komersialisasi Perasaan Manusia," menunjukkan bahwa kemarahan dapat menjadi strategi yang efektif untuk mendorong aktivitas dan mengubah sikap orang lain. Emosi bersifat paradoks - mereka memengaruhi perilaku Anda dan perilaku Anda memengaruhi mereka. Manajer yang baik belajar mengendalikan perilaku mereka dan menggunakan emosi mereka untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja dan untuk lebih memengaruhi bawahan mereka.

Mengekspresikan kemarahan dengan cara yang tepat sama dengan menambahkan tanda seru pada kalimat. Ini meningkatkan taruhannya, menyoroti masalah, dan mengomunikasikan tindakan atau hasil mana yang diinginkan dan mana yang tidak dapat diterima. Kemarahan menjadi masalah bagi manajer ketika itu tidak diarahkan - mengalihkan perhatian dari keadaan atau insiden memprovokasi - atau ketika reaksi mereka melampaui batas.

Misalnya, manajer baru sering frustrasi dan marah ketika tujuan tim tidak tercapai. Alih-alih mengidentifikasi dan mengatasi penyebab kegagalan yang mendasarinya, mereka menjadi pemarah dan tidak komunikatif, menghukum semua orang di tim dengan humor yang buruk dan, yang terburuk, membiarkan bawahan untuk menguraikan situasi sendiri. Manajer yang buruk dapat bereaksi berlebihan dan menyerang bawahan dengan menetapkan secara tidak tepat kekurangan atau motif yang tidak adil atau tidak relevan dalam situasi tersebut. Tidak ada respons yang mempromosikan keberhasilan organisasi atau tim.

5. Keakraban

Semua orang suka menjadi pria yang baik. Persahabatan biasanya berkembang karena minat dan pengalaman bersama. Sebagai akibatnya, tempat kerja adalah titik awal bagi banyak dari mereka. Tom Rath, penulis “Vital Friends: The People You Can Afford to Afford to Live Without,” mengklaim bahwa kita yang memiliki sahabat di tempat kerja tujuh kali lebih mungkin terlibat dengan pekerjaan itu. Jajak pendapat Gallup juga menunjukkan bahwa persahabatan dekat di tempat kerja meningkatkan kepuasan karyawan hampir 50%.

Namun, manajer dan pemimpin yang baik belajar bagaimana mendefinisikan batas-batas antara persahabatan dan pekerjaan sehingga kedua belah pihak mengetahui aturan. Teman menerima kelemahan dan keanehan satu sama lain tanpa menghakimi atau mencoba mengubah satu sama lain; tetapi seorang manajer harus terus-menerus mengevaluasi bawahan dan mengubah perilaku mereka jika perlu.

Lebih penting bagi karyawan untuk mempercayai dan menghormati atasan mereka daripada seperti mereka. Bawahan perlu tahu garis mana yang tidak boleh dilintasi dan untuk memahami bahwa, dalam analisis akhir, kantor adalah tempat untuk bekerja, bukan hubungan sosial.

6. Sopan santun

Manajer dapat lupa bahwa bawahan mereka adalah orang-orang yang memiliki kehendak bebas, alih-alih dapat dipertukarkan, sumber daya yang tidak berbeda. Sopan santun tercermin dalam hal-hal yang kita katakan dan lakukan untuk menunjukkan rasa hormat dan membuat orang lain lebih nyaman. Mereka berempati dalam tindakan, cara mengatakan kepada orang lain, "Kamu penting."

Untuk sebagian besar abad yang lalu, rekan kerja dikenali oleh Tn., Ny., Atau Nona yang terhormat disertai dengan nama belakang mereka. Formalitas ini merupakan tanda penghormatan verbal dan sinyal bagi atasan dan bawahan yang sama sifat sukarela dari hubungan atasan / bawahan. Pengingat budaya itu telah hilang dalam gelombang informalitas sosial selama 30 tahun terakhir.

Penggunaan "tolong" dan "terima kasih" sangat penting dalam lingkungan bisnis modern yang bertekanan. Manajer harus ingat bahwa sebagian besar karyawan memiliki pilihan di mana mereka bekerja dan tingkat komitmen yang mereka bawa ke pekerjaan mereka. Kebutuhan akan pengakuan dan penghargaan bersifat universal, dan faktor kunci dalam kepuasan kerja - ungkapan terima kasih dan penghargaan yang sering dan liberal merupakan bagian integral dari manajemen yang baik.

Kata terakhir

Berkembang dari seorang manajer menjadi seorang pemimpin sering kali merupakan perjalanan keliru yang terus menerus, koreksi arah, dan kemenangan berkala, belajar sepanjang jalan apa yang berhasil dan apa yang tidak, apa yang penting, dan apa yang tidak. Menghindari kesalahan umum ini dapat membantu mempercepat kemajuan Anda melalui jajaran manajemen perusahaan Anda dan memastikan produktivitas yang sehat dari karyawan Anda dan pujian dari organisasi Anda.

?