Bagaimana Menjadi Notaris - Tanggung Jawab & Persyaratan

Publik notaris, juga disebut sebagai notaris publik, adalah pelayan publik berlisensi negara yang melakukan berbagai tugas yang melibatkan dokumen resmi atau hukum. Publik notaris dapat melaksanakan sumpah, menjadi saksi untuk dokumen yang ditandatangani, mengambil sumpah kesaksian (setoran), dan memverifikasi atau mengesahkan dokumen resmi atau salinan dokumen resmi.

Notaris adalah pejabat publik negara dan, dengan demikian, harus diakui dan dilisensikan oleh badan negara yang sesuai, biasanya Sekretaris Negara, sebelum mereka dapat melakukan tugas mereka. Setiap negara bagian memiliki persyaratan khusus untuk notaris publik, dan meskipun undang-undang ini berbeda di antara negara bagian, mereka memberlakukan persyaratan yang serupa. Berikut adalah informasi penting yang perlu Anda ketahui tentang notaris dan tanggung jawab pekerjaan, persyaratan, dan biaya mereka.

Tanggung jawab seorang Notaris

Notaris melayani berbagai peran yang terkait dengan proses hukum. Sementara semua notaris harus dilisensikan oleh negara tempat mereka tinggal atau bekerja, notaris bukan pejabat negara atau pegawai negara. Sebagai gantinya, mereka melayani sebagai pelayan publik yang menyediakan berbagai layanan yang diizinkan untuk dilakukan menurut hukum negara.

Notaris melayani tanggung jawab umum yang sama di mana pun Anda berada, meskipun undang-undang khusus negara menguraikan tugas yang harus dipenuhi notaris. Sekretaris Kantor Negara bagian negara bagian Anda, Kantor Panitera Kabupaten setempat, atau lembaga pemerintah serupa akan dapat memberikan informasi tentang apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh notaris dan di negara bagian Anda.

1. Menyaksikan & Ucapan Terima Kasih

Sebagian besar dari apa yang dilakukan oleh notaris melibatkan verifikasi bahwa seseorang yang menandatangani dokumen hukum adalah siapa yang mereka klaim. Proses ini dikenal sebagai pengakuan atau kesaksian, dan ada tiga langkah dasar untuk notaris dalam kasus-kasus ini.

Penampilan. Dalam kebanyakan situasi, siapa pun yang ingin menandatangani dokumen harus muncul di hadapan notaris secara langsung. Namun, dalam beberapa situasi, penandatangan dapat menandatangani dokumen di luar kehadiran notaris, membawa dokumen di hadapan notaris, dan menegaskan atau mengakui bahwa tanda tangan itu milik mereka. Apakah notaris perlu hadir secara fisik untuk penandatanganan tergantung pada jenis dokumen yang ditandatangani. Sebagai contoh, hukum negara mungkin mensyaratkan bahwa dokumen tertentu, seperti pernyataan tertulis, harus ditandatangani dan disumpah atau ditegaskan di hadapan notaris. Dengan dokumen lain, seperti surat wasiat dan surat wasiat terakhir, menegaskan di hadapan notaris bahwa Anda menandatangani dokumen dan melakukannya dengan kehendak sendiri bisa cukup..
Identifikasi. Notaris publik tidak dapat mengakui dokumen tanpa setiap penanda tangan membuktikan identitasnya. Undang-undang negara berbeda dalam jenis identifikasi notaris yang dapat digunakan untuk memverifikasi informasi ini, tetapi bentuk umum termasuk SIM, kartu ID yang dikeluarkan negara, paspor AS, kartu ID penduduk asing (kartu hijau), dan kartu atau dokumen serupa yang dikeluarkan oleh pemerintah agensi yang menyertakan nama penandatanganan, foto, dan informasi identitas lainnya, seperti alamat. Bentuk identifikasi yang tidak dikeluarkan pemerintah, atau yang tidak memiliki foto (seperti kartu kredit atau Kartu Jaminan Sosial), biasanya tidak memadai.
Tanda Sukarela. Setelah muncul di hadapan notaris dan membuktikan identitas mereka, setiap penandatangan harus menandatangani dokumen dan menegaskan bahwa mereka melakukannya secara sukarela.

2. Verifikasi

Verifikasi, kadang-kadang disebut sebagai a jurat atau verifikasi atas sumpah atau afirmasi, mirip dengan pengakuan. Verifikasi juga mengharuskan Anda untuk membuktikan identitas Anda kepada notaris sebelum menandatangani tetapi menambahkan persyaratan bahwa Anda menandatangani dokumen hanya setelah Anda memberikan sumpah atau penegasan bahwa konten, representasi, atau pernyataan yang Anda buat dalam dokumen tersebut adalah benar..

Ketika Anda menandatangani dokumen, notaris meminta Anda untuk mengangkat tangan dan bersumpah atau menegaskan bahwa isi dokumen itu benar. Bersumpah demi kebenaran sebuah dokumen berarti berjanji di hadapan kekuatan yang lebih tinggi bahwa pernyataan Anda itu benar, sementara menegaskan melibatkan komitmen pada kebenaran pernyataan Anda tanpa merujuk pada kekuatan spiritual atau agama. Penanda tangan dapat memilih apakah mereka ingin bersumpah atau menegaskan berdasarkan preferensi pribadi.

3. Mengelola Sumpah & Afirmasi

Beberapa situasi, seperti bersaksi di deposisi, mengharuskan Anda untuk membuat sumpah atau penegasan verbal tanpa menandatangani dokumen apa pun di hadapan notaris. Notaris diizinkan untuk memberikan sumpah dan penegasan dalam situasi ini, dan prosesnya identik dengan yang digunakan dalam verifikasi, kecuali tanpa tanda tangan.

4. Salinan Sertifikasi

Notaris dapat menyatakan bahwa fotokopi dokumen tertentu adalah salinan asli dan identik. Salinan resmi ini kemudian dapat digunakan sebagai pengganti aslinya untuk keperluan apa pun yang diperlukan. Misalnya, jika Anda seorang residen resmi yang melamar pekerjaan, dan pekerjaan itu memerlukan salinan kartu hijau Anda yang bersertifikat, Anda dapat mengambil kartu hijau Anda di hadapan notaris dan meminta notaris membuat salinan dan menyatakannya.

Sementara notaris dapat mensertifikasi berbagai salinan dokumen, dokumen yang direkam secara publik - seperti dokumen perusahaan yang diajukan dengan Sekretaris Negara atau transkrip dari proses pengadilan - hanya dapat dilakukan oleh lembaga pemerintah yang memegang aslinya..

Layanan Notaris, Pengacara & Nasihat Hukum

Penting untuk dicatat bahwa notaris bukan pejabat pengadilan, pengacara, atau seseorang yang dapat memberikan nasihat atau panduan hukum profesional. Walaupun pengacara berlisensi dapat menjadi notaris publik, menjadi notaris publik berlisensi tidak memberi Anda hak untuk memberikan nasihat atau panduan hukum, menyiapkan dokumen hukum, atau mewakili orang di hadapan pengadilan atau dalam proses hukum. Notaris publik hanya dapat menyediakan layanan terbatas dan spesifik. Memberikan nasihat atau perwakilan hukum profesional tanpa menjadi pengacara berlisensi merupakan kejahatan.

Misalnya, jika Anda ingin menulis surat wasiat dan surat wasiat terakhir, Anda harus memiliki surat wasiat Anda ditandatangani oleh dua saksi dewasa yang kompeten. Jika Anda memiliki saksi yang menandatangani di hadapan notaris yang memverifikasi identitas mereka, Anda membuat apa yang disebut kehendak membuktikan diri. Wasiat yang membuktikan diri penting karena ketika pengadilan diminta untuk menentukan apakah kehendak Anda memenuhi persyaratan hukum negara Anda, pengadilan dapat menerima pernyataan saksi yang disahkan dari pada meminta saksi untuk bersaksi bahwa mereka melihat Anda membuat atau menandatangani dokumen..

Namun, bahkan jika Anda memiliki surat wasiat Anda ditandatangani dan disaksikan di hadapan notaris, tindakan itu tidak berarti bahwa surat wasiat Anda sah secara hukum. Agar dianggap sah, surat wasiat harus memenuhi persyaratan hukum tertentu, dan notaris bukan salah satunya. Notaris tidak dapat memberi Anda nasihat tentang apakah dokumen Anda merupakan surat wasiat dan wasiat yang sah menurut hukum terakhir, juga tidak mengesahkan dokumen yang menjamin bahwa pengadilan akan menerimanya sebagai sah secara hukum. Untuk memastikan bahwa kehendak Anda, atau dokumen lain apa pun, sah, notaris tidak cukup; Anda harus memastikan dokumen tersebut memenuhi persyaratan hukum yang relevan. Untuk memastikan dokumen Anda sah secara hukum, Anda harus menghubungi pengacara untuk mendapatkan nasihat hukum.

Persyaratan untuk Menjadi Notaris

Jika Anda ingin menjadi notaris, Anda harus memenuhi persyaratan khusus yang ditetapkan oleh negara Anda. Persyaratan ini berbeda antar negara tetapi umumnya serupa. Anda bisa mengharapkan proses menjadi notaris memakan waktu setidaknya empat minggu, tetapi mungkin selama 10 atau lebih.

1. Kelayakan

Agar memenuhi syarat untuk menjadi notaris di negara bagian mana pun, Anda harus memenuhi beberapa kualifikasi dasar.

Usia. Anda harus berusia minimal 18 tahun.
Kewarganegaraan. Anda harus menjadi warga negara Amerika atau penduduk asing yang sah secara hukum.
Literasi. Anda harus dapat membaca dan menulis bahasa Inggris.
Sejarah Pidana. Di beberapa negara bagian, Anda tidak dapat menjadi notaris jika Anda telah dihukum karena kejahatan apa pun, sementara di negara lain, Anda tidak harus dihukum karena tindak pidana. Di negara-negara lain, Anda tidak harus dihukum karena kejahatan atau kejahatan apa pun yang melibatkan ketidakjujuran, penipuan, atau penipuan. Misalnya, kejahatan baterai yang diperparah melibatkan dengan sengaja menyebabkan kerusakan tubuh yang serius pada seseorang, sementara kejahatan menyamar sebagai petugas penegak hukum melibatkan dengan sengaja menyerahkan diri Anda kepada orang lain sebagai petugas polisi. Dihukum karena menyamar sebagai seorang polisi (jika kejahatan itu merupakan kejahatan dan bukan pelanggaran ringan) mendiskualifikasi Anda dari menjadi notaris, sementara dihukum karena baterai yang diperburuk mungkin tidak karena tidak melibatkan klaim palsu atau tidak jujur..
Pendaftaran pemilih. Beberapa negara bagian mewajibkan Anda untuk menjadi pemilih terdaftar di negara bagian atau negara bagian tempat Anda ingin mendapatkan lisensi notaris.
Tempat tinggal. Beberapa negara bagian mengharuskan Anda untuk tinggal di negara bagian di mana Anda ingin menjadi notaris berlisensi, sementara beberapa negara mengizinkan Anda untuk menjadi penduduk negara bagian yang berbatasan. Yang lain hanya mengharuskan Anda bekerja di negara bagian.
Tidak Ada Pencabutan Sebelumnya. Anda tidak dapat menjadi notaris jika sebelumnya Anda menjadi notaris dan lisensi Anda dicabut.

2. Pendidikan & Pengujian

Di sejumlah kecil negara bagian - California, Colorado, Delaware, Florida, Missouri, Montana, Nevada, North Carolina, Oregon, dan Pennsylvania - Anda harus menyelesaikan kursus pendidikan notaris yang diberikan oleh pendidik yang disetujui negara. Persyaratan pendidikan berbeda, tetapi biasanya mencakup tiga hingga enam jam kelas atau pelatihan online. Biaya kelas dapat berharga $ 25 hingga $ 100 atau lebih.

Sejumlah negara bagian yang sedikit lebih besar - California, Colorado, Connecticut, Hawaii, Louisiana, Maine, Montana, Nebraska, New York, Carolina Utara, dan Utah - mengharuskan Anda lulus ujian notaris. Wyoming menawarkan ujian opsional, sementara Ohio memungkinkan hakim lokal untuk menentukan apakah ujian diperlukan.

3. Pemeriksaan Latar Belakang

Beberapa negara mengharuskan semua notaris untuk menyerahkan sidik jari dan pemeriksaan latar belakang kriminal, sementara yang lain membuat pemeriksaan latar belakang opsional atau tidak memaksakan satu.

4. Aplikasi & Biaya

Anda harus mengajukan aplikasi ke lembaga pemerintah negara bagian yang sesuai - biasanya Sekretaris Kantor Negara - untuk mendapatkan lisensi notaris Anda. Anda juga mungkin perlu menyertakan salinan hasil ujian lisensi yang diperlukan, bukti kependudukan, bukti kewarganegaraan atau status kependudukan permanen yang sah dengan aplikasi Anda, dan dengan tanda tangan notaris. Anda juga biasanya harus membayar biaya aplikasi, yang biasanya dalam kisaran $ 25 hingga $ 50. Jika Anda bekerja untuk perusahaan seperti firma hukum, majikan Anda mungkin bersedia membayar biaya ini untuk Anda.

5. Komisi Notaris

Setelah mengajukan aplikasi Anda, Anda akan menerima komisi dari Sekretaris Kantor Negara negara bagian atau kantor yang sesuai yang mengawasi notaris di negara bagian Anda. Komisi ini merinci tanggal lisensi notaris Anda berlaku dan berapa lama masa berlaku Anda dan mungkin mengandung informasi lain, seperti nomor identifikasi notaris.

Komisi notaris biasanya efektif untuk jangka waktu tunggal empat tahun tetapi dapat berlangsung selama 10 tergantung pada negara. Pada akhir periode itu, Anda akan memiliki opsi untuk memperbarui komisi Anda; jika Anda tidak memperpanjang dalam waktu dan komisi Anda kedaluwarsa, Anda harus mendapatkan komisi baru jika Anda ingin tetap menjadi notaris.

6. Segel & Jurnal

Terlepas dari komisi Anda, Anda akan memerlukan satu atau mungkin dua persediaan dasar lainnya untuk melakukan layanan notaris. Pertama, Anda biasanya membutuhkan segel resmi, stempel yang akan Anda gunakan untuk menandai atau menempelkan kertas apa pun yang Anda sahkan. Segel mencakup berbagai informasi, seperti nama Anda, negara tempat Anda ditugaskan, nomor ID notaris Anda, dan tanggal berakhirnya komisi Anda. Bergantung pada jenis dokumen yang Anda notariskan dan persyaratan negara Anda, meterai Anda juga dapat menyertakan perincian seperti tanggal di mana dokumen tersebut diaktakan dan jenis dokumen apa yang digunakan untuk membuktikan identitas penandatangan atau penandatangan.

Terlepas dari meterai, Anda mungkin juga perlu memiliki dan memelihara jurnal atau buku catatan. Jurnal notaris diizinkan di semua negara tetapi hanya diperlukan di beberapa negara. Jurnal ini berisi daftar semua dokumen yang telah Anda sahkan, tanggal dan waktu notaris, tanggal dokumen, jenis dokumen yang digunakan untuk memverifikasi penandatangan, alamat penandatangan, dan kemungkinan detail tambahan.

7. Obligasi Notaris

Ikatan notaris adalah sejenis jaminan atau asuransi yang dirancang untuk melindungi anggota masyarakat dari kesalahan yang mungkin dilakukan oleh notaris. Sebagian besar, tetapi tidak semua, negara bagian mewajibkan notaris memiliki ikatan jaminan untuk jumlah tertentu, seperti $ 10.000.

Untuk mendapatkan ikatan, Anda harus membayar asuransi kecil berlisensi negara, biasanya antara sekitar $ 50 dan $ 100, meskipun mungkin lebih. Meskipun penyedia obligasi berbeda di setiap negara, Anda dapat memperoleh obligasi ini dari agen asuransi, bank, atau perusahaan obligasi Anda. Sekretaris Kantor Negara Anda juga dapat memberikan informasi tentang di mana menemukan penyedia obligasi berlisensi di daerah Anda.

Setelah terikat, setiap anggota masyarakat yang kehilangan uang karena kesalahan atau kelalaian Anda dapat dikompensasi oleh penerbit obligasi (perusahaan ikatan atau asuransi) dengan jumlah hingga nilai obligasi. Jika ini terjadi, Anda harus membayar kembali perusahaan ikatan untuk uang yang dibayarkannya.

8. Asuransi E&O

Tidak seperti surety bond, yang melindungi anggota masyarakat dari kesalahan notaris atau kelalaian, kesalahan dan kelalaian (E&O) asuransi adalah jenis asuransi kewajiban profesional yang melindungi notaris dari kesalahan yang dapat menyebabkan kerusakan atau mengakibatkan masalah keuangan bagi anggota masyarakat.

Misalnya, jika Anda membuat kesalahan ketika Anda mengesahkan kontrak yang mengakibatkan penandatangan kehilangan kontrak kepada orang lain, Anda mungkin akan bertanggung jawab (mis., Dituntut) atas uang yang hilang dari penanda tangan tersebut. Asuransi E&O dirancang untuk melindungi Anda dari kerugian semacam itu. Tanpa itu, aset pribadi Anda mungkin berisiko jika Anda membuat kesalahan, dituntut, dan kalah. Asuransi E&O bukan persyaratan untuk menjadi publik notaris, tetapi pada umumnya dianggap pilihan bijak bagi siapa saja yang melakukan layanan notaris.

Banyak perusahaan asuransi - seperti Geico, Nationwide, dan Progressive - menawarkan berbagai paket asuransi E&O dan akan memberikan penawaran harga gratis. Anda dapat mencari paket ini secara daring atau menghubungi agen asuransi di wilayah Anda.

Menemukan Notaris

Jika Anda belum pernah menggunakan notaris sebelumnya, Anda mungkin tidak tahu harus mulai dari mana ketika Anda membutuhkannya. Untungnya, notaris publik cukup umum, dan menemukan satu hanya masalah mengetahui ke mana harus mencari.

Bergantung di mana notaris-notaris ini dan hubungan Anda dengan mereka, Anda mungkin dapat menggunakan layanan mereka secara gratis atau dengan biaya diskon.

Majikan Anda. Perusahaan dari semua ukuran memiliki kebutuhan reguler untuk layanan notaris, dan tidak jarang bahkan perusahaan kecil memiliki setidaknya satu karyawan yang notaris publik. Tanyakan kepada majikan Anda apakah perusahaan Anda memiliki notaris yang tersedia atau menawarkan layanan notaris kepada karyawan.
Sekolah. Mahasiswa terkadang memiliki akses ke layanan notaris. Departemen akademik, kantor registrasi, dan kantor bantuan hukum sering memiliki layanan notaris yang tersedia untuk siswa atau staf.
Bank. Sebagian besar bank dan credit union kemungkinan memiliki setidaknya satu, dan biasanya beberapa notaris tersedia. Beberapa menawarkan layanan notaris kepada pemegang akun secara gratis, sementara yang lain membebankan biaya yang kecil.
Gedung Pengadilan. Banyak pegawai administrasi negara bagian, kabupaten, dan kota yang notaris. Demikian pula, pustakawan di perpustakaan pengadilan county mungkin juga menyediakan layanan notaris.
Kantor pemerintahan. Beberapa kantor negara bagian, kabupaten, dan kota menawarkan layanan notaris kepada penduduk.
Kantor Profesional. Jika Anda memiliki pengacara, firma hukum mereka hampir pasti memiliki hadiah notaris atau tahu cara menemukannya dengan cepat. Demikian pula, agen real estat, perencana keuangan, dan agen asuransi sering memiliki lisensi notaris atau memiliki karyawan yang melakukannya.
Penyedia Layanan Ritel. Beberapa outlet ritel, seperti UPS Store, toko obat, dan supermarket, menyediakan layanan notaris untuk pelanggan.
Notaris Ponsel Independen. Banyak notaris menawarkan layanan seluler dan dapat melakukan perjalanan ke Anda untuk membuat notaris menjadi lebih mudah. Anda dapat menemukan notaris seluler dengan pencarian Internet untuk notaris di wilayah Anda.

Biaya Notaris

Notaris diizinkan untuk membebankan biaya untuk layanan mereka, meskipun harga dapat sangat bervariasi dan sering dibatasi atau ditentukan oleh undang-undang negara. Biaya notaris negara bagian dapat berkisar dari $ 1 hingga $ 15 per tanda tangan. Jadi, jika Anda memiliki satu dokumen yang mengharuskan empat orang untuk menandatanganinya dan memiliki tanda tangan mereka diaktakan, dan notaris membebankan $ 5 per tanda tangan, Anda harus membayar $ 20. Di negara-negara di mana tidak ada biaya terbatas atau ditetapkan, notaris dapat menetapkan biaya mereka sendiri.

Notaris seluler, atau notaris yang melakukan perjalanan ke lokasi Anda, juga diizinkan untuk membebankan biaya tambahan untuk perjalanan mereka. Beberapa negara bagian memiliki biaya perjalanan yang ditetapkan, seperti $ 0,30 per mil, sementara yang lain tidak. Di negara bagian tanpa biaya perjalanan yang ditetapkan, notaris dapat menetapkan biayanya sendiri.

Kata terakhir

Jika Anda belum melakukannya, Anda mungkin harus menggunakan layanan notaris di beberapa titik dalam hidup Anda. Mengetahui apa yang terlibat, apa tanggung jawab Anda, dan apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh notaris akan membuat semuanya berjalan semulus mungkin.

Jika Anda berpikir untuk menjadi seorang notaris, prosesnya relatif mudah dan sesuatu yang kebanyakan orang mampu lakukan, dan menjadi seorang notaris bahkan dapat menjadi sumber penghasilan tambahan atau dasar untuk bisnis Anda sendiri.

Apakah Anda pernah menggunakan layanan notaris sebelumnya? Apakah Anda seorang notaris??