Berapa Lama untuk Menyimpan Dokumen Penting (dan Apa yang Dapat Anda Rusak)

Suatu hari nanti, itu mungkin terjadi. Tapi hari ini bukan hari itu.

Sebagian besar dari kita masih melihat dokumen kertas memasuki rumah kita setiap beberapa hari, jika tidak setiap hari: kuitansi toko, junk mail, tagihan, laporan bank, dokumen pajak, bayar stub. Sangat menggoda untuk hanya menyapu semuanya ke tempat sampah, tetapi kami bertanya-tanya: Apakah kita akan memerlukan dokumen-dokumen ini lagi? Jika demikian, berapa lama kita harus menyimpannya, dan bagaimana kita menyimpannya sehingga kita dapat dengan mudah menemukannya saat kita membutuhkannya?

Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan itu tergantung pada jenis dokumen tertentu. Inilah lowdown yang mana dari kertas-kertas menjengkelkan yang perlu Anda simpan, berapa lama Anda perlu menyimpannya, dan cara terbaik untuk menjaganya tetap aman dan terorganisir.

Berapa Lama untuk Menyimpan Catatan Penting

Jika Anda harus menyimpan setiap selembar kertas yang menjadi milik Anda selamanya, dari kwitansi belanjaan hingga tiket parkir, itu akan segera memakan begitu banyak ruang di rumah Anda sehingga Anda dan semua barang Anda akan terjepit ke jalan. Untungnya, itu tidak perlu. Ada beberapa dokumen yang harus Anda pegang tanpa batas waktu, tetapi ada beberapa dokumen lain yang dapat Anda buang dengan aman hanya dalam sebulan. Berikut panduan waktu penyimpanan untuk berbagai jenis dokumen.

Dokumen Pajak

Ketika Anda selesai mengajukan pengembalian pajak, Anda tidak bisa hanya membuang semua dokumen yang Anda gunakan untuk menyelesaikannya. Internal Revenue Service (IRS) dapat mengaudit pengembalian pajak Anda hingga tiga tahun setelah Anda mengajukannya - atau hingga enam tahun jika mencurigai adanya kesalahan yang signifikan - dan jika ya, Anda akan memerlukan dokumen-dokumen itu. IRS merekomendasikan untuk menjaga pengembalian pajak Anda dan semua materi yang terkait dengannya "sampai periode pembatasan untuk pengembalian pajak itu habis," dan IRS memberikan daftar situasi terperinci di mana periode tersebut dapat berada di mana saja dari tiga tahun hingga selamanya.

Namun, menurut Greg McBride, kepala analis keuangan di Bankrate, tidak perlu repot dengan semua perincian itu. Sebagai gantinya, McBride memberi tahu Consumer Reports bahwa Anda harus menyimpan semua catatan yang berhubungan dengan pajak untuk setidaknya tujuh tahun. Itu termasuk pengembalian pajak Anda sendiri, formulir pendukung seperti W-2 dan 1099 Anda, dan dokumen apa pun yang terkait dengan barang yang Anda klaim sebagai pengurang, seperti:

Kontribusi untuk amal
Uang sekolah dan biaya kuliah
Biaya perawatan kesehatan
Bunga hipotek
Kontribusi program pensiun
Pembayaran tunjangan

Pegang catatan bank, kwitansi, dan cek yang dibatalkan yang menunjukkan bahwa Anda memiliki pengeluaran ini sehingga Anda dapat membuktikannya dalam hal audit.

Beberapa ahli berpendapat perlu mempertahankan pajak Anda sendiri selamanya. Profesional pajak Michael Tonkovic, berbicara dengan CreditCards.com, menunjukkan bahwa IRS dapat mengaudit majikan atau akuntan yang diduga melakukan penipuan bahkan setelah jendela tujuh tahun ditutup, dan itu dapat meminta Anda kembali sebagai bagian dari penyelidikan itu. Anda juga dapat menggunakan pengembalian lama dan formulir W-2 untuk membuktikan penghasilan Anda untuk tahun tertentu jika ada kesalahan pada laporan pendapatan Jaminan Sosial Anda..

Catatan Kartu Kredit

Ketika Anda melakukan pembelian dengan kartu kredit Anda, jangan hanya membuang kwitansi ke tempat sampah ketika Anda tiba di rumah. Simpan sampai Anda mendapatkan tagihan kartu kredit bulan itu dan kemudian periksa dengan pernyataan untuk memastikan itu termasuk semua yang Anda beli - dan tidak ada yang tidak. Dengan begitu, Anda dapat menyengketakan biaya apa pun yang tidak sah atau meminta tolak bayar untuk setiap barang yang Anda pesan tidak pernah Anda terima.

Setelah memeriksa laporan bulanan, Anda dapat membuang tanda terima dalam banyak kasus. Namun, jika itu untuk item yang Anda rencanakan untuk klaim pajak Anda, Anda harus mengajukannya di folder informasi pajak Anda.

Ada baiknya juga memegang tanda terima untuk pembelian dalam jumlah besar, seperti furnitur, peralatan, elektronik, atau perbaikan rumah. Anda dapat menggunakannya sebagai bukti pembelian jika Anda perlu mengajukan klaim garansi, atau untuk membuktikan biaya suatu barang jika Anda perlu mengajukan klaim kehilangan atau kerusakan pada asuransi rumah Anda. Jika Anda berencana menyimpan kwitansi untuk salah satu dari alasan ini, buat salinannya di atas kertas biasa dan simpan bahwa karena kwitansi kertas termal cenderung memudar seiring waktu.

Sedangkan untuk pernyataan kartu kredit itu sendiri, Anda mungkin dapat melemparkannya setelah membayarnya. Jika Anda memerlukan salinannya nanti - misalnya, untuk memverifikasi pembelian - Anda bisa mendapatkannya dari perusahaan kartu kredit. Namun, jika pernyataan itu mencakup pembelian Anda akan dikurangkan dari pajak Anda, simpan di file dengan dokumen pajak Anda.

Tagihan Lainnya

Setelah membayar tagihan listrik, kabel, dan telepon seluler Anda untuk bulan itu, bertahanlah hingga Anda dapat memverifikasi bahwa pembayaran telah melewati. Itu bisa berarti menunggu sampai Anda mendapatkan pernyataan bulan depan atau hanya memeriksa akun Anda secara online setelah beberapa hari.

Setelah pembayaran Anda diverifikasi, Anda dapat membuang tagihan dalam banyak kasus. Namun, jika Anda wiraswasta, pertahankan tagihan itu sampai Anda mengajukan pajak tahun depan. Ada kemungkinan Anda dapat mengurangi semua atau sebagian biaya sebagai pengeluaran bisnis.

Bayar bertopik

Jika tempat kerja Anda tidak menyetor gaji Anda langsung ke rekening bank Anda, maka setiap cek disertai dengan potongan gaji yang mencantumkan informasi seperti gaji kotor, pajak, dan potongan sebelum pajak Anda. Para ahli mengatakan Anda harus menyimpan formulir ini sampai tiba waktunya untuk mengajukan pajak tahun depan sehingga Anda dapat memeriksanya dengan formulir W-2 tahunan yang Anda terima dari perusahaan Anda. Jika jumlah pada W-2 dan stub gaji Anda tidak bertambah, Anda dapat meminta formulir pajak yang diubah, menggunakan stub sebagai bukti.

Anda juga dapat menggunakan potongan pembayaran untuk memastikan pendapatan yang tercantum pada catatan pendapatan Jaminan Sosial Anda untuk tahun ini akurat. Administrasi Jaminan Sosial (SSA) tidak lagi mengirimkan pernyataan ini melalui surat, jadi Anda harus mendaftar untuk akun dengan mereka untuk melihat pernyataan Anda.

Merupakan ide bagus untuk memeriksa kesalahan laporan Anda setiap tahun. Jika SSA mengecilkan penghasilan Anda selama satu tahun atau lebih, itu akan memengaruhi jumlah tunjangan yang berhak Anda dapatkan saat Anda pensiun. Jika Anda menemukan kesalahan, hubungi SSA untuk memperbaikinya sesegera mungkin.

Catatan Asuransi

Jika Anda seperti kebanyakan orang Amerika, Anda memiliki setidaknya beberapa polis asuransi yang berbeda. Misalnya, Anda dapat memiliki asuransi kesehatan, mobil, jiwa, dan pemilik rumah atau penyewa. Masing-masing kebijakan yang berbeda ini dilengkapi dengan dokumen dari perusahaan asuransi yang menunjukkan apa yang dicakup oleh polis Anda dan apa yang merupakan deduksi Anda.

Selama Anda memiliki polis, Anda harus memegang dokumen saat ini untuk itu. Ini akan memungkinkan Anda untuk memeriksa pertanggungan Anda sebelum mengajukan klaim atau membuktikan bahwa Anda memiliki pertanggungan jika terjadi perselisihan dengan perusahaan asuransi. Ketika Anda memperbarui atau mengubah kebijakan Anda, Anda akan menerima set kertas baru untuk itu, di mana Anda dapat membuang yang sebelumnya.

Catatan Bank

Setiap kali Anda menggunakan ATM atau melakukan setoran atau penarikan di jendela teller bank, Anda akan mendapatkan tanda terima. Simpan ini sampai Anda mendapatkan laporan bulanan dari bank sehingga Anda dapat memastikan semua transaksi Anda dicatat dengan benar. Setelah itu, Anda bisa melemparkannya.

Jika Anda bank online, maka tidak perlu memegang laporan bank bulanan Anda setelah memeriksanya. Anda selalu dapat mengunjungi situs web atau aplikasi bank untuk mengakses salinan pernyataan Anda untuk bulan tertentu. Jika Anda tidak melakukan bank online, maka sebaiknya menyimpan laporan bulanan Anda selama setahun - atau hingga tujuh tahun jika Anda membutuhkannya untuk keperluan pajak. Jika Anda menerima laporan tahunan yang berisi informasi pajak, Anda dapat menyimpannya dan membuang laporan bulanan.

Jika Anda masih menggunakan cek kertas, pegang cek yang dibatalkan - atau reproduksi mereka yang datang dengan pernyataan Anda - selama satu tahun. Dengan begitu, Anda dapat menghasilkan cek saat Anda membutuhkannya sebagai bukti pembayaran. Setiap bulan, periksa semua cek Anda yang telah melewati batas satu tahun dan ajukan yang terkait dengan pajak, pengeluaran bisnis, perbaikan rumah, atau pembayaran hipotek Anda. Semua yang lain bisa diparut.

Catatan Investasi

Jika Anda berinvestasi dalam saham, obligasi, atau reksa dana melalui perusahaan pialang, itu akan mengirimkan Anda laporan triwulanan setiap tiga bulan untuk menunjukkan bagaimana investasi Anda lakukan. Simpan pernyataan ini sampai akhir tahun ketika perusahaan mengirimkan pernyataan tahunannya. Periksa pernyataan triwulanan untuk memastikan mereka cocok dengan ringkasan tahunan, lalu buang. Pertahankan ringkasan tahunan selama Anda memiliki surat berharga, ditambah tujuh tahun lagi, jika Anda membutuhkannya untuk keperluan pajak.

Jika Anda membeli dan menjual saham individu, obligasi, atau dana online, Anda akan menerima konfirmasi pembelian. Simpan konfirmasi itu sampai Anda menjual keamanan sehingga Anda dapat merujuknya ketika Anda melaporkan keuntungan modal dari penjualan pajak Anda. Setelah itu, Anda mungkin harus menyimpannya dengan dokumen pajak lainnya jika Anda membutuhkannya untuk audit.

Dokumen Pensiun

Program pensiun, seperti 401 (k) dan 403 (b) rencana, juga mengirimkan laporan triwulanan. Para ahli mengatakan Anda harus memperlakukan ini sama dengan pernyataan triwulanan untuk investasi lain: Biarkan mereka memeriksa laporan tahunan Anda, lalu buang mereka.

Para ahli sepakat bahwa Anda harus menyimpan laporan tahunan setidaknya sampai Anda pensiun, dan beberapa merekomendasikan untuk menyimpannya selama Anda terus menarik uang dari rencana. Itu sangat penting untuk rencana Roth IRA dan Roth 401 (k) sehingga Anda dapat membuktikan bahwa Anda telah membayar pajak atas kontribusi Anda. Jika tempat kerja Anda adalah satu dari sedikit yang masih menawarkan program pensiun manfaat pasti, para ahli merekomendasikan untuk menyimpan semua dokumen yang berkaitan dengan rencana itu secara permanen, bahkan setelah Anda pensiun.

Dokumen pinjaman

Jika Anda memiliki utang seperti hipotek, pinjaman mobil, atau pinjaman mahasiswa, pegang semua dokumen yang berkaitan dengan pinjaman tersebut sampai mereka dilunasi. Itu termasuk perjanjian pinjaman dan catatan semua pembayaran Anda. Menyimpan catatan-catatan ini memungkinkan Anda membuktikan dengan tepat utang Anda dan berapa banyak yang sudah Anda bayar.

Setelah pinjaman dilunasi, Anda harus mendapatkan dokumen lain yang menunjukkan bahwa pinjaman telah dibayar penuh. Anda harus menyimpan dokumen ini setidaknya selama tujuh tahun untuk catatan pajak Anda. Namun, jika Anda memiliki ruang, itu ide yang baik untuk mempertahankannya selamanya sehingga Anda dapat membuktikan pinjaman telah dilunasi. Untuk pinjaman hipotek, Anda harus menyimpan catatan ini selamanya.

Catatan Properti

Jika Anda seorang pemilik rumah, Anda harus menyimpan semua catatan yang terkait dengan pembelian rumah Anda dan setiap perbaikan rumah besar yang Anda buat. Itu termasuk catatan pengeluaran yang terkait dengan pembelian rumah, seperti biaya legal dan komisi real estat. Anda akan memerlukan dokumen-dokumen ini untuk menetapkan dasar biaya Anda - yaitu, jumlah total uang yang Anda masukkan ke rumah - ketika Anda menjualnya. Informasi itu akan memengaruhi jumlah yang Anda bayarkan dalam pajak capital gain atas penjualan.

Demikian juga, jika Anda memiliki rumah liburan atau berinvestasi dalam properti sewa real estat, Anda harus menyimpan dokumen yang sama untuk semua properti yang Anda miliki selain rumah utama Anda. Untuk tujuan pajak, pegang dokumen-dokumen ini sampai tujuh tahun setelah Anda menjual properti.

Dokumen lain yang berguna untuk disimpan adalah tagihan pajak properti triwulanan Anda. Simpan tagihan, serta kuitansi atau cek yang dibatalkan untuk membuktikan Anda melakukan pembayaran, sampai Anda mengajukan pajak tahun berikutnya. Jika Anda terlibat dalam perselisihan tentang pembayaran pajak properti Anda, simpan tagihan sampai perselisihan diselesaikan.

Dokumen lain yang perlu Anda simpan - dan pastikan disimpan di tempat yang aman - adalah judul untuk rumah Anda. Dokumen ini adalah bukti hukum Anda bahwa Anda memiliki properti tersebut. Simpan judul ke rumah Anda sampai Anda menjualnya. Lakukan hal yang sama untuk judul mobil Anda jika Anda memilikinya.

Jika Anda seorang penyewa, Anda tidak akan memiliki catatan pembelian yang perlu dikhawatirkan, tetapi kemungkinan besar Anda memiliki perjanjian sewa yang Anda tanda tangani saat pindah. Simpan dokumen ini selama Anda tinggal di rumah sehingga Anda dapat lihat jika Anda memiliki perselisihan dengan pemilik Anda. Setelah Anda pindah, pegang perjanjian sewa sampai pemilik tanah mengembalikan uang jaminan Anda. Setelah itu, Anda bisa menghancurkannya.

Catatan Pribadi

Beberapa makalah terpenting yang Anda miliki adalah yang mendokumentasikan berbagai peristiwa penting dalam hidup Anda. Bergantung pada bagaimana kisah hidup Anda berjalan, ini dapat mencakup salah satu dari yang berikut:

Akte kelahiran (milik Anda dan anak-anak Anda)
Makalah adopsi
Kartu Jaminan Sosial
Izin menikah
Keputusan perceraian
Sertifikat naturalisasi
Surat-surat pembuangan militer
Surat wasiat, perwalian, surat kuasa, dan dokumen perencanaan warisan lainnya
Sertifikat kematian (untuk pasangan dan kerabat dekat lainnya)

Anda harus menggunakan dokumen-dokumen ini di berbagai waktu sepanjang hidup Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan akta kelahiran atau kartu Jaminan Sosial sebagai ID saat mengajukan SIM atau paspor; Anda harus membuat surat cerai jika Anda ingin menikah lagi, dan ahli waris Anda akan memerlukan akses ke surat wasiat Anda setelah kematian Anda. Simpan dokumen-dokumen ini selamanya, dan simpan di tempat yang aman, seperti brankas.

Berbicara tentang safe deposit box, Consumer Reports mengatakan bahwa jika Anda memilikinya, ada baiknya menyimpan daftar isinya. Anda dapat merujuknya jika Anda mencurigai ada sesuatu yang hilang. Simpan daftar ini selama Anda memiliki kotaknya.

Cara Menyimpan Catatan Anda

Setelah Anda memilah-milah semua catatan Anda dan menemukan apa yang harus disimpan, Anda perlu memutuskan di mana menyimpannya. Ada dua cara utama untuk menyimpan dokumen Anda: di atas kertas atau dalam bentuk digital. Apa pun cara yang Anda pilih, Anda akan membutuhkan sistem untuk mengatur catatan Anda sehingga Anda dapat dengan mudah menemukannya saat Anda perlu. Dan saat Anda sedang berusaha untuk mendapatkan file Anda secara berurutan, Anda dapat mengambil beberapa tindakan pencegahan untuk melindungi dokumen sensitif Anda dari kerusakan dan pencurian.

Menyimpan Dokumen Kertas

Dokumen kertas terbagi dalam beberapa kategori berbeda. Kwitansi kartu kredit, kwitansi ATM, dan slip setoran bank semua harus disimpan kurang dari sebulan. Anda dapat menyimpannya di dalam amplop atau menjepitnya di tempat penerimaan. Pada akhir bulan, Anda dapat memeriksa semuanya dengan kartu kredit atau rekening koran Anda dan kemudian membuangnya.

Selanjutnya, beberapa dokumen - seperti laporan investasi triwulanan dan formulir asuransi - perlu disimpan selama satu tahun atau kurang. Cara praktis untuk menyimpan ini adalah di lemari arsip atau peti gantung dengan folder terpisah untuk setiap kategori: rumah, mobil, keuangan, dan sebagainya. Jika Anda kekurangan ruang dan hanya memiliki beberapa dokumen untuk disimpan, organizer file akordeon dengan beberapa kantong bawaan menawarkan alternatif yang ringkas.

Akhirnya, ada dokumen yang perlu Anda simpan dalam jangka panjang, seperti pengembalian pajak dan catatan properti. Dengan ini, Anda harus memutuskan apa yang lebih penting bagi Anda: melindungi file Anda atau membuatnya mudah diakses.

Menyimpan dokumen jangka panjang Anda di lemari arsip, bersama dengan dokumen jangka pendek Anda, akan memudahkan Anda menemukannya saat Anda membutuhkannya. Dan jika Anda memilih lemari arsip dengan kunci, itu akan menjauhkan informasi pribadi Anda yang sensitif dari pengintaian. Namun, itu tidak akan melindungi dokumen-dokumen ini dari kerusakan jika terjadi kebakaran atau banjir. Sebaliknya, menyimpan dokumen Anda di brankas tahan api akan melindungi mereka dari kerusakan dan pencurian, tetapi itu akan membuat mereka lebih sulit diakses.

Pakar usaha kecil Barbara Weltman, berbicara dengan Consumer Reports, merekomendasikan memilih brankas tahan api untuk dokumen yang sangat sensitif: laporan bank dan investasi, dokumen pajak, dokumen perencanaan perkebunan, dan informasi pensiun. Karena dokumen-dokumen ini berisi informasi pribadi, seperti nomor Jaminan Sosial Anda, meninggalkannya di tempat orang lain dapat menemukannya membuat Anda berisiko untuk pencurian identitas.

Sebaiknya simpan juga dokumen asuransi di brankas sehingga Anda dapat memulihkannya setelah kebakaran, banjir, atau pencurian. Itu termasuk polis asuransi Anda dan salinan inventaris rumah Anda, yang harus Anda klaim. Para ahli juga menyarankan membuat daftar semua akun Anda yang paling penting dan menyimpannya di tempat yang aman untuk referensi.

Menyimpan Dokumen Elektronik

Menyimpan dokumen keuangan Anda dalam bentuk digital bisa lebih mudah daripada menyimpan dokumen fisik. File elektronik memakan lebih sedikit ruang di rumah Anda daripada lemari arsip penuh kertas, dan mereka tidak dapat dihancurkan oleh kebakaran atau banjir. Jika Anda sudah menerima sebagian besar tagihan dan laporan dalam bentuk digital, mudah untuk menyimpannya di hard drive Anda, dan jika Anda memiliki dokumen kertas, Anda dapat mengonversinya ke dalam bentuk elektronik dengan memindai mereka..

Namun, file elektronik rentan terhadap ancaman lain, seperti virus komputer dan peretasan. Inilah cara melindungi catatan digital Anda dari bahaya ini:

Gunakan Perlindungan Kata Sandi. Pertama, pastikan Anda menggunakan kata sandi yang kuat untuk semua akun keuangan online Anda. Ubah kata sandi Anda sesering mungkin dan hindari menggunakan kata sandi yang sama untuk beberapa situs. Jika Anda menyimpan salinan catatan keuangan pada hard drive Anda, Anda dapat melindungi kata sandi baik file individual atau folder tempat Anda menyimpannya. Digital Trends menjelaskan cara melakukan ini untuk komputer Windows dan Macintosh.
Instal Perangkat Lunak Antivirus. Virus komputer dan jenis malware lainnya dapat merusak file Anda atau memutus akses Anda. Untuk menghindari masalah ini, instal program antivirus yang baik di komputer Anda dan tetap perbarui. Konsultasikan publikasi teknologi seperti PC Magazine dan CNET untuk menemukan perangkat lunak antivirus terbaik untuk mesin Windows dan Mac.
Gunakan Surge Protector. Ancaman lain terhadap komputer Anda adalah lonjakan daya yang dapat menggoreng komponen internalnya yang halus. Cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah menjaga komputer Anda tetap terhubung ke pelindung lonjakan arus. Strip daya dengan perlindungan lonjakan arus dapat melindungi hingga selusin perangkat elektronik sekaligus.
Simpan Salinan Cadangan. Tidak peduli seberapa hati-hati Anda melindungi komputer Anda, Anda tidak dapat sepenuhnya menghilangkan risiko bahwa itu akan rusak atau dicuri. Namun, jika Anda menyimpan salinan cadangan dari file Anda di cloud, Anda tidak akan kehilangan akses ke sana bahkan jika Anda kehilangan komputer Anda. Pastikan penyedia penyimpanan cloud Anda menggunakan teknologi enkripsi sehingga peretas tidak dapat dengan mudah mengakses file Anda. Atau, Anda dapat mencadangkan file Anda ke hard drive eksternal yang dilindungi kata sandi.

Menyimpan Catatan Pribadi

Para ahli tidak setuju di mana Anda harus menyimpan catatan pribadi yang penting seperti akta kelahiran, paspor, surat wasiat, dan gelar ke rumah dan mobil Anda. Weltman merekomendasikan untuk meletakkan dokumen-dokumen ini di brankas di bank, tetapi para ahli lain menunjukkan bahwa hal itu hanya akan memungkinkan Anda untuk mengakses dokumen selama jam bank. Juga, jika Anda mati, brankas Anda bisa disegel, sehingga sulit bagi ahli waris Anda untuk mengambil isinya. Para ahli ini mengatakan brankas tahan api adalah tempat terbaik untuk dokumen-dokumen penting ini.

Mungkin pilihan teraman dari semua adalah membuat salinan cadangan dari dokumen Anda yang paling penting, seperti akta kelahiran dan pernikahan. Itu akan memungkinkan Anda untuk menyimpan satu di brankas dan satu di brankas tahan api di rumah.

Merobek-robek Dokumen Lama

Untuk melindungi diri Anda dari pencurian identitas, Anda harus melakukan lebih dari sekadar menyimpan dokumen yang Anda simpan dengan aman. Anda juga harus membuang yang Anda buang dengan aman. Jika Anda hanya membuang dokumen dengan informasi pribadi yang sensitif ke tempat sampah atau tempat daur ulang, pencuri dapat mengeluarkannya dari tempat sampah di tepi jalan dan menggunakannya untuk meretas ke akun Anda.

Untuk menghindari masalah ini, berinvestasi dalam mesin penghancur kertas kecil untuk kantor rumah Anda. Penghancur silang adalah yang terbaik karena merobek dokumen Anda menjadi potongan-potongan kecil, daripada potongan panjang yang berpotensi dapat dipasang kembali. Tidak perlu merobek setiap selembar kertas dengan nama Anda di atasnya, tetapi para ahli mengatakan itu bijaksana untuk merobek segala sesuatu yang mengandung lebih banyak informasi pribadi tentang Anda daripada yang dapat Anda temukan di buku telepon.

Menurut Recycle Coach, sebagian besar kota memungkinkan Anda membuang dokumen keuangan Anda yang sudah robek di tempat sampah daur ulang, Namun, Anda mungkin harus memasukkannya ke dalam kantong plastik, kantong kertas, atau kotak kardus untuk menjaga agar benda-benda kecil itu tidak berhembus. jauh. Periksa dengan agen daur ulang lokal Anda untuk mengetahui apa aturannya. Anda juga dapat mengubah serpihan kertas menjadi kompos atau menggunakannya kembali sebagai mulsa atau bahan pembungkus.

Salah satu jenis catatan keuangan yang tidak harus Anda daur ulang adalah kuitansi toko dan ATM yang dicetak pada kertas termal. Seperti yang dijelaskan oleh Recycle Coach, jenis kertas ini mengandung lapisan tipis plastik BPA beracun, yang dapat mencemari seluruh batch kertas daur ulang. Jika kota Anda tidak memiliki program penerimaan kembali khusus untuk tanda terima, buang saja ke tempat sampah. Untungnya, tanda terima tidak memiliki banyak informasi pribadi tentang mereka, jadi tidak perlu rusak terlebih dahulu.

Penting juga untuk mengambil tindakan pencegahan saat membuang file elektronik lama yang berisi data sensitif. Jika Anda hanya memindahkan file-file ini ke tempat sampah - bahkan jika Anda mengosongkan tempat sampah segera - file tersebut tidak terhapus secara permanen. Sebaliknya, menurut Electronic Frontier Foundation (EFF), komputer Anda membuat file tidak terlihat dan membuat ruang yang ditempati tersedia untuk ditimpa. Sampai itu terjadi - yang bisa berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bertahun-tahun di masa depan - file tersebut masih ada di disk Anda tempat peretas yang terampil dapat mengambilnya.

Untuk membuang file Anda dengan aman, Anda perlu menginstruksikan komputer Anda untuk menimpa mereka segera setelah menghancurkannya. EFF menjelaskan cara melakukan ini pada komputer Macintosh dan Windows.

Kata terakhir

Menyiapkan sistem penyimpanan untuk semua dokumen keuangan Anda membutuhkan sedikit usaha di depan, tetapi ini dapat menghemat waktu Anda dalam jangka panjang. Setelah Anda tahu persis dokumen mana yang perlu Anda simpan dan berapa lama, menjadi rutinitas untuk menempelkan kwitansi dalam amplop, laporan triwulanan dalam folder, dan pengembalian pajak di brankas tahan api Anda. Ketika Anda tahu cara menangani setiap dokumen dengan segera, Anda tidak akan memiliki kertas yang menumpuk di setiap permukaan di rumah Anda, dan Anda tidak akan mengambil risiko kehilangan catatan penting karena mereka terkubur di tumpukan di suatu tempat.

Menjaga dokumen Anda terorganisir memiliki fasilitas lain juga. Jika rumah Anda rusak dalam bencana alam, dompet atau tas Anda dicuri, atau IRS memutuskan untuk mengaudit Anda, Anda akan dapat meletakkan semua dokumen yang Anda butuhkan untuk menangani masalah dengan pemberitahuan sesaat. Mengelola catatan keuangan Anda bahkan dapat membantu Anda memahami situasi keuangan Anda sehingga Anda lebih tahu apa yang bisa dan tidak mampu Anda lakukan.

Terkadang, memilah-milah catatan keuangan Anda bahkan dapat mengungkap uang yang hilang. Misalnya, Anda mungkin menemukan cek yang tidak pernah Anda setorkan, tagihan medis yang dapat Anda kirim untuk penggantian atau bahkan rekening bank lama yang Anda lupa miliki. Jika itu bukan insentif yang baik untuk menata kehidupan keuangan Anda, saya tidak tahu apa itu.

Sistem apa yang Anda gunakan untuk mengatur catatan keuangan Anda di rumah?