Cara Menulis & Mendistribusikan Siaran Pers yang Mendapat Hasil

Yang mengatakan, banyak siaran pers tidak pernah digunakan oleh pers karena mereka tidak cocok untuk publikasi tertentu atau tidak mengandung berita menarik. Jika Anda akan mencoba menyebarkan berita tentang organisasi atau acara Anda, penting untuk memahami bagaimana membuat siaran pers yang akan membuat Anda diperhatikan - dan memberi Anda hasil yang Anda inginkan..

Komponen dari Siaran Pers yang Efektif

Untuk meningkatkan peluang perusahaan Anda tampil di media, tulis tentang topik yang secara langsung dan positif berdampak pada komunitas. Misalnya, jika perusahaan Anda berkembang, pastikan untuk fokus pada bagaimana ekspansi akan menciptakan lapangan kerja. Atau jika perusahaan Anda berpartisipasi dalam penggalangan dana untuk amal lokal, sorot ini dalam siaran pers Anda dan undang komunitas untuk mendukung penyebabnya.

Selain itu, penting untuk memasukkan yang berikut:

1. Judul yang Menarik
Untuk menarik perhatian jurnalis, penting bagi Anda untuk menulis berita utama yang luar biasa. Lagi pula, peran tajuknya adalah untuk mendorong jurnalis atau profesional media lainnya untuk terus membaca siaran pers Anda. Karena itu, selalu gunakan suara aktif dalam tajuk utama, bukan yang pasif. Misalnya, "Ekspansi Perusahaan Meningkatkan Ketenagakerjaan Lokal hingga 500%" lebih efektif daripada "Perusahaan Akan Memperluas 2.000 Ujung Pabrik hingga 2.000 Kaki."

2. Pemimpin yang Terlibat
Setelah Anda menarik perhatian jurnalis dengan memberikan topik yang menarik bagi audiens dan editor publikasi, penting untuk menjaga keterlibatan jurnalis. Untuk melakukannya, tulis petunjuk (awal dari siaran pers) sedemikian rupa sehingga memberi isyarat hati atau pikiran pembaca Anda. Ingatlah untuk menjawab pertanyaan "siapa," "apa," "di mana," dan "mengapa" secepat mungkin. Juga, ingatlah bahwa Anda tidak harus menawarkan sejumlah besar detail pada saat ini - yang datang kemudian.

3. Kutipan
Untuk memberikan lebih banyak substansi kepada siaran pers Anda, sertakan kutipan pendukung dari individu dan kelompok yang dibahas dalam rilis tersebut. Misalnya, jika bisnis kecil Anda mengadakan acara yang mengumpulkan uang untuk amal tertentu, sertakan kutipan dari pembuat keputusan badan amal - dan, jika mungkin, sertakan kutipan dari orang-orang yang akan terkena dampak langsung oleh penggalangan dana. Wawancara singkat yang dilakukan melalui email atau telepon harus cukup untuk mengumpulkan semua kutipan yang Anda butuhkan.

Pastikan kutipan yang Anda gunakan cerdas dan mendukung tujuan siaran pers. Selain itu, jika ada kesalahan tata bahasa dalam tanda kutip, pastikan Anda memperbaiki kesalahan ini tanpa mengubah konteksnya.

4. Informasi Kontak
Pastikan untuk memasukkan informasi kontak yang akurat pada siaran pers Anda sehingga wartawan dapat menghubungi Anda atau organisasi Anda dengan pertanyaan. Juga sertakan informasi kontak yang ditujukan untuk pelanggan sehingga mereka dapat membeli produk atau layanan Anda. Menjelang akhir siaran pers, berikan uraian tentang diri Anda atau perusahaan Anda mengenai latar belakang, misi, dan layanan Anda.

5. Fakta, Statistik, dan Pengesahan
Untuk memberikan substansi siaran pers Anda, sertakan statistik pendukung dari sumber terpercaya dalam siaran pers Anda. Misalnya, sertakan kutipan dari CEO perusahaan Anda, analis bisnis ahli, atau bahkan konsumen yang puas.

6. Penggunaan Kata Secara Ekonomis
Wartawan memiliki waktu terbatas, jadi buatlah siaran pers Anda singkat dan langsung. Selain itu, jika Anda dapat menggunakan lima kata, bukan delapan kata untuk mengatakan sesuatu, lakukanlah, dan batasi ukuran siaran pers sekitar satu halaman. Seorang jurnalis selalu dapat menghubungi Anda jika dia membutuhkan detail lebih lanjut. Namun, jika mau, Anda dapat melampirkan lembar fakta tentang perusahaan Anda untuk referensi.

7. Akurasi dan Tata Bahasa yang Tepat
Sebelum Anda mengirimkan siaran pers Anda ke media, pastikan bahwa semua informasi itu akurat dan tidak ketinggalan zaman, dan bahwa dokumen tersebut bebas dari kesalahan tata bahasa dan kesalahan pengejaan. Penting bagi Anda untuk terlihat profesional dan andal - Anda hanya mendapatkan satu kesempatan untuk membuat kesan pertama yang hebat.

8. Foto Profesional
Tidak semua publikasi memiliki kemampuan untuk mengambil foto pribadi Anda atau organisasi Anda. Karena itu, merupakan ide yang bagus untuk menyiapkan foto berkualitas profesional untuk kontak media Anda. Gambar-gambar ini harus dalam format jpeg dan berukuran setidaknya 5000 × 500 piksel dan 72 titik per inci (DPI) untuk media online - dan lebih tinggi untuk dicetak, yang seringkali membutuhkan gambar berukuran 300 DPI.

Pilihan untuk Menulis Siaran Pers

Ada beberapa opsi untuk memilih siapa yang akan membuat siaran pers Anda. Jujurlah dalam penilaian Anda tentang kemampuan diri Anda dan staf Anda, serta anggaran bisnis Anda, ketika mempertimbangkan hal-hal berikut:

1. Tulis Sendiri
Jika Anda yakin dengan kemampuan menulis humas dan pemasaran Anda, tulis sendiri siaran persnya. Lagi pula, tidak ada yang tahu bisnis Anda lebih baik daripada Anda - dan cara apa yang lebih baik untuk menabung?

2. Menyewa Penulis Profesional
Jika Anda tidak memiliki keterampilan atau punya waktu untuk menulis siaran pers, alternatif yang bagus adalah mempekerjakan seseorang untuk menuliskannya untuk Anda. Pastikan untuk bekerja dengan seorang penulis yang memiliki banyak pengalaman menulis bisnis dan pemasaran. Untuk menentukan tingkat pengalamannya, mintalah informasi yang berkaitan dengan latar belakang profesional, dan juga minta sampel langsung. Ambil langkah lebih jauh dan konfirmasikan informasi profesional pelamar dengan memeriksa profil LinkedIn atau dengan melakukan pencarian Google.

Untuk mencari penulis, minta referensi rekan kerja, posting iklan di Craigslist atau di situs media sosial, atau gunakan mesin pencari. Tarif untuk penulis lepas profesional dapat bervariasi dari $ 50 hingga $ 500 berdasarkan tingkat pengalamannya.

3. Bekerja dengan Agensi Humas
Selain menulis siaran pers, agensi PR dapat bekerja sama dengan Anda untuk membuat rencana PR skala besar. Yang mengatakan, jika Anda bekerja dengan anggaran terbatas, banyak agen PR akan berada di luar kisaran harga Anda. Secara umum, agensi PR bekerja pada punggawa bulanan, menyelesaikan di bawah kontrak sejumlah siaran pers dan tugas PR lainnya untuk Anda.

Agensi PR yang lebih kecil mungkin mengenakan biaya kurang dari $ 1.000 per bulan untuk sejumlah layanan tertentu, termasuk siaran pers, sedangkan perusahaan PR butik yang lebih besar mungkin mengenakan biaya sebanyak $ 10.000 per bulan. Namun, perlu diingat bahwa ada agensi PR yang bekerja berdasarkan proyek per proyek.

Cara Mempromosikan Siaran Pers Anda

Promosi adalah kunci untuk membuat siaran pers Anda di depan mata kanan dan di meja yang cukup untuk membuat dampak.

1. Kompilasi Daftar Kontak Media
Jika Anda adalah tipe do-it-yourself atau jika Anda menargetkan media lokal, Anda dapat dengan mudah membuat daftar kontak media Anda sendiri. Cukup catat nama, posisi, dan email dari setiap kontak siaran pers, dan ingat untuk memperbarui daftar ini secara teratur, karena editor sering mengubah posisi pekerjaan dalam perusahaan.

Untuk mengirim siaran pers, cukup kirim email rilis ke editor yang sesuai. Pastikan Anda menyertakan siaran pers dan foto yang menyertainya di badan email, dan bukan sebagai lampiran. Untuk meningkatkan peluang email Anda dibuka, sertakan tajuk utama siaran pers di baris subjek email.

2. Beli Direktori
Cara terbaik untuk mendapatkan akses ke banyak kontak yang ditargetkan adalah dengan membeli daftar direktori. Dengan direktori, Anda dapat memilih informasi kontak media umum atau khusus. Tentu saja, harga untuk direktori ini dapat sangat bervariasi. Beberapa direktori populer termasuk Direktori Media Burelle ($ 60 hingga $ 1.000) dan direktori Bacon's Information, Inc. ($ 425 hingga $ 1.350).

3. Gunakan Layanan Distribusi Siaran Pers
Perusahaan seperti PR Newswire dan PRWeb dapat mendistribusikan siaran pers Anda dengan biaya tertentu, seringkali berkisar antara $ 100 hingga $ 500. Layanan distribusi ini membuat basis data media yang dipersonalisasi dan mendistribusikan siaran pers ke kontak yang sesuai.

Kata terakhir

Setelah Anda mendapatkan perhatian dari media, penting bahwa bisnis Anda dipersiapkan untuk perhatian dan kemungkinan masuknya bisnis yang dapat dihasilkan dari perhatian media. Jadikan diri Anda tersedia, membalas panggilan dengan cepat, dan pastikan Anda memiliki personel, bandwidth, dan produk yang cukup. Jika tidak, wartawan dan pelanggan dapat dengan mudah menjadi frustrasi dan berbagi informasi negatif mengenai pengalaman mereka.

Selain itu, setelah jurnalis tertentu memuat berita tentang Anda dan bisnis Anda, penting untuk tetap berkomunikasi. Publisitas bukan hal yang hanya dilakukan sekali saja, dan untuk menjadi sukses, adalah kepentingan terbaik Anda untuk terus mengirimkan siaran pers yang menarik dan relevan serta kiat orang dalam ke daftar kontak Anda.

Apa tips lain yang bisa Anda sarankan untuk membuat dan mendistribusikan siaran pers yang sukses?