14 Pertanyaan untuk Ditanyakan Ketika Memilih Penyedia Pembayaran untuk Bisnis Anda

Jika bisnis Anda membayar karyawan atau kontraktor - bahkan jika itu merupakan kepemilikan tunggal atau usaha mikro tanpa karyawan tradisional selain Anda - inilah saatnya untuk melihat ke penyedia gaji usaha kecil. Anda memerlukan mitra penggajian profesional jika Anda:

Pilih untuk mengenakan pajak atas pass-through LLC Anda sebagai perusahaan - ini dikenal sebagai pemilihan S-corp, struktur bisnis hukum umum yang dapat menawarkan manfaat pajak untuk solopreneur dan pemilik usaha kecil; atau
Alihkan tugas, proyek, atau layanan bisnis reguler ke kontraktor independen yang Anda bayar langsung; dan
Tidak ingin mengelola proses penghitungan biaya penggajian yang intensif waktu dan detail, menjalankan proses penggajian, dan menjaga kepatuhan dengan pajak negara bagian dan federal serta persyaratan pelaporan.

Dengan puluhan penyedia penggajian terkemuka yang terbuka untuk bisnis, memilih satu bukanlah tugas kecil. Dan karena ini adalah keputusan yang hanya ingin Anda buat sekali, taruhannya tidak sepele. Pilih dengan bijak, atau Anda akan kembali ke pasar penyedia penggajian sebelum waktunya.

Pertimbangan Utama untuk Memilih Penyedia Penggajian Bisnis Kecil

Ketika Anda mengevaluasi banyak opsi pemrosesan penggajian usaha kecil di luar sana, lihatlah faktor-faktor penting berikut untuk memastikan Anda membuat pilihan terbaik untuk bisnis Anda dan karyawannya.

1. Apakah Ini Memiliki Reputasi Yang Baik?

Penyedia gaji dengan reputasi baik cenderung menepati janji mereka. Terlepas dari kesederhanaannya yang nyata, menjalankan daftar gaji adalah upaya yang rumit dengan banyak bagian yang bergerak di belakang layar. Kegagalan MyPayrollHR pada September 2019, sebuah prosesor berbasis cloud yang tiba-tiba ditutup setelah satu putaran terakhir penarikan pemberi kerja, adalah kisah peringatan bagi pengusaha yang meyakini bahwa penyedia layanan penggajian dapat dipertukarkan.

Petahana suka Penggajian QuickBooks telah menambahkan dan menyempurnakan fitur penggajian dan SDM selama bertahun-tahun dan memupuk tindak lanjut yang sangat loyal dalam proses tersebut. Jika Anda tidak nyaman mempercayakan fungsi bisnis non-inti yang paling penting dari perusahaan Anda kepada pemula yang mungkin atau mungkin tidak memenuhi tuntutannya, cari pemain yang sudah mapan sebagai gantinya..

2. Apakah Ini Menangani Perhitungan & Pembayaran Pajak Penggajian?

Manajemen pajak penggajian adalah prospek yang memakan waktu, berorientasi pada detail yang mendorong banyak pemilik bisnis yang melakukan penggajian mereka sendiri ke tangan penyedia penggajian. Mengapa membayar pemrosesan penggajian yang tidak termasuk perhitungan pajak pengarsipan otomatis, pengarsipan, dan pembayaran?

Jika penyedia penggajian pilihan Anda tidak menawarkan manajemen pajak yang komprehensif di semua titik harga, pikirkan baik-baik sebelum melanjutkan. Paling tidak, muncul rencana yang mencakup manajemen pajak.

3. Is-Mobile-Friendly & Mobile-Fungsional?

Rare adalah aplikasi cloud yang tidak menggembar-gemborkan "keramahan selulernya". Aplikasi yang ramah seluler memiliki teks yang bersih, di bagian depan yang lebih besar, dan ikon yang tajam yang tampak terbaca dan berbeda pada perangkat layar kecil seperti smartphone. Ini merupakan pertimbangan penting bagi setiap pemilik bisnis atau pimpinan penggajian yang menginginkan fleksibilitas untuk mengelola dan melaksanakan penggajian saat bepergian.

Tetapi keramahan seluler bukan satu-satunya pertimbangan bagi pengguna ponsel yang sering. Jika Anda berharap untuk melakukan pekerjaan penggajian yang signifikan dari ponsel cerdas atau tablet Anda atau Anda berencana untuk menyewa seorang profesional sumber daya manusia untuk melakukan hal yang sama, pilih juga penyedia penggajian dengan fungsi seluler yang sangat baik - bukan yang aplikasi atau situs selulernya merupakan tiruan pucat dari produk desktop fitur lengkap.

4. Apakah Ini Menghasilkan Nilai Tinggi Dari Pengguna?

Tidak semua penyedia penggajian menikmati kemewahan petahana atau manfaat dari status nama rumah tangga. Kebanyakan tidak. Dengan hanya mempertimbangkan prosesor dengan hasil bertahun-tahun yang konsisten, Anda mungkin kehilangan pemula yang berkualitas yang melakukan hal-hal berbeda dan lebih baik daripada pemain lama yang puas.

Mulailah pencarian Anda untuk informasi yang andal tentang prosesor penggajian yang lebih baru dengan menyisir melalui teknologi terkemuka dan publikasi bisnis, termasuk Money Crashers, untuk ulasan yang tidak memihak. Ulasan pakar pelengkap dengan umpan balik yang ditinggalkan oleh pengguna aktual di platform seperti Capterra. Dan periksa pola pengaduan dengan jaksa agung negara bagian dan arbitrator swasta seperti Better Business Bureau.

5. Apakah Ini Menawarkan Pelacakan Waktu Terintegrasi?

Pelacakan waktu terintegrasi biasanya bukan merupakan pemecah kesepakatan untuk bisnis kecil dengan karyawan bergaji seragam yang dibebaskan dari upah lembur atau bagi mereka yang secara eksklusif bergantung pada tenaga kontrak.

Tapi itu penting bagi pengusaha dengan karyawan per jam, dan dua kali lipat ketika karyawan tersebut bekerja dengan jam berbeda setiap periode pembayaran. Restoran dan kafe, penyedia pemeliharaan properti, dan bisnis musiman dari semua jenis memiliki kebutuhan ketepatan waktu yang luas yang membutuhkan integrasi penggajian yang ketat.

6. Setelah Mengatur, Apakah Ini Menjalankan Penggajian Secara Otomatis?

Penggajian manual adalah saluran waktu yang signifikan untuk perusahaan dengan banyak karyawan dan kontraktor. Daripada mengundurkan diri dari jam kerja untuk memastikan Anda siap menjalankan penggajian, pilih penyedia penggajian yang mengotomatiskan proses setelah pengaturan awal. Misalnya semuanya Penggajian QuickBooks poin harga menawarkan penggajian otomatis untuk karyawan yang digaji dengan setoran langsung, selalu dengan opsi untuk mempratinjau proses dan kemampuan untuk menambahkan kompensasi khusus seperti bonus dan komisi sesuai kebutuhan.

7. Apakah Ini Mengizinkan Setoran Langsung Hari Yang Sama?

Segala sesuatu yang lain bergerak lebih cepat hari ini. Mengapa tidak memproses deposit langsung penyedia gaji Anda?

Standar setoran langsung dua hari hampir kuno seperti cek kertas. Dengan pengangguran di dekat posisi terendah bersejarah, pekerja berbakat mencari alasan untuk melanjutkan. Untuk karyawan yang sudah tidak puas, proses penggajian yang lambat sering kali merupakan pepatah yang mematahkan punggung unta. Tidak ada alasan untuk menggoda nasib.

Bergantung pada rencana, platform pemrosesan daftar gaji terkemuka seperti QuickBooks Payroll menawarkan setoran langsung hari berikutnya dan hari yang sama, mengurangi atau menghilangkan kesenjangan antara penarikan dan setoran gaji. Ini adalah fitur yang memungkinkan Anda menjual pembayaran cepat sebagai salah satu dari banyak manfaat ramah karyawan yang Anda tawarkan kepada karyawan baru.

8. Is It Easy for Nonprofessionals Untuk Digunakan?

Bahkan jika Anda memiliki sumber daya untuk menyewa pemegang buku paruh waktu atau penuh, platform penggajian yang dirancang dengan orang-orang yang tidak memiliki akuntan dalam pikiran akan melayani Anda lebih baik. Penggajian mudah rumit. Tapi ini bukan ilmu roket, jadi tidak ada alasan untuk mengandalkan vendor bawahan atau luar untuk menavigasi antarmuka suite penggajian Anda atau menafsirkan laporannya.

Sebelum membeli paket penggajian, luangkan waktu untuk memeriksa isi bantuan penyedia. Cari arsip yang luas, video tutorial, artikel yang ditulis ahli dalam bahasa Inggris, dan konten yang dibuat pengguna. Tonton dan baca konten ini untuk merasakan antarmuka dan kemampuan platform, lalu tanyakan pada diri sendiri: Dapatkah saya menggunakan perangkat lunak ini untuk menjalankan penggajian tanpa membuat kesalahan perhitungan yang memakan waktu dan memakan waktu?

9. Apakah Ini Harga Tepat?

Penggajian adalah salah satu bidang di mana membayar lebih untuk produk berkualitas tinggi biasanya terbayar. Dengan kata lain, Anda mendapatkan apa yang Anda bayar di sini.

Tetapi jangan membayar untuk fitur dan kemampuan yang tidak Anda butuhkan atau membayar lebih dari yang layak untuk yang Anda lakukan. Temukan penyedia penggajian yang menawarkan beberapa opsi paket yang mencakup rentang poin harga, semakin baik untuk skala saat Anda menambah karyawan dan menyambut tantangan SDM yang lebih kompleks.

Saat Anda mengevaluasi penyedia penggajian yang potensial, perhatikan baik-baik kuantitas dan kualitas fitur paket yang sesuai. Ketika Anda membandingkan paket entry-level yang ditawarkan oleh dua penyedia yang diberikan, cari kelalaian mencolok atau menyambut inklusi. Kemudian, bandingkan harga mereka untuk menentukan nilai mana yang lebih baik.

10. Apakah Pengguna Baru Mendapatkan Harga Khusus?

Banyak penyedia penggajian menawarkan harga khusus untuk akun baru. Periode uji coba gratis, paling sering selama 30 hari - dan terkadang lebih lama - cukup umum. Begitu juga diskon yang lebih panjang. Sebagai contoh, Penggajian QuickBooks menawarkan diskon 50% selama tiga bulan, setara dengan 45 hari gratis, untuk pengguna baru yang melepaskan masa uji coba 30 hari gratis.

11. Apakah Ini Membantu Dengan Pelaporan Perekrutan Baru?

Regulator tenaga kerja negara mewajibkan perusahaan untuk melaporkan karyawan baru segera setelah mereka muncul. Tidak ada penyedia penggajian mengajukan laporan perekrutan baru atas nama Anda. Tetapi banyak yang menyediakan formulir yang perlu Anda lakukan secara akurat dan cepat.

12. Apakah Ini Menjamin Hasil Pajak Penggajian?

Penggajian QuickBooks bukan satu-satunya penyedia penggajian yang secara otomatis menghitung, file, dan membayar pajak penggajian dengan input minimal yang diperlukan dari pengguna. Tetapi memang pantas dipuji karena fitur pajak yang ramah pelanggan. Jaminan Denda Pajaknya berjanji untuk mengembalikan biaya denda IRS dan bunga hingga $ 25.000 per tahun ketika Anda meneruskan pemberitahuan pajak IRS Anda dalam waktu 15 hari sejak diterimanya.

Meskipun cetak yang baik, QuickBooks Payroll's Tax Bebas Jaminan Jaminan memberikan ketenangan pikiran bagi pemilik bisnis khawatir tentang kecerobohan prosesor penggajian mereka kembali menggigit mereka. Ini adalah beberapa replikasi penyedia pajak gaji.

13. Apakah Ini Mengakomodasi Berbagai Struktur Gaji & Klasifikasi Pekerja?

Penyedia penggajian Anda seharusnya tidak kesulitan mengakomodasi kebutuhan penggajian perusahaan Anda, tidak peduli seberapa kompleks atau dapat berubah. Cari penyedia yang memudahkan untuk mengubah hal-hal seperti tarif per jam karyawan, tunjangan lembur, tarif upah khusus, status bebas, dan kelayakan bonus. Anda memerlukan penyedia penggajian yang tumbuh bersama bisnis Anda saat Anda menambah dan mempromosikan kontraktor dan karyawan.

14. Apakah Ini Berintegrasi Dengan atau Menawarkan Akses Langsung ke Produk SDM Lainnya?

Pemrosesan penggajian bukan satu-satunya kebutuhan layanan bisnis sumber daya manusia saat mereka tumbuh. Tetap selangkah lebih maju dari rencana Anda dan hindari ketidaksesuaian yang tidak disukai antara fungsi SDM saat ini dan di masa mendatang dengan memilih rangkaian proses penggajian yang diintegrasikan dengan produk SDM dan pembukuan inti lainnya, seperti administrasi manfaat dan manajemen kompensasi pekerja. Cari insentif untuk membeli beberapa layanan secara bersamaan. Penggajian QuickBooks pelanggan mendapatkan diskon 50% selama tiga bulan ketika mereka mendaftar untuk QuickBooks Accounting, misalnya.

Kata terakhir

Pilihan penyedia penggajian Anda akan memiliki efek nyata pada bisnis kecil Anda. Vendor penggajian yang ideal mencentang sebagian besar kotak-kotak ini, antara lain:

Pengalaman yang sepenuhnya mobile-friendly dan fungsional-seluler
Kemudahan penggunaan untuk nonprofesional
Nilai luar biasa untuk berbagai kasus penggunaan
Fungsi nilai tambah seperti pelacakan waktu dan akuntansi terintegrasi
Total ketenangan pikiran tentang manajemen pajak penggajian
Fleksibilitas dan skalabilitas untuk perusahaan yang sedang berkembang dengan campuran kontraktor independen dan karyawan paruh waktu dan penuh waktu
Pengoperasian lepas tangan, termasuk pemrosesan gaji otomatis
Fitur yang ramah karyawan, seperti setoran langsung hari yang sama

Ini adalah permintaan yang masuk akal bagi perusahaan yang mencari penyedia layanan gaji penuh yang memenuhi janji-janjinya.

Beberapa bisnis memiliki non-negosiasi lain untuk calon penyedia penggajian juga. Jangan takut untuk mendorong kontak penjualan Anda untuk menjelaskan bagaimana mereka dapat mengakomodasi kebutuhan Anda. Jika mereka benar-benar menginginkan bisnis Anda, mereka akan melakukan yang terbaik untuk menjalaninya.

Apakah Anda memiliki penyedia penggajian usaha kecil yang disukai? Apa hal favorit Anda tentang itu??