Pemeriksaan 15 Langkah Tahunan untuk Bisnis Kecil Anda - Apakah Anda Sesuai Rencana?

Kesehatan keuangan bisnis Anda adalah bagian penting dari keberhasilannya. Setidaknya setahun sekali, luangkan waktu untuk memeriksa bagaimana bisnis Anda berjalan dan pastikan Anda mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan Anda. Berikut adalah 15 langkah yang dapat Anda ambil untuk melakukan hal itu

Pendapatan

Pendapatan adalah jumlah uang yang dibawa atau diperoleh bisnis Anda sebelum pengeluaran dikeluarkan. Tanpa pendapatan, perusahaan Anda tidak dapat menghasilkan laba dan tetap layak dalam jangka panjang. Inilah cara memastikan pendapatan Anda mengarah pada hasil keuangan yang positif.

Langkah 1: Bandingkan Tujuan Pendapatan dengan Pendapatan Aktual

Setiap bisnis membutuhkan anggaran yang memecah pendapatan dan pengeluaran yang diantisipasi. Tetapi perlu diingat bahwa anggaran tidak dimaksudkan untuk mengumpulkan debu setelah dirancang. Ini adalah dokumen hidup yang dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dan mengidentifikasi bidang-bidang perbaikan sepanjang tahun.

Tarik anggaran Anda saat ini dan bandingkan tujuan pendapatan Anda dengan hasil aktual Anda. Apakah Anda kehilangan target Anda? Jika demikian, mengapa? Anda mungkin perlu menyesuaikan pengeluaran Anda untuk menebus kekurangan pendapatan.

Jika Anda mencapai atau melampaui sasaran pendapatan Anda, apa yang Anda lakukan dengan benar? Bisakah Anda melakukan lebih banyak di masa depan? Gunakan sebagian dari surplus pendapatan Anda untuk membangun dana darurat Anda.

Langkah 2: Diversifikasi

Saat Anda meninjau pendapatan, lihatlah seberapa banyak penghasilan Anda berasal dari satu klien atau satu produk. Jika sebagian besar berasal dari satu sumber, apa yang akan terjadi jika aliran pendapatan itu mengering besok? Apakah bisnis Anda dalam masalah serius? Diversifikasi ke dalam produk atau pasar baru bisa berisiko, tetapi juga dapat membantu Anda mempertahankan ukuran stabilitas.

Langkah 3: Mengalihdayakan

Berapa banyak waktu Anda dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak menghasilkan pendapatan seperti media sosial, pembukuan, pemeliharaan situs web, atau berurusan dengan kotak masuk email yang tampaknya tidak berdasar? Jika waktu yang Anda habiskan untuk tugas-tugas ini menghambat pertumbuhan, saatnya untuk melakukan outsourcing bidang-bidang bisnis sehingga Anda dapat fokus pada peningkatan pendapatan Anda.

Langkah 4: Tinjau Daftar Klien Anda

Apakah Anda memiliki klien atau pelanggan yang menghabiskan energi Anda? Mungkin mereka adalah orang-orang yang selalu tawar-menawar harga atau mengeluh tidak peduli seberapa keras Anda bekerja untuk menyenangkan mereka. Mungkin sudah waktunya untuk memotong klien-klien itu.

Ketika memulai sebuah perusahaan, adalah hal biasa bagi pemilik bisnis untuk mengambil klien yang membayar, tidak peduli betapa sulitnya mereka. Tetapi pada titik tertentu, klien-klien bermasalah itu dapat membebani Anda lebih banyak dalam waktu dan pendapatan yang hilang daripada nilai mereka. Jika waktu yang Anda habiskan untuk klien yang menghabiskan energi mencurangi Anda dari bekerja dengan klien yang Anda cintai, dengan sopan dan profesional memecat mereka.

Beban

Penting untuk fokus pada penjualan dan pertumbuhan, tetapi jika Anda tidak mengelola biaya, pendapatan akan melesat keluar secepatnya. Inilah cara untuk menjadi lebih sadar akan pengeluaran bisnis Anda.

Langkah 5: Lihatlah Tren Tahun ke Tahun

Lihatlah laporan untung dan rugi Anda selama beberapa tahun terakhir. Bagaimana pengeluaran Anda berubah dari tahun ke tahun? Jika bisnis Anda tumbuh, beberapa peningkatan biaya masuk akal. Lagi pula, pengeluaran sering kali mendorong pendapatan. Namun, jika Anda tidak memperhatikan dengan cermat, beberapa pengeluaran bisa jadi tidak terkendali. Perhatikan dengan cermat pengeluaran Anda dan lihat apakah Anda dapat memangkas biaya tanpa memengaruhi kualitas secara negatif.

Langkah 6: Tinjau Beban Berulang

Model bisnis berbasis langganan sedang booming. Alih-alih membeli produk dan layanan sesuai kebutuhan, Anda membayar biaya bulanan atau tahunan untuk menerimanya secara teratur. Lebih mudah karena Anda tidak perlu lagi khawatir kehabisan produk atau layanan Anda ditangguhkan. Tetapi kenyamanan ini dikenakan biaya jika Anda membayar langganan yang tidak Anda gunakan.

Tinjau langganan Anda dan batalkan apa pun yang tidak lagi Anda gunakan. Bagi mereka yang Anda putuskan untuk dipertahankan, pertimbangkan apakah tier rencana masih tepat untuk Anda. Misalnya, Anda mungkin membayar fitur-fitur premium dalam akuntansi atau perangkat lunak manajemen media sosial ketika versi yang lebih rendah dari perusahaan seperti Quickbooks akan memenuhi kebutuhan Anda juga.

Kiat pro: Jika bisnis Anda membayar karyawan atau kontraktor, memiliki perusahaan penggajian yang andal adalah suatu keharusan. Daftar gaji Quickbooks terintegrasi langsung ke dalam perangkat lunak pembukuan Quickbooks Anda menjadikan semuanya lancar dan sederhana.

Piutang

Piutang usaha adalah uang yang dimiliki pelanggan atas barang atau jasa yang telah Anda berikan. Banyak bisnis telah bangkrut karena, meskipun penjualannya kuat, pendapatannya berada di piutang bukan bank. Inilah cara Anda dapat menginvestasikan beberapa menit waktu Anda untuk menjaga agar arus kas Anda kuat.

Langkah 7: Tinjau Prosedur Pengumpulan

Apakah Anda memiliki piutang terutang 30, 60, atau 90 hari lewat jatuh tempo atau lebih tua? Saatnya meninjau prosedur pengumpulan Anda. Sebuah studi yang dilakukan oleh Commercial Collection Agencies of America menemukan bahwa kemungkinan pengumpulan pada akun nakal menurun drastis semakin lama tidak dibayar. Pada 30 hari lewat jatuh tempo, Anda memiliki 88,7% peluang mengumpulkan, tetapi pada 90 hari lewat jatuh tempo, peluang ini turun menjadi 68,9%.

Jadi, bagaimana Anda menghindari pemasukan yang diperoleh dengan susah payah diikat dalam neraca Anda?

Persingkat Ketentuan Pembayaran. Faktur kertas surat dan menerima cek biasanya menjadi norma. Dalam lingkungan itu, memberi pelanggan 30 hari untuk membayar masuk akal karena diizinkan untuk penundaan pengiriman surat. Saat ini, sebagian besar faktur email bisnis dan mengeluarkan pembayaran elektronik. Ubah ketentuan pembayaran Anda dari "net 30" menjadi "pembayaran jatuh tempo pada saat diterima" dan tindak lanjuti setelah dua minggu.
Tindak Lanjut Dengan Pelanggan segera setelah Pembayaran Menjadi Jatuh Tempo. Surat koleksi tertulis dan email mudah untuk diabaikan. Angkat telepon dan hubungi pelanggan ketika pembayaran mereka terlambat. Anda akan mengetahuinya dengan cepat jika ada masalah dan dapat bekerja untuk menyelesaikannya sambil mempertahankan hubungan pelanggan yang baik.
Beri Pelanggan Insentif untuk Membayar. Klien insentif untuk membayar lebih awal atau menghukum mereka yang membayar terlambat. Insentif umum adalah diskon 10% jika klien membayar dalam waktu 10 hari. Biaya keterlambatan dapat berupa biaya tetap atau persentase dari jumlah faktur. Misalnya, Anda mungkin membebankan 1,5% dari saldo yang belum dibayar per bulan mulai saat faktur jatuh tempo 30 hari.

Tetap di atas piutang dan menelepon pelanggan lewat jatuh tempo adalah tugas bisnis yang penting, tetapi tugas yang banyak pemilik usaha kecil tidak punya waktu atau kecenderungan. Jika tugas-tugas ini selalu ada di bagian bawah daftar pekerjaan Anda, ingatlah bahwa itu adalah hal yang sangat baik untuk di-outsource.

Langkah 8: Tinjau Ketentuan dalam Kontrak & Faktur

Klien Anda tidak akan membayar sesuai jadwal jika mereka tidak tahu apa jadwal Anda. Pastikan kontrak dan faktur klien Anda menetapkan harapan yang jelas untuk kapan pembayaran jatuh tempo dan apa yang terjadi ketika pembayaran terlambat.

Misalnya, apakah Anda akan menangguhkan layanan? Apakah Anda memerlukan pembayaran di muka untuk layanan di masa mendatang? Apakah Anda akan mengirimnya ke koleksi? Ketika persyaratan dijabarkan dalam kontrak dan faktur Anda, Anda memiliki chip tawar-menawar dalam diskusi dengan pembayar terlambat.

Hutang

Hutang akun adalah uang yang harus dibayar bisnis Anda untuk hal-hal seperti utilitas, inventaris, dan persediaan. Mengelola hutang akun sangat penting karena jika Anda tidak mengontrol hutang Anda, Anda dapat dengan cepat mendapatkan reputasi sebagai pembayar lambat dengan vendor dan pemasok Anda. Ini juga dapat membuat Anda kehilangan uang dalam bentuk biaya keterlambatan, biaya bunga yang meningkat dan bahkan pemasok yang hilang. Inilah cara untuk memastikan Anda mengelola secara bertanggung jawab hutang-hutang akun Anda.

Langkah 9: Tinjau Biaya Terlambat

Apakah bisnis Anda membayar biaya keterlambatan tahun lalu? Ini adalah satu hal untuk melupakan pembayaran sekarang dan kemudian, tetapi jika Anda kehilangan sebagian dari pendapatan Anda untuk biaya keterlambatan karena utang yang jatuh tempo, Anda perlu mengidentifikasi alasannya.

Mungkin Anda kesulitan membayar tagihan karena klien Anda lambat membayar. Atau mungkin buku-buku Anda berantakan dan Anda akan mendapat manfaat dari sistem pembukuan yang lebih baik. Sekali lagi, pembukuan dan pembayaran tagihan adalah area yang mudah untuk di-outsourcing-kan jika itu adalah sesuatu yang sulit Anda tangani sendiri.

Aktiva

Aset adalah item bernilai yang dimiliki bisnis Anda. Ini termasuk barang berwujud seperti uang tunai, inventaris, furnitur, dan peralatan, serta aset tidak berwujud seperti hak cipta, paten, dan reputasi bisnis Anda. Jika Anda tidak melacak aset Anda dengan benar, Anda mungkin tidak tahu bagaimana aset itu digunakan, kapan aset itu perlu diperbaiki atau diganti, atau ketika kerugian terjadi. Inilah cara memastikan Anda melindungi investasi Anda.

Langkah 10: Tinjau Jadwal Aset Tetap Anda

Apa milikmu Setiap bisnis membutuhkan jadwal aset tetap yang mencakup uraian masing-masing aset serta harga dan tanggal pembeliannya. Ini bisa berupa spreadsheet sederhana atau jadwal penyusutan terperinci yang dikelola oleh akuntan Anda. Setidaknya setahun sekali, tinjau daftar ini untuk memastikan barang baru telah ditambahkan sehingga Anda tidak ketinggalan pengurangan depresiasi yang berharga atas pengembalian pajak Anda.

Cari juga barang-barang yang telah Anda buang yang perlu dihapus dari daftar. Seringkali, bisnis mengganti peralatan yang lama atau mengeluarkannya dari layanan tetapi lupa untuk menghapusnya dari daftar aset tetap mereka. Jika Anda diharuskan mengajukan pengembalian properti pribadi bisnis dengan negara bagian atau pemerintah daerah Anda, meninggalkan aset lama dalam daftar dapat berarti Anda membayar lebih banyak pajak ini setiap tahun.

Langkah 11: Lakukan Pemeriksaan Perbaikan & Penggantian

Periksa aset fisik Anda, seperti kendaraan, peralatan, furnitur, dan komputer. Apakah ada di antara mereka yang membutuhkan perawatan? Sekarang adalah saat yang tepat untuk menjadwalkan itu. Ketika Anda berada di sana, pertimbangkan apakah aset fisik Anda perlu diganti dalam satu atau dua tahun mendatang. Jika demikian, Anda mungkin ingin mulai menyisihkan dana untuk menutupi penggantian sekarang.

Langkah 12: Pantau Reputasi Online Anda

Reputasi bisnis Anda bukanlah item baris pada neraca, tetapi jangan membuat kesalahan: Di dunia yang berfokus pada web saat ini, memantau reputasi online Anda sangat penting.

Google nama bisnis Anda untuk melihat apa yang muncul. Periksa ulasan di Yelp dan situs ulasan lainnya. Jika Anda menemukan ulasan negatif, tanggapi umpan balik konstruktif dengan cara yang menunjukkan pelanggan Anda ingin memperbaikinya. Jika Anda melihat informasi yang tidak akurat atau tidak pantas, lihat untuk menghapusnya.

Area Lainnya

Berikut adalah beberapa langkah tambahan untuk memastikan bisnis Anda sehat dan menuju ke mana Anda ingin pergi.

Langkah 13: Tinjau Struktur Hukum Anda

Apakah bisnis Anda merupakan kepemilikan perseorangan, kemitraan, LLC, S-corporation, atau korporasi? Apakah struktur hukum itu masih masuk akal? Jika bisnis Anda telah berkembang secara substansial sejak Anda memilih jenis entitas Anda, bicarakan dengan akuntan atau penasihat Anda tentang apakah struktur bisnis Anda saat ini masih yang tepat untuk Anda.

Reformasi pajak membuat beberapa perubahan pada aturan pajak untuk bisnis, terutama perusahaan. Anda mungkin dapat memanfaatkan peluang perencanaan pajak baru dan menurunkan tagihan pajak Anda dengan mengubah struktur bisnis Anda.

Langkah 14: Periksa Cakupan Asuransi Bisnis Anda

Bagaimana bisnis Anda berubah selama setahun terakhir? Perubahan pada ukuran, struktur, dan model bisnis Anda dapat memengaruhi jenis dan jumlah pertanggungan asuransi yang diperlukan untuk melindunginya. Program asuransi yang Anda mulai mungkin tidak cocok lagi.

Jadwalkan rapat dengan agen asuransi Anda untuk membahas apakah Anda perlu menambah cakupan atau meningkatkan batasan Anda pada kewajiban umum, properti, kewajiban profesional, kompensasi pekerja, atau perlindungan payung. Selagi Anda melakukannya, dapatkan penawaran kompetitif dari perusahaan lain. Berbelanja di sekitar mungkin memberi Anda tarif yang lebih baik untuk cakupan yang sama.

Langkah 15: Uji Keamanan Online Anda

Menjaga informasi Anda, dan informasi klien Anda, aman dan pribadi adalah penting. Ikuti langkah-langkah ini dari National Cyber Security Alliance untuk memastikan data Anda terlindungi:

Pastikan perangkat lunak keamanan di semua perangkat Anda mutakhir untuk melindungi dari virus, malware, dan ancaman online lainnya.
Nyalakan pembaruan perangkat lunak otomatis jika itu opsi.
Selalu gunakan kata sandi yang kuat dan otentikasi dua faktor bila memungkinkan.
Cadangkan data di cloud atau pada hard drive terpisah secara teratur.
Pastikan akses ke data atau sistem kritis terbatas pada karyawan yang membutuhkannya untuk melakukan pekerjaan mereka.
Memiliki kebijakan yang jelas untuk apa yang dapat disimpan dan dipasang oleh karyawan di komputer dan perangkat kerja mereka.
Latih karyawan untuk tidak pernah membuka tautan mencurigakan dalam email atau mengunjungi situs web yang tidak dikenal.

Kata terakhir

Perusahaan yang sehat bukan hanya tentang keuntungan. Ini juga tentang membaca yang tersirat dan mengajukan pertanyaan yang tepat untuk melihat bagaimana Anda dapat meningkatkan bisnis Anda. Langkah-langkah di atas membutuhkan waktu, jadi jika Anda tampaknya tidak dapat menyisihkan beberapa hari untuk menangani semuanya setahun sekali, sisihkan beberapa jam setiap bulan atau seperempat dan pilah daftar menjadi beberapa bagian yang dapat dikelola.

Apa pun metode yang Anda pilih, menjalankan pemeriksaan bisnis dapat memberi Anda perasaan baik tentang apa yang terjadi dengan bisnis Anda dan membantu Anda menghindari masalah keuangan apa pun di kemudian hari.

Apakah Anda secara teratur memeriksa kesehatan keuangan bisnis Anda? Langkah apa yang akan Anda tambahkan ke daftar ini?