8 Cara untuk Meningkatkan Produktivitas Karyawan di Bisnis Kecil Anda

Tetapi bagaimana dengan tim Anda? Tidak seperti perusahaan raksasa, Anda tidak memiliki anggaran gaji yang besar, sehingga setiap menit tim Anda siap digunakan seefisien mungkin.

Namun, pekerja di Amerika Serikat memiliki masalah produktivitas. Kita menghabiskan lebih banyak waktu di tempat kerja daripada kebanyakan negara industri lain, tetapi semua waktu tambahan ini tidak berarti kita mendapatkan lebih banyak pekerjaan. Faktanya, produktivitas secara umum berada dalam tren menurun sejak Resesi Hebat.

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas adalah dengan meningkatkan keterlibatan karyawan karena produktivitas dan keterlibatan berjalan seiring. Namun, ada banyak strategi hemat biaya lain yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan lebih banyak dari tim Anda.

Pentingnya Saldo Kehidupan Kerja

Sebelum Anda menerapkan rencana apa pun untuk meningkatkan produktivitas tim Anda, penting untuk memahami psikologi di balik produktivitas itu sendiri. Apa, tepatnya, yang membuat beberapa pekerja lebih produktif daripada yang lain?

Jawabannya cukup sederhana. Penelitian di Universitas Warwick menemukan bahwa ketika pekerja bahagia, mereka 12% lebih produktif. Kebahagiaan dan keseimbangan kehidupan kerja yang positif sering diterjemahkan menjadi pekerja yang terlibat, berkomitmen, dan yang paling penting, produktif.

Jika ini terdengar agak terlalu sederhana, lihat pasar tenaga kerja di Denmark. Menurut World Values Survey, Denmark adalah yang paling bahagia di dunia, dan ini termasuk waktu yang mereka habiskan di tempat kerja. Kementerian Luar Negeri Denmark menyatakan bahwa mereka juga merupakan negara paling produktif kedua di Uni Eropa.

Indeks Kehidupan yang Lebih Baik OECD menempatkan Denmark dan Belanda di urutan teratas dalam daftar mereka untuk negara-negara dengan keseimbangan kehidupan kerja yang terbaik. Seperti yang Anda duga, Amerika Serikat hampir di bagian bawah.

Dari sini, kita dapat menyimpulkan bahwa semakin banyak Anda bekerja untuk meningkatkan kesehatan, kebahagiaan, dan keseimbangan kehidupan-kerja tim Anda, semakin mereka akan membalas budi dengan produktivitas yang lebih tinggi. Ini, pada gilirannya, menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi untuk Anda, dan lingkungan kerja yang lebih baik untuk semua orang.

Cara Meningkatkan Produktivitas Tim Anda

Tidak perlu anggaran gaji yang besar untuk membantu meningkatkan kehidupan kerja orang. Ada banyak yang dapat Anda lakukan sebagai pemilik usaha kecil untuk membuat segalanya lebih baik untuk tim Anda.

1. Atur Jam Kerja yang Wajar

Ini mungkin terlihat kontraproduktif, tetapi mengharuskan tim Anda untuk bekerja kurang mungkin menginspirasi mereka untuk berproduksi lebih.

Menurut Fast Company, pekerja di Denmark biasanya bekerja hanya 33 jam per minggu. Dan, mereka mendapatkan setidaknya lima hingga enam minggu liburan setiap tahun (bersamaan dengan cuti hamil selama setahun saat mereka membutuhkannya).

Di Amerika Serikat, berjam-jam sering dianggap sebagai tanda komitmen. Namun, ini dapat menghasilkan "presenteeism," yaitu ketika pekerja di tempat kerja tetapi tidak berfungsi pada kapasitas penuh karena sakit, kurang tidur, atau faktor medis lainnya. Harvard Business Review menyatakan bahwa presenteeism dapat memangkas produktivitas individu hingga sepertiga. Jam kerja yang panjang juga dapat mengurangi produktivitas karena stres, pelepasan, dan keseimbangan kehidupan kerja yang condong.

Untuk mengatasi hal ini, lakukan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi jam kerja tim Anda. Biarkan orang pulang lebih awal pada hari Jumat sore, atau berikan mereka keleluasaan untuk datang pada hari Senin pagi. Ini tidak hanya akan membantu mengurangi biaya tenaga kerja dalam bisnis Anda, tetapi Anda mungkin akan menemukan bahwa tim Anda akan bekerja lebih keras sebagai gantinya.

2. Fleksibel dengan Penjadwalan

Mengurangi jam adalah salah satu strategi untuk meningkatkan produktivitas; fleksibel dengan jam kerja itu sangat erat kaitannya.

Kebutuhan setiap orang akan berbeda, jadi berbicaralah dengan orang-orang Anda untuk mengetahuinya dimana mereka membutuhkan fleksibilitas yang lebih besar dengan minggu kerja mereka. Misalnya, Anda mungkin memiliki satu orang yang suka istirahat makan siang lebih lama pada hari Selasa untuk menghadiri kelas yoga, sementara orang lain akan senang untuk pergi lebih awal pada hari Rabu untuk menjemput seorang anak dari tempat penitipan anak..

Bergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin atau mungkin tidak dapat mengakomodasi kebutuhan semua orang. Namun, mencari tahu siapa yang butuh apa, dan melakukan yang terbaik untuk memberi tim Anda lebih banyak fleksibilitas, akan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan kebahagiaan dan kesejahteraan mereka. Ini, pada gilirannya, dapat meningkatkan keterlibatan dan menghasilkan produktivitas yang lebih besar.

3. Berikan Otonomi pada Tim Anda Lebih Banyak

Setiap masyarakat memiliki norma dan nilai budaya yang berbeda. Dan, norma-norma dan nilai-nilai ini secara langsung mempengaruhi bagaimana kita berperilaku. Pada awal 1970-an, psikolog Geert Hofstede mengembangkan kerangka kerja untuk mengukur norma-norma sosial ini menggunakan Dimensi Budaya Hofstede.

Dimensi Budaya Hofstede mengukur enam dimensi dalam setiap budaya. Ini termasuk:

Indeks Jarak Daya
Individualisme vs. Kolektivisme
Penghindaran ketidakpastian
Maskulinitas vs. Feminitas
Orientasi Jangka Panjang vs. Orientasi Jangka Pendek
Indulgensi vs Pengekangan

Ketika Anda memahami dimensi unik suatu budaya dan bagaimana nilai-nilai kolektifnya berbeda dari budaya Anda, Anda bisa menjadi komunikator yang lebih baik dan manajer yang lebih baik.

Jadi, apa hubungannya semua ini dengan meningkatkan produktivitas dalam bisnis kecil Anda? Yah, sedikit, terutama ketika menyangkut otonomi.

Otonomi, atau ketiadaannya, berhubungan langsung dengan Indeks Jarak Daya. Power Distance adalah harapan dan keyakinan bahwa kekuatan didistribusikan secara tidak merata. Jadi, di negara-negara dengan Indeks Jarak Daya tinggi, anggota organisasi yang kurang kuat percaya pada ketimpangan kekuasaan. Manajer mereka memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan, dan mereka melakukannya tanpa pertanyaan. Di negara-negara dengan Indeks Jarak Daya rendah, anggota tim percaya bahwa mereka sejajar dengan bos mereka. Hubungannya lebih tentang kolaborasi dan lebih sedikit tentang "bos dan karyawan."

Seharusnya tidak mengejutkan bahwa Amerika Serikat memiliki Indeks Jarak Daya yang tinggi; kami berada di peringkat 40. Denmark memiliki Indeks Jarak Daya terendah di dunia; mereka di peringkat 18.

Orang Denmark memiliki kehidupan kerja yang kaya dan diberdayakan sebagian karena mereka memiliki banyak otonomi. Dan, ada banyak penelitian yang mendukung apa yang telah diketahui Denmark selama bertahun-tahun: Lebih banyak otonomi = kebahagiaan yang lebih besar = produktivitas yang lebih tinggi.

Sebuah studi yang diterbitkan dalam European Journal of Work dan Organizational Psychology menemukan bahwa pekerja yang memiliki otonomi dan dukungan yang lebih besar mengalami kepuasan dan motivasi yang lebih tinggi. Studi lain, yang diterbitkan dalam Nordic Journal of Working Life Studies menemukan bahwa pengambilan keputusan yang terdesentralisasi (juga dikenal sebagai otonomi) mengarah pada produktivitas yang lebih besar pada pekerja Finlandia.

Semua ini menunjuk pada kesimpulan yang sama: Semakin banyak kendali yang Anda berikan kepada anggota tim Anda, mereka akan semakin bahagia dan lebih produktif.

Penting untuk mengklarifikasi bahwa memberi tim Anda lebih banyak otonomi tidak berarti membiarkan mereka melakukan apa yang mereka inginkan, ketika mereka mau. Setiap karyawan membutuhkan batasan. Tetapi alih-alih memberi tahu orang-orang Anda apa yang harus dilakukan, katakan kepada mereka apa yang ingin Anda lihat dan kemudian biarkan mereka memilih cara melakukannya. Memiliki kebebasan untuk memilih bagaimana untuk melakukan pekerjaan mereka adalah komponen penting dari otonomi.

Berikan orang-orang Anda kekuatan untuk membuat keputusan sendiri kapan pun memungkinkan. Dan, tunjukkan bahwa Anda memercayai mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dengan mundur. Anda mungkin terkejut melihat betapa banyak yang harus dilakukan ketika Anda menyerahkan kendali.

4. Cobalah Batasi Gangguan

Menurut Washington Post, pekerja biasa terganggu atau berganti tugas setiap tiga menit. Dan, butuh waktu 20 menit atau lebih untuk kembali ke tempat mereka tinggalkan.

Interupsi sangat menguras produktivitas, dan mereka dapat merampas ide dan upaya terbaik kami. Meskipun kita sering memaksa diri kita untuk bekerja lebih cepat untuk menebus waktu yang hilang, peningkatan kecepatan datang pada harga.

Para peneliti di Humboldt University menemukan bahwa pekerja yang terus-menerus terganggu memberikan kompensasi atas waktu yang hilang ini dengan bekerja lebih cepat untuk menyelesaikan tugas mereka. Meskipun ini bukan kejutan (setelah semua, kita semua melakukannya), peningkatan kecepatan ini mengarah pada stres, tekanan waktu, dan frustrasi yang lebih besar. Faktor-faktor ini dapat membatasi produktivitas dalam tugas di masa depan.

The Washington Post mewawancarai pakar efisiensi Edward G. Brown, yang menyarankan untuk membuat Time Lock Agreement dengan anggota tim. Time Lock adalah "waktu tenang" yang disepakati ketika semua orang bisa fokus pada pekerjaan mereka. Dengan Time Lock, pekerja harus setuju, secara tertulis, untuk tidak mengganggu kolega mereka kecuali ada keadaan darurat.

Brown menyatakan bahwa satu klien memperkirakan secara konservatif bahwa produktivitas pribadi meningkat 40% hingga 60% begitu mereka mulai menggunakan teknik Time Lock.

Tentu saja, bisnis Anda mungkin tidak dapat menggunakan teknik ini. Bicaralah dengan orang-orang Anda tentang jenis gangguan yang mereka hadapi setiap hari atau setiap minggu. Cari tahu gangguan mana yang paling merusak produktivitasnya, dan lakukan apa pun yang Anda bisa untuk mengurangi atau menghilangkannya.

5. Pekerjakan Orang yang Mendukung

Mari kita mulai dengan skenario fiksi. Dalam bisnis Anda, Anda memiliki dua manajer. Manajer pertama Anda, Bill, memonitor semua orang di timnya dengan mata elang. Jika seorang pelanggan mengeluh, ia langsung berasumsi bahwa itu adalah kesalahan timnya, dan ia cepat memberi tahu semua orang bahwa ia tidak senang dengan kinerja mereka. Timnya bekerja di lingkungan yang penuh ketegangan, ketidakpercayaan, dan ketakutan.

Sarah, manajer kedua Anda, adalah kebalikannya. Dia memperlakukan timnya seperti keluarga. Dia cepat memberi seseorang pendengaran, dan dia yang pertama mendukung ide atau inisiatif baru. Dia selalu mendengarkan kedua sisi cerita, dan ketika seseorang di timnya membutuhkannya, dia mendukung mereka. Suasana di bawah Sarah mendukung, ramah, dan santai.

Jika Anda seorang karyawan, Anda akan bekerja dengan manajer mana yang paling sulit?

Tim Anda membutuhkan dukungan di tempat kerja, dan jalur dukungan pertama datang dari manajer mereka, apakah ini Anda atau seseorang yang Anda sewa. Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas tim Anda, Anda harus melihat dari dekat manajer Anda (atau gaya mengelola Anda sendiri).

Manajer terbaik menjaga kebijakan pintu terbuka. Ini berarti bahwa pintu mereka selalu terbuka bagi anggota tim untuk masuk dan menyuarakan keprihatinan mereka, mengajukan pertanyaan, atau mendiskusikan masalah. Jika anggota tim tidak merasa nyaman berkomunikasi dengan manajer mereka, atau jika mereka takut akan diadili dengan keras dengan mengungkapkan mereka tidak tahu bagaimana melakukan sesuatu, produktivitas akan menderita.

Selanjutnya, pastikan tim Anda tahu bahwa mereka dapat mengandalkan dukungan Anda. Tunjukkan komitmen ini hari demi hari, dan jangan berkecil hati jika butuh waktu untuk mendapatkan kepercayaan mereka (terutama jika lingkungan kerja sudah beracun). Seiring waktu, orang-orang Anda akan melihat bahwa Anda mendukung mereka. Dan, komitmen mereka (dan produktivitas) akan meningkat.

6. Hormati Batas Mereka

Akan selalu ada panggilan telepon lain untuk kembali dan email lain untuk menjawab. "Digital creep" kehidupan kerja abad ke-21 memengaruhi semua orang, bos, dan karyawan. Namun, mengharapkan anggota tim untuk menanggapi email pada pukul 22:00 atau menyelesaikan pekerjaan pada hari libur mereka bukan hanya tidak masuk akal, itu juga tidak sehat.

Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas, penting untuk menyadari bahwa karyawan Anda memiliki kehidupan di luar pekerjaan. Ini juga berlaku untuk istirahat makan siang. Sebuah studi yang diterbitkan dalam Academy of Management Journal menemukan bahwa produktivitas turun (dan kelelahan meningkat) ketika para pekerja melewatkan makan siang.

Mungkin sulit bagi pekerja untuk melepaskan pekerjaan, terutama di Amerika Serikat (di mana, sekali lagi, jam kerja yang panjang sering dipandang sebagai komitmen yang lebih besar). Jadi, beri tahu orang-orang Anda bahwa Anda menghargai kehidupan mereka di luar pekerjaan. Tanyakan kepada mereka tentang keluarga dan hobi mereka, dan dorong mereka untuk menjadwalkan waktu untuk kegiatan dan komitmen ini seperti yang mereka lakukan dengan pertemuan dan proyek.

Anda juga harus memimpin dengan memberi contoh. Investasikan waktu dalam keluarga Anda sendiri, hobi, atau pengejaran spiritual, dan bicarakan minat Anda dengan tim Anda. Kapan pun memungkinkan, hindari mengirim email ke orang-orang Anda saat mereka tidak bekerja.

Terakhir, pastikan semua orang di tim Anda mengambil istirahat makan siang yang tepat; ini berarti makan jauh dari meja mereka, idealnya di luar di mana mereka bisa mendapatkan sinar matahari dan udara segar. Jika memungkinkan, buat ruang yang bersih dan mengundang bagi mereka untuk makan, baik di dalam maupun di luar ruangan.

7. Monitor Tingkat Stres

Anda mungkin berpikir bahwa stres yang lebih tinggi akan menyebabkan penurunan produktivitas. Ini benar, tetapi hanya pada titik tertentu. Ada dataran tinggi ajaib ketika stres sebenarnya bisa meningkat produktifitas.

Hukum Yerkes-Dodson, yang dikembangkan oleh psikolog Robert Yerkes dan John Dillingham Dodson pada tahun 1908, menentukan bahwa kinerja dan produktivitas meningkat ketika tingkat gairah (stres) meningkat. Namun, jika tingkat stres menjadi terlalu tinggi, produktivitas mulai anjlok.

Misalnya, seberapa sering Anda menemukan diri Anda menghadapi tenggat waktu yang menantang yang tidak Anda yakin bisa Anda penuhi? Apakah Anda gagal, atau apakah Anda menghasilkan beberapa karya terbaik Anda? Jika tugas itu tidak terlalu menantang, kemungkinan Anda naik ke kesempatan itu dengan mengagumkan. Ini adalah Hukum Yerkes-Dodson yang sedang beraksi. Ketika stres dan kompleksitas berada pada level yang tepat, kinerja meroket.

Sekarang, bagian yang sulit adalah mengetahui berapa banyak stres menyebabkan kinerja optimal. Tugas baru atau sulit memerlukan lebih sedikit gairah untuk kinerja yang optimal, sementara tugas yang terkenal atau mudah membutuhkan tingkat stres yang lebih tinggi untuk meningkatkan motivasi dan produktivitas.

Inilah sebabnya mengapa penting untuk melihat apa yang dilakukan karyawan Anda, dan menganalisis seberapa banyak stres yang mungkin terkait dengan berbagai tugas. Anda kemudian dapat mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan, atau menurunkan, tingkat gairah untuk meningkatkan produktivitas.

Berikut ini sebuah contoh: Bayangkan bahwa Anda telah meminta Pam, salah satu karyawan Anda, untuk menulis buletin pelanggan bulan ini. Dia sudah melakukan ini beberapa kali, dan meskipun dia menulis dengan baik, biasanya dia butuh beberapa hari untuk menyelesaikan tugas. Baginya, ini adalah tugas yang terkenal dengan gairah rendah, jadi dia mungkin akan sedikit menyeret kakinya.

Anda dapat meningkatkan produktivitasnya dengan membuat tugas lebih menantang; misalnya, memintanya untuk mewawancarai pelanggan untuk buletin bulan ini, atau memberinya tenggat waktu yang lebih singkat.

Di ujung spektrum yang berlawanan adalah Daniel. Anda baru saja menugaskannya untuk membuat laporan keuangan mingguan bisnis Anda. Dia masih mempelajari prosesnya, dan setiap minggu dia membuat beberapa kesalahan. Itu tidak membantu bahwa laporan harus diselesaikan selambat-lambatnya Jumat sore. Dengan tanggung jawabnya yang lain, dia merasa hampir mustahil untuk memenuhi tenggat waktu ini.

Ini adalah contoh dari tugas baru dan sulit yang juga memiliki gairah tinggi (dari tenggat waktu pendek dan kompleksitas tugas). Dalam hal ini, Anda ingin melakukan apa pun yang Anda bisa untuk meringankan Daniel dari beberapa tanggung jawab lain untuk menurunkan tingkat stresnya sehingga ia kemudian dapat menggunakan lebih banyak waktu dan energi untuk mempelajari cara menghasilkan laporan keuangan.

Penting bagi Anda untuk fokus pada keseimbangan dalam menganalisis tugas dan tingkat stres. Jika Anda meningkatkan gairah terlalu banyak pada tugas yang salah, Anda pada akhirnya akan menurunkan produktivitas.

8. Gunakan Strategi Manajemen Waktu

Strategi lain yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas adalah mengajarkan strategi manajemen waktu yang efektif kepada tim Anda. Salah satu strategi populer adalah Teknik Pomodoro, yang dikembangkan oleh Francesco Cirillo pada akhir 1980-an.

Tekniknya sederhana dan menyegarkan. Dengan menggunakan pengatur waktu, Anda bekerja selama waktu khusus, biasanya 25 menit. Kemudian, Anda beristirahat sejenak, biasanya 3-5 menit. Istirahat ini disebut pomodoros, Bahasa Italia untuk "tomat," dinamai untuk timer berbentuk tomat yang digunakan Cirillo ketika dia masih mahasiswa.

Setelah empat pomodoros, Anda beristirahat lebih lama, biasanya 15-30 menit.

Strategi ini berhasil karena beberapa alasan. Pertama, detakan timer membantu Anda tetap fokus pada tugas yang sedang dihadapi. Anda benar-benar dapat mendengar waktu berlalu, yang bisa sangat memotivasi. Timer juga mengingatkan Anda untuk beristirahat sejenak. Penelitian telah menunjukkan berulang kali bahwa seringnya istirahat justru meningkatkan produktivitas.

Sebuah studi yang diterbitkan dalam jurnal Ergonomics menemukan bahwa seringnya istirahat pendek, terutama ketika disertai dengan peregangan, menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi dibandingkan dengan mengambil lebih sedikit, istirahat lebih lama. Studi lain, yang diterbitkan dalam jurnal Work & Stress, menemukan bahwa istirahat sering adalah salah satu cara paling efektif untuk mempertahankan kinerja pekerja.

Manajemen waktu yang efektif dan sering istirahat adalah penting. Tetapi apa yang Anda lakukan dengan istirahat Anda juga penting. Peneliti dengan MIT menemukan bahwa ketika karyawan beristirahat dengan rekan-rekan dalam kelompok sosial mereka, produktivitas, serta kekuatan kelompok sosial itu sendiri, meningkat. Jadi, Anda dapat lebih meningkatkan kinerja dengan menjadwalkan istirahat karyawan dengan rekan kerja yang berteman dengan mereka.

Kinerja juga dapat meningkat ketika pekerja keluar untuk mendapatkan sinar matahari dan udara segar, jadi dorong anggota tim untuk berjalan cepat di luar saat istirahat. Ini adalah area lain di mana Anda bisa memimpin dengan memberi contoh. Sering-seringlah beristirahat, dan berusahalah keluar untuk berolahraga.

Kata terakhir

Biasanya, pemilik usaha kecil tidak pernah punya cukup waktu atau uang untuk melakukan semua yang mereka inginkan. Tetapi meningkatkan produktivitas tidak memerlukan investasi besar. Sebagian besar waktu, itu hanya membutuhkan lebih banyak kesadaran dari pemilik dan manajer.

Jika Anda seorang pemilik bisnis, apa yang Anda lakukan untuk mendorong produktivitas yang lebih besar dari tim Anda? Jika Anda bekerja untuk organisasi yang lebih besar, apa yang dilakukan perusahaan Anda untuk meningkatkan produktivitas?