Menjalankan Perusahaan Virtual Dengan Karyawan Jarak Jauh - Pro & Kontra
Kemudian sesuatu terjadi yang tidak saya duga: Pekerjaan saya mengering hampir semalam dalam krisis perumahan, dan saya mengambil pekerjaan telekomunikasi dengan startup muda yang hanya virtual. Selama 12 bulan berikutnya, ia meledak dalam pertumbuhan, dan saya mendapati diri saya sebagai wakil presiden. Itu 10 tahun yang lalu. Saya tidak pernah bekerja dalam pekerjaan pribadi secara tradisional sejak itu, dan saya memulai bisnis hanya virtual saya sendiri di sepanjang jalan.
Dan sementara bisnis virtual datang dengan tantangan unik mereka sendiri, mereka membanggakan beberapa manfaat menarik dibandingkan dengan rekan-rekan mereka.
Apa itu Bisnis Virtual?
Stereotip bisnis virtual adalah perusahaan online yang menjual produk digital: perusahaan perangkat lunak, perusahaan teknologi, perusahaan data - semua yang ada dan nol dan tidak ada yang fisik atau berwujud.
Pada kenyataannya, perusahaan virtual hanyalah bisnis tanpa kantor pusat, toko, atau lokasi fisik. Banyak yang menjual produk fisik; mereka hanya menjualnya secara online atau melalui telepon. Dengan tidak adanya gudang, mereka melakukan outsourcing pemenuhan pesanan ke perusahaan pengiriman. Bahkan perusahaan real estat dapat berupa virtual, menawarkan layanan listing, pemasaran, dan layanan lain yang terjadi di dunia nyata.
Sementara beberapa bisnis, seperti kedai kopi dan bar, tidak akan pernah bisa virtual karena mereka menjual pengalaman langsung berbasis lokasi, sebagian besar bisnis dunia dapat mendesentralisasi jika mereka memilihnya. Pertanian cubicle dan ruang kantor, ternyata, kurang penting untuk kesuksesan bisnis daripada yang dipercayai oleh banyak agen real estat komersial.
Bahkan, banyak dari perusahaan terbesar saat ini dimulai sebagai bisnis berbasis rumah, bisnis online saja, atau keduanya. Jeff Bezos memulai Amazon sebagai toko buku online dari garasinya. Steve Wozniak memiliki hobi bermain-main dengan komputer di garasinya, dan Steve Jobs melihat potensi itu dan bergabung dengannya. Awalnya Mattel adalah bisnis bingkai foto yang dijalankan oleh tiga orang teman dari garasi mereka.
Baru-baru ini, perusahaan seperti Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs, dan You Need a Budget semuanya dimulai sebagai dan tetap menjadi perusahaan yang hanya virtual.
Keuntungan Bisnis Virtual
Selama 10 tahun terakhir, saya telah menemukan secara langsung keuntungan luar biasa dari perusahaan-perusahaan virtual saja. Beberapa jelas, yang lain kurang begitu. Dan, tentu saja, ada beberapa tantangan juga. Tetapi dalam pengalaman saya, keuntungannya jauh melebihi tantangan.
Apa untungnya bagi Anda sebagai pengusaha, apakah Anda memiliki bisnis virtual yang sudah ada atau sedang berpikir untuk memulai?
1. Biaya Startup Lebih Rendah
Yang ini jelas. Ruang fisik membutuhkan uang: uang untuk menyewanya, uang untuk melengkapinya, dan uang untuk menyalakan lampu. Untuk menempatkan biaya fisik bisnis dalam perspektif, pertimbangkan berapa banyak uang yang dihemat oleh raksasa perawatan kesehatan Aetna dengan menutup kantor dan mentransisikan karyawan ke telekomunikasi. Ketika transisi selesai, Aetna telah menghilangkan 2,7 juta kaki persegi ruang kantor, menghemat $ 78 juta.
Dalam bisnis saya sendiri, biaya startup kami sedikit. Kami membeli nama domain pada Ayo ayah untuk $ 9,99, membeli hosting dari Bluehost untuk $ 20 per bulan (Anda bisa mendapatkan hosting dasar mulai dari $ 2,95), dan mengajukan LLC sebesar $ 90. Itu membuat biaya startup kami sekitar $ 100, dibandingkan dengan ribuan dolar untuk menemukan dan mengenakan lokasi fisik.
Dan seperti orang yang pernah mencoba mendapatkan pembiayaan untuk memulai bisnis tahu, semakin rendah biaya startup Anda, semakin besar kemungkinan Anda mampu untuk memulai tanpa mengandalkan dana dari luar.
2. Turunkan Overhead Berlanjut
Ruang kantor fisik tidak hanya membutuhkan uang satu kali. Memang, bisnis batu bata dan mortir memiliki biaya perlengkapan satu kali, seperti furnitur, dekorasi, putaran awal komputer dan peralatan kantor, dan mungkin kabel. Tetapi banyak dari pengeluaran ini yang berlanjut sampai tak terhingga. Sewa jatuh tempo setiap bulan, demikian juga utilitas dan pajak properti, yang seringkali tidak termasuk dalam sewa untuk ruang komersial. Dan kita semua tahu seberapa cepat peralatan teknologi menjadi usang dan perlu diganti.
Dalam analisis lebih dari 4.000 studi tentang produktivitas, biaya, dan perbedaan lain antara perusahaan fisik versus virtual, Global Workplace Analytics menemukan bahwa rata-rata penghematan real estat untuk pengusaha yang beralih ke telekomunikasi adalah $ 10.000 per karyawan per tahun. Itu hanya penghematan real estat!
American Express melaporkan bahwa mereka menghemat $ 10 hingga $ 15 juta setiap tahun dengan melakukan virtualisasi sebagian besar tenaga kerja mereka, seperti yang dilaporkan Forbes. Agen layanan yang dikelola LAC Group memperkirakan bahwa rata-rata karyawan di kantor biayanya $ 200 per tahun untuk persediaan kantor saja.
Bisnis saya sendiri tidak akan bertahan jika kita mengalami overhead. Selama bulan-bulan lean, satu-satunya alasan kami mampu bergerak maju adalah bahwa biaya wajib kami yang berkelanjutan rata-rata antara $ 100 hingga $ 200 per bulan. Segala sesuatu yang lain dapat dipangkas kembali sesuai kebutuhan.
Coba kiat tambahan ini untuk menurunkan biaya administrasi di bisnis Anda. Jika Anda mengelola bisnis yang sudah ada dan belum siap untuk berjalan 100% virtual, di sini ada beberapa ide untuk menurunkan biaya usaha kecil Anda sementara itu.
3. Biaya TI Lebih Rendah
Sebagai perusahaan virtual saja, Anda tidak perlu menyediakan komputer atau bahkan dukungan teknis kepada karyawan Anda. Mereka menyediakan peralatan mereka sendiri, dan jika komputer mereka crash, itu pada mereka untuk memperbaikinya.
Network Alliance memperkirakan rata-rata perusahaan membelanjakan $ 700 per karyawan per bulan untuk TI. Itu termasuk peralatan, konektivitas kantor, dukungan teknis, dan biaya tenaga kerja TI.
Apakah karyawan keberatan bertanggung jawab untuk menyediakan peralatan dan dukungan teknis mereka sendiri? Tidak sama sekali, ternyata.
4. Permintaan Tinggi oleh Karyawan
Karyawan menyukai telecommuting. Global Workplace Analytics melaporkan bahwa 70% karyawan menilai kemampuan untuk melakukan telekomunikasi agak terlalu penting untuk memilih pekerjaan mereka berikutnya. Faktanya, 37% karyawan mengatakan mereka akan mengambil potongan gaji 10% untuk kemampuan telekomunikasi.
Masuk akal. Bagi banyak pekerja, fleksibilitas - untuk mengatur jam mereka sendiri, tersedia untuk anak-anak mereka sesuai kebutuhan, dan tinggal di mana pun mereka inginkan - bernilai lebih dari sekadar uang.
Pengusaha yang menawarkan manfaat telekomunikasi dari permintaan yang lebih besar dan persaingan di antara calon karyawan, membantu mereka mengisi posisi yang didambakan lebih cepat dan dengan karyawan yang lebih baik.
5. Kelompok Buruh yang Lebih Luas
Demikian pula, pengusaha yang dapat mempekerjakan orang di mana pun di dunia memiliki kumpulan calon karyawan yang hampir tidak terbatas. Tetapi untuk perusahaan secara langsung yang berbasis di kota kecil yang terisolasi, tenaga kerja potensial terbatas pada siapa pun yang kebetulan tinggal dalam radius 30 mil. Kelompok kecil calon karyawan mungkin tidak memiliki keterampilan yang dibutuhkan perusahaan.
Di perusahaan saya sendiri, kami memiliki karyawan di Pennsylvania dan Pakistan, di Houston dan India. Saya tinggal di Abu Dhabi hampir sepanjang tahun. Kami tidak terlalu khawatir tentang tempat tinggal seorang karyawan dibandingkan dengan keterampilan, kepribadian, produktivitas, dan biaya mereka.
Saat Anda siap memperluas tim, mulailah dengan memutuskan apakah akan mempekerjakan freelancer atau karyawan yang sebenarnya.
6. Biaya Tenaga Kerja Lebih Rendah
Saat Anda dapat merekrut orang dari mana saja di dunia, Anda dapat memanfaatkan geoarbitrage.
Geoarbitrage adalah kata yang disukai untuk mempekerjakan pekerja di daerah dengan biaya hidup yang lebih rendah untuk mengurangi biaya personil. Sebagai contoh, saya telah membayar $ 12 per jam untuk pengembangan Web melalui layanan di India. Dalam banyak kasus, mereka melakukan pekerjaan yang sangat baik. Dan sementara saya memiliki beberapa pengalaman buruk dengan pengembang Web berbiaya rendah, saya juga memiliki banyak pengalaman buruk dengan pengembang Web Amerika berbiaya tinggi juga.
Layanan pendidikan pengembangan web Codementor menjalankan studi tentang biaya pengembangan Web di seluruh dunia. Mereka menemukan biaya tenaga kerja rata-rata untuk pengembang Web di Palo Alto adalah $ 87 per jam. Itu 7,25 kali lebih banyak dari $ 12 per jam yang saya bayarkan kepada beberapa pengembang Web India. Bahkan jika pengembang Web Palo Alto lebih terampil dan berpengalaman, yang jauh dari jaminan, sulit membayangkan mereka menjadi 7,25 kali lebih efisien dan produktif.
Tetapi biaya tenaga kerja yang lebih rendah tidak hanya berasal dari geoarbitrage. Ingat survei di atas, di mana lebih dari sepertiga karyawan mengatakan mereka akan bersedia menerima potongan gaji untuk bekerja dari rumah?
Juga, pertimbangkan jumlah karyawan yang mengambil sakit atau hari-hari pribadi ketika apa yang benar-benar mereka butuhkan hanyalah berada di rumah sementara anak perempuan mereka yang sakit tidur di lantai atas. Mungkin mereka ingin fleksibilitas menjalankan tugas penting selama satu jam, atau mungkin mereka hanya merasa tidak ingin berpakaian pagi itu dan menantang perjalanan dan rekan kerja gosip mereka.
Sebuah studi CareerBuilder menemukan bahwa 35% karyawan sakit bahkan ketika mereka merasa baik-baik saja. Global Workplace Analytics menemukan bukti bahwa yang terjadi adalah sebaliknya untuk telecommuter; mereka cenderung bekerja bahkan ketika mereka sakit dan kembali bekerja setelah operasi atau masalah medis lainnya lebih cepat daripada karyawan langsung. American Management Association menemukan bahwa perusahaan yang menerapkan telecommuting melihat 63% penurunan absen yang tidak terjadwal.
Berikut adalah beberapa kiat tambahan untuk menurunkan biaya tenaga kerja saat Anda meningkatkan skala bisnis Anda.
7. Turunkan Tenaga Kerja
Pergantian karyawan mahal. Center for American Progress menganalisis 11 makalah penelitian yang dilakukan selama periode 15 tahun dan menemukan bahwa karyawan yang terampil menghabiskan biaya rata-rata 213% dari gaji tahunan mereka untuk diganti. Itu sebabnya penting bahwa karyawan telekomunikasi lebih bahagia dengan pekerjaan mereka. Dalam sebuah studi yang ditinjau oleh Forbes, pekerja telekomunikasi hampir dua kali lebih mungkin daripada pekerja kantor untuk mencintai pekerjaan mereka.
Pengusaha memperhatikan. Menurut Global Workplace Analytics, 95% dari pengusaha yang disurvei menjawab bahwa menawarkan telecommuting memiliki "dampak tinggi" pada retensi karyawan. Saya sudah mengalaminya sendiri. Dari puluhan pekerja jarak jauh yang saya kelola selama bertahun-tahun, saya hanya bisa memikirkan orang yang berhenti, dan itu lebih berkaitan dengan perbedaan kepribadian daripada ketidakpuasan terhadap pekerjaan itu sendiri..
Retensi karyawan juga bukan hanya tentang kebahagiaan pekerja. Seringkali, karyawan berhenti bukan karena mereka membenci pekerjaan mereka, tetapi karena mereka bergerak dan entah tidak bisa atau tidak akan menempuh jarak ekstra. Ketika karyawan dapat bekerja dari mana saja, dan mereka menyukai pekerjaan mereka, mereka memiliki sedikit alasan untuk berganti pekerjaan.
8. Produktivitas Lebih Tinggi
Sungguh menakjubkan betapa banyak waktu yang hilang untuk “watercooler talk,” pertemuan dadakan, dan pemborosan waktu di tempat kerja lainnya.
Statistik tentang produktivitas pekerja jarak jauh yang lebih tinggi persuasif. Di American Express, telecommuter menghasilkan 43% lebih banyak pekerjaan daripada rekan-rekan mereka di kantor, menurut Forbes. Laporan yang sama menemukan 35% benjolan di peritel teknologi, produktivitas karyawan Best Buy ketika mereka menerapkan program telekomunikasi. Dalam studi Stanford terhadap 16.000 pekerja call center, telecommuter 16% lebih produktif daripada karyawan di kantor.
Karyawan menilai diri mereka sendiri sebagai lebih produktif juga. Sebuah survei oleh ConnectedSolutions menemukan bahwa 77% pekerja melaporkan produktivitas dan hasil kinerja yang lebih tinggi ketika melakukan telekomunikasi.
Salah satu alasan untuk produktivitas yang lebih tinggi ini adalah bahwa pekerja tidak dapat pergi hanya dengan datang dan hadir secara fisik. Sesuai sifatnya, tenaga kerja jarak jauh pengusaha untuk menetapkan tonggak tertentu dan metrik kerja dan nilai karyawan yang lebih akurat (lebih lanjut tentang ini segera).
9. Skalabilitas
Apa yang terjadi ketika sebuah perusahaan berbasis kantor yang terdiri dari 15 orang, dengan ruang kantor untuk 15 meja, perlu mempekerjakan karyawan ke-16? Mereka membutuhkan kantor baru, yang mahal, memakan waktu, dan mengganggu seluruh perusahaan.
Perusahaan jarak jauh tidak memiliki batasan seperti itu. Ketika pasangan saya mendekati saya tentang mempekerjakan karyawan baru bulan lalu, percakapannya berlangsung seperti ini: “Oke, kedengarannya bagus. Bisakah Anda memposting iklan dan mengurus meninjau resume? Beri tahu saya kapan Anda siap untuk saya terlibat. ” Itu dia. Tidak ada diskusi tentang di mana kami akan menempatkan karyawan baru, komputer mana yang akan mereka dapatkan, atau apakah mereka dapat bertahan dengan duduk di sebelah Negatif Nancy.
Prinsip yang sama berlaku tidak hanya untuk memperluas tim Anda, tetapi juga memperluas secara geografis ke pasar baru. Di perusahaan virtual saja, Anda tidak perlu membuka kantor baru di Texas untuk melayani pasar Texas.
10. Tidak Ada Perjalanan
Harvard Business Review menemukan bahwa orang-orang secara konsisten meremehkan betapa buruknya perjalanan mereka. Bahkan, sebagian besar orang merasa perjalanan mereka jauh lebih menegangkan daripada pekerjaan mereka.
Studi menunjukkan bahwa semakin lama orang bepergian, semakin rendah produktivitas mereka di tempat kerja, dan semakin rendah kepuasan mereka dengan pekerjaan mereka secara umum. Satu penelitian Swedia bahkan menemukan bahwa pasangan memiliki peluang perceraian 40% lebih tinggi jika satu pasangan memiliki perjalanan lebih dari 45 menit. Tidak heran jika para pekerja bersedia mengambil potongan gaji untuk melakukan telekomunikasi. (Dan mari kita jujur, bekerja di piyama kamu juga tidak seburuk itu.)
Datang ke lingkaran penuh untuk retensi dan permintaan karyawan, lebih dari dua pertiga karyawan melaporkan bahwa mereka akan mengambil pekerjaan lain untuk mengurangi perjalanan mereka, menurut Global Workforce Analytics. Dengan menawarkan pengaturan ini, Anda dapat merekrut orang yang lebih baik dan mempertahankannya lebih lama.
Sebagai pemikiran terakhir, telecommuting secara dramatis mengurangi lalu lintas jalan dan emisi karbon. Sebuah studi pada tahun 2017 oleh situs web daftar pekerjaan telecommuting, FlexJobs menemukan bahwa orang yang melakukan telekomunikasi setidaknya separuh waktu menghemat 7,8 miliar mil perjalanan kendaraan, 3 juta ton emisi gas rumah kaca, dan $ 980 juta dalam minyak pada tahun 2017 saja.
Tantangan Bisnis Virtual
Bisnis virtual tidak datang tanpa risiko dan kerugian. Berikut adalah tantangan yang saya temukan dengan bisnis virtual, dan beberapa tips untuk mengatasinya.
1. Komunikasi Tim, Persahabatan & Budaya
Masih belum ada yang berbicara dengan seseorang secara langsung. Komunikasi email dan telepon semuanya baik dan bagus, tetapi ada nuansa dan isyarat sosial yang Anda terima ketika berbicara dengan seseorang secara langsung. Kedutan mulut di sini, sedikit kerutan di sana, kilau humor yang baik di mata yang membuat Anda tahu bahwa Anda termasuk dalam lelucon, bukan bagian dari itu..
Tantangan komunikasi ini dapat diperbesar dalam dinamika tim, di mana banyak orang berusaha untuk berkolaborasi dan bertukar pikiran. Dan ketika Anda memiliki anggota tim dari seluruh dunia, dengan norma dan latar belakang budaya yang berbeda, risiko kesalahpahaman dan kebencian tumbuh secara eksponensial.
Perasaan terisolasi dan kesepian juga bisa menjadi masalah nyata bagi pekerja jarak jauh, dari CEO hingga asisten virtual paruh waktu..
Taktik Mitigasi
Pertama, gunakan konferensi video bila memungkinkan. Sangat membantu melihat orang yang Anda ajak bicara. RingCentral adalah alat yang hebat untuk bisnis kecil. Tidak hanya berfungsi sebagai sistem telepon berbasis web tetapi juga memberi Anda akses video sehingga Anda dapat melihat orang yang Anda ajak bicara.
Kedua, jadwalkan panggilan biasa, meskipun cepat. Anggota tim perlu mendengar suara satu sama lain dan melihat wajah masing-masing, jika hanya beberapa menit sekali atau dua kali setiap minggu. Buka setiap pertemuan dengan setidaknya satu atau dua menit pertemuan pribadi di mana setiap orang berbagi apa yang terjadi dalam hidup mereka.
Juga, buat saluran komunikasi informal untuk karyawan. Kadang-kadang orang hanya perlu mengeluh sebentar untuk mendapatkan sesuatu dari dada mereka. Di bisnis saya, kami menggunakan Skype sebagai cara fleksibel bagi pekerja untuk berkomunikasi melalui pesan instan, panggilan suara, atau panggilan video, baik dalam grup atau satu-satu.
Akhirnya, berikan kepemilikan karyawan atas proyek mereka. Pastikan mereka tahu bagaimana pekerjaan spesifik mereka cocok dengan keseluruhan yang lebih besar; tidak hanya memberi mereka tujuan yang lebih besar, tetapi juga membantu memperjelas peran dan tanggung jawab mereka.
2. Manajemen Jarak Jauh
Bagaimana Anda tahu jika seorang karyawan bekerja jika Anda tidak dapat melihat mereka bekerja?
Harus diakui, itu adalah ketakutan yang sebagian tidak rasional. Lagi pula, Anda tidak akan secara fisik melihat ke bahu setiap karyawan setiap menit setiap hari, dan hanya karena Anda melihat seseorang duduk di meja mereka, itu tidak berarti mereka sedang bekerja. Tetapi ada inti kebenaran di sini; manajer dipaksa untuk secara lebih spesifik menentukan harapan dan metrik keberhasilan ketika mengawasi pekerja jarak jauh.
Berdiri memandang orang-orang bekerja, dan kadang-kadang berteriak agar mereka bekerja lebih cepat, tidak memotongnya dalam bisnis virtual. (Dalam hal ini, itu juga tidak efektif di tempat kerja tradisional.)
Taktik Mitigasi
Bagi sebagian karyawan, seperti tenaga penjualan, kesuksesan mudah diukur. Bagi yang lain, ini lebih murkier. Apakah perwakilan dukungan pelanggan berhasil jika mereka menjawab sejumlah besar tiket? Bagaimana jika mereka menjawab tiket dengan cepat tetapi meninggalkan pelanggan mereka tidak puas dan siap untuk meninggalkan merek Anda?
Setiap karyawan harus menjalankan fungsi tertentu dalam bisnis Anda. Definisikan dengan cermat, dan komunikasikan dengan tepat apa yang Anda harapkan dari mereka dan bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan mereka.
Jadwalkan panggilan rutin dengan setiap karyawan untuk memeriksa dengan mereka dan lihat bagaimana keadaan mereka, baik secara profesional maupun pribadi. Ingat, semua orang perlu merasa terhubung dengan sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri, dan koneksi itu bisa terasa lemah untuk pekerja jarak jauh.
3. Perekrutan Jarak Jauh
Perekrutan jarak jauh, sama seperti segala hal lain tentang pekerjaan jarak jauh, bisa rumit tanpa interaksi tatap muka. Mempercayai intuisi dan intuisi Anda lebih sulit ketika Anda tidak bisa melihat ekspresi-mikro dan tingkah laku orang tersebut. Lebih sulit untuk mengetahui kapan seseorang berbohong atau mendapatkan ukuran yang akurat dari mereka.
Dan fakta sederhana adalah bahwa tidak semua orang cocok untuk pekerjaan jarak jauh. Telekomunikasi harus secara intrinsik termotivasi dan memiliki api sendiri yang menyala di dalam diri mereka. Tidak ada tempat dalam bisnis virtual untuk jenis birokrasi pengocok kertas yang bekerja sangat keras untuk bekerja keras.
Taktik Mitigasi
Jika seorang karyawan bukan "heck" ya, maka mereka "heck" tidak.
Wawancara kandidat yang menjanjikan sebanyak yang Anda butuhkan untuk melakukan perekrutan dengan kepercayaan 100%. Terus mewawancarai wajah-wajah segar sampai Anda merasakan panasnya api internal itu. Sekali lagi, konferensi video membantu.
Pilihan lain adalah mempekerjakan orang secara lokal dan mengadakan wawancara secara langsung. Perusahaan kadang-kadang dapat berkumpul secara pribadi sesuai keinginan untuk latihan membangun tim, pesta, dan pertemuan penting, tetapi setiap hari, karyawan dapat bekerja dari rumah. Mantan perusahaan saya mengambil pendekatan ini, dan itu berhasil dengan baik.
Kata terakhir
Lebih mudah untuk memulai dan meningkatkan skala perusahaan di dunia saat ini daripada sebelumnya. Jual widget di 20th abad mungkin membutuhkan etalase mahal dengan banyak lalu lintas pejalan kaki, tetapi saat ini, yang Anda butuhkan adalah $ 9,99 untuk nama domain.
Tetap saja, pisau itu memotong dua arah. Karena penghalang untuk masuk jauh lebih rendah, itu berarti bahwa pemilik bisnis menghadapi gangguan dan tantangan yang terus-menerus dari pesaing yang ada dan pemula yang baru mulai. Menjadi bisnis virtual saja dapat membantu Anda tetap ramping, hijau, dan gesit, mengurangi biaya Anda dan membantu Anda memfokuskan upaya Anda di tempat yang paling produktif: pemasaran, penjualan, peningkatan, dan ekspansi.
Apa pengalaman Anda dengan pekerja jarak jauh, telecommuting, dan bisnis virtual?
