9 Tips untuk Merencanakan Reuni Keluarga berdasarkan Anggaran

Sementara banyak keluarga masih menikmati berkumpul di rumah seseorang untuk reuni, keluarga semakin memilih untuk berkumpul lebih mewah. Beberapa di antaranya adalah perjalanan berkemah selama beberapa hari di RV dan tenda; lainnya diadakan di kapal pesiar atau di resor. Ada anggaran terperinci untuk didirikan, undian untuk diorganisasi, dan kaos serta mug kopi yang membawa lambang keluarga untuk dijual. Tidak peduli seberapa sederhana atau boros reuni Anda, merencanakannya membutuhkan banyak pekerjaan, dan itu bisa menjadi sangat mahal jika Anda tidak hati-hati.

Sebelum Anda berlebihan dan akhirnya merencanakan acara yang tidak dapat dihadiri oleh siapa pun, berikut adalah beberapa cara untuk merencanakan reuni yang menyenangkan dan terjangkau.

Merencanakan Reuni Keluarga yang Ramah Anggaran

Ketika datang ke reuni Anda, apakah Anda ingin semua orang berkumpul di rumah ibu dan ayah dan membawa hidangan untuk dibagikan? Haruskah Anda mencoba merencanakan reuni keluarga "liburan" di resort? Apakah reuni akan untuk acara sore atau tiga hari?

Sangat mudah untuk merasa kewalahan dengan detail ketika merencanakan reuni keluarga. Jadi, mari kita selangkah demi selangkah.

1. Mulai Dini

Merencanakan reuni keluarga membutuhkan pekerjaan, dan itu jelas bukan sesuatu yang dapat Anda lakukan pada menit terakhir. Idealnya, Anda harus mulai merencanakan setahun sebelumnya; ini akan memberi Anda banyak waktu untuk memilih tanggal dan lokasi yang akan bekerja untuk jadwal dan anggaran semua orang. Perencanaan awal juga akan memberi Anda kesempatan untuk menegosiasikan tarif terbaik untuk hotel, vendor, dan kegiatan.

Anda juga perlu mendapatkan jumlah karyawan awal untuk berapa banyak orang yang akan hadir. Memiliki perkiraan kasar sebelum Anda melakukan perencanaan apa pun akan menghemat waktu ketika Anda melihat tempat. Misalnya, jika reuni Anda memiliki 300 (atau lebih) calon peserta, Anda tidak akan membuang waktu untuk meneliti paviliun taman negara bagian yang hanya akan menampung 100 orang..

Jangan lupa bahwa, tergantung pada waktu tahun, Anda mungkin memiliki beberapa kompetisi untuk ruang venue. Misalnya, sebagian besar pernikahan berlangsung selama musim panas atau musim gugur. Pesta kelulusan diadakan pada awal musim panas dan pesta liburan pada bulan Desember. Merencanakan lebih awal memastikan bahwa Anda dapat memesan tempat yang Anda inginkan saat menginginkannya.

2. Buat Halaman Facebook Reuni Keluarga

Merencanakan reuni keluarga berarti berkomunikasi dengan lusinan atau bahkan ratusan orang. Itu dapat dengan cepat berubah menjadi mimpi buruk organisasi karena Anda semua mendiskusikan tanggal, lokasi, dan aktivitas potensial melalui email atau panggilan telepon. Ini juga bisa menjadi mahal jika Anda memutuskan untuk mengirimkan undangan resmi bersama dengan kartu RSVP.

Hemat waktu dan uang dengan meletakkan semua komunikasi Anda di satu tempat dengan halaman Facebook reuni keluarga. Anda dapat menjadikan halaman ini pribadi sehingga hanya anggota grup yang dapat melihat posting, dan ini cara yang bagus untuk berbagi detail tentang reuni mendatang dan mendapatkan masukan semua orang tentang apa yang ingin mereka lakukan. Lihat AARP untuk artikel bermanfaat tentang cara membuat grup Facebook keluarga.

Jika Anda bertanggung jawab atas perencanaan, ingatlah untuk berpikir seperti seorang pemasar. Tujuan Anda adalah membuat sebanyak mungkin orang hadir sehingga biaya keseluruhan per orang turun. Lakukan yang terbaik untuk merencanakan kegiatan yang menyenangkan dan buat buzz agar lebih banyak orang mau datang.

3. Bicara Secara Terbuka Tentang Anggaran

Bahkan reuni keluarga yang paling sederhana dapat menelan biaya beberapa ratus dolar, dan sebagian besar berakhir dengan biaya beberapa ribu atau lebih.Anda mungkin bertanggung jawab atas perencanaan, tetapi itu tidak berarti Anda bersedia - atau mampu - membayar tagihan. Jadi, siapa yang akan membayarnya?

Anda tidak dapat berbicara tentang biaya kecuali jika Anda pertama kali memiliki ide tentang jenis reuni yang ingin Anda kelola. Apakah Anda ingin reuni DIY di taman negara di mana semua orang membawa hidangan untuk dibagikan, atau reuni yang lebih mewah di kapal pesiar atau di peternakan Bung atau resor all-in? Apakah reuni Anda memiliki 20 peserta atau 200?

Kerjakan detail dasar terlebih dahulu, dan kemudian Anda bisa mulai membuat anggaran yang longgar untuk acara tersebut. Pertimbangkan semua pengeluaran yang kemungkinan Anda tanggung dan tambahkan bantal 5% hingga 10% untuk memperhitungkan biaya tak terduga.

4. Buat Rencana Penggalangan Dana

Langkah Anda selanjutnya adalah mencari tahu cara mendanai reuni Anda, dan ada beberapa jalan untuk dipertimbangkan.

Anda dapat meminta setiap keluarga atau peserta untuk menyumbang jumlah tetap untuk menutupi biaya reuni. Uang ini harus masuk ke rekening bank yang Anda buka bersama anggota keluarga lain, idealnya bukan seseorang dari keluarga dekat Anda. Simpan setoran dan pengeluaran setransparan mungkin, mungkin dengan rekap anggaran bulanan yang Anda kirim ke semua orang secara elektronik.

Anda juga dapat mengumpulkan uang di reuni itu sendiri. Minta peserta untuk membawa barang-barang buatan sendiri seperti makanan penutup, roti, dan selai untuk dijual kepada anggota keluarga lainnya, dengan semua hasil akan menutupi biaya reuni. Anda juga dapat mengundi item yang disumbangkan, seperti:

Selimut buatan sendiri
Foto keluarga antik yang dipulihkan dan dibingkai
Buku masak buatan sendiri yang penuh dengan resep keluarga tua
Pohon keluarga
Lembar memo keluarga
Karya seni asli atau karya buatan tangan lainnya
Furnitur antik

Undian memiliki potensi untuk mengumpulkan banyak uang, ditambah semua barang akan tetap berada dalam keluarga. Undian pusaka keluarga dapat menjadi pilihan bagus bagi anggota keluarga yang melakukan perampingan untuk transisi ke kehidupan yang dibantu.

Beberapa keluarga mengumpulkan uang selama reuni mereka dengan menyediakan makanan gratis tetapi menjalankan uang tunai dan menjual air dan soda. Untuk melakukan ini, Anda harus mengajukan permohonan lisensi minuman keras satu hari di kota atau kota tempat Anda akan mengadakan acara tersebut. Lakukan riset Anda terlebih dahulu; beberapa kota hanya memberikan lisensi satu hari untuk kelompok tertentu, seperti organisasi keagamaan, organisasi nirlaba, atau veteran, politik, pendidikan, atau atletik. Mendaftar lebih awal karena proses dapat memakan waktu setidaknya dua minggu untuk diproses.

5. Minta Setoran

Setelah Anda membuat sketsa anggaran kasar, Anda harus meminta setiap keluarga untuk mengirimkan deposit yang tidak dapat dikembalikan dengan tenggat waktu tertentu. Saat menentukan jumlahnya, pertimbangkan situasi keuangan masing-masing keluarga dan pertimbangkan untuk mengizinkan pembayaran bulanan jika perlu.

Meminta setoran yang tidak dapat dikembalikan dari anggota keluarga penting karena beberapa alasan. Pertama, itu memberi Anda sejumlah dana untuk melakukan pembelian dan memberikan setoran kepada vendor dan tempat. Ini juga membantu Anda menentukan siapa yang akan datang; begitu sebuah keluarga telah membuat komitmen keuangan untuk menghadiri reuni, mereka jauh lebih kecil kemungkinannya untuk mundur pada menit terakhir.

Untuk melacak pembayaran, gunakan layanan seperti MyEvent. MyEvent memungkinkan keluarga Anda mendaftar untuk reuni, membayar setoran atau biaya kehadiran, dan bahkan memberikan sumbangan tambahan. Situs ini juga memungkinkan Anda untuk mengirim jajak pendapat dan survei, membuat silsilah keluarga, dan dengan mudah membuat buzz di sekitar acara menggunakan media sosial.

6. Pertimbangkan Tanggal Offseason

Tentu, akan menyenangkan untuk mengadakan reuni keluarga di sebuah resor ski di bulan Januari atau pantai Great Lakes yang indah di pertengahan Juni. Tetapi Anda akan membayar mahal jika Anda tinggal selama musim puncak lokasi.

Banyak tempat menurunkan harga mereka sebesar 50% atau lebih selama offseason mereka, jadi pertimbangkan untuk tinggal di resor ski pada bulan Juni atau di rumah pantai utara pada bulan Desember. Anda akan menghemat uang dan masih banyak yang harus dilakukan. Misalnya, sebagian besar resor ski memiliki mil jalur hiking dan bersepeda, serta kolam renang dan acara yang direncanakan. Jalan-jalan di pantai musim dingin itu indah dan menyegarkan, dan sebagian besar pantai utara kosong selama bulan-bulan musim dingin, jadi Anda akan memiliki pantai untuk diri sendiri.

7. Minta Tarif Grup untuk Kamar Hotel

Kemungkinan besar, keluarga Anda tersebar di seluruh negeri, yang berarti Anda akan membutuhkan kamar hotel, dan banyak dari mereka. Salah satu cara terbaik untuk menghemat uang di kamar hotel ketika merencanakan reuni keluarga adalah dengan meminta tarif grup, yang dapat menghemat hingga 50% atau lebih dari harga kamar. Namun, mendapatkan diskon besar untuk anggota keluarga luar kota membutuhkan negosiasi.

Pertama, lakukan pekerjaan rumah Anda. Telitilah tarif hotel setempat dan buat daftar berapa yang dikenakan hotel untuk kamar tipikal, serta fasilitas apa yang Anda dapatkan selama menginap. Selanjutnya, pastikan Anda tahu berapa kamar yang Anda perlukan, serta tanggal pasti untuk check-in dan checkout.

Ketika Anda menelepon, minta untuk berbicara dengan manajer; perwakilan reservasi yang khas kemungkinan tidak akan memiliki wewenang untuk menegosiasikan tarif grup. Biarkan manajer mengetahui jumlah kamar yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya.

Beberapa manajer mungkin bertanya berapa anggaran Anda. Mereka sering menggunakan nomor ini sebagai titik awal untuk negosiasi. Kapan pun memungkinkan, simpan ini untuk diri Anda sendiri; Anda mungkin mendapatkan harga yang lebih rendah jika manajer tidak mengetahui kisaran harga Anda. Cara sopan untuk menahan informasi ini adalah dengan mengatakan, "Kami masih berbicara dengan anggota keluarga yang berbeda untuk menemukan titik harga yang dapat terjangkau setiap orang." Pastikan untuk memberi tahu mereka bahwa Anda sedang berbelanja; Anda mungkin mendapatkan tarif yang lebih rendah jika mereka tahu Anda menelepon hotel lain.

Tuliskan nama masing-masing manajer serta penawaran mereka, dan beri tahu mereka tanggal Anda akan membuat keputusan akhir. Pada tanggal ini, hubungi kembali setiap manajer, ucapkan terima kasih atas waktu mereka, dan beri tahu mereka keputusan Anda. Itu adalah kesopanan umum. Ada juga kemungkinan kecil mereka akan membuat Anda tawaran yang lebih rendah untuk menarik bisnis Anda jika Anda memberi tahu mereka bahwa Anda telah memutuskan untuk memesan di tempat lain.

8. Pertimbangkan Liburan Pesiar

Anehnya, kapal pesiar all-inclusive bisa menjadi tempat yang sempurna untuk reuni keluarga karena sejumlah alasan.

Kapal pesiar dapat mengakomodasi orang dengan berbagai macam anggaran. Sebagai contoh, anggota keluarga dengan anggaran yang lebih ketat sering mendapatkan kamar seharga $ 89 per malam, sementara mereka yang berpenghasilan lebih banyak dapat memilih kamar yang lebih mewah.

Kapal pesiar juga menghilangkan sebagian besar stres perencanaan. Makanan dan kegiatan dijaga oleh staf. Anda semua dapat makan sarapan atau makan malam bersama di salah satu dari banyak restoran atau ruang makan, kemudian merencanakan berbagai kegiatan yang menyenangkan untuk dilakukan di siang hari. Anda dapat mengunjungi spa bersama bibi Anda, menonton anak-anak Anda dan sepupu mereka bermain bersama di taman air, atau menonton pertunjukan bersama kakek Anda. Anda tidak perlu khawatir untuk memenuhi reuni Anda - atau melakukan sebagian besar dari memasak sendiri - atau merencanakan "hari keluarga" yang penuh dengan berbagai kegiatan. Yang harus kamu lakukan hanyalah datang.

Manfaat lain dari hosting reuni keluarga Anda di kapal pesiar adalah bahwa setiap orang mendapatkan liburan nyata saat berhubungan kembali dengan orang-orang yang mereka mungkin belum pernah melihat dalam bertahun-tahun atau bahkan puluhan tahun.

Meskipun liburan pesiar all-inclusive nyaman dan menyenangkan, mereka juga bisa menjadi mahal. Sekalipun Anda mendapat skor besar di kamar Anda, penting untuk diingat bahwa ini hanyalah awal dari pengeluaran yang akan Anda dan anggota keluarga Anda tanggung.

Misalnya, pajak dan biaya pelabuhan dapat menambahkan $ 100 hingga $ 200 dengan harga tiket Anda. Anda harus membayar tiket pesawat ke dan dari kota pelabuhan, serta taksi atau layanan mobil dari bandara ke pelabuhan itu sendiri. Jika Anda mengantarkan diri ke pelabuhan, biasanya Anda akan membayar $ 15 hingga $ 20 per hari untuk parkir.

Jika paket kapal pesiar Anda tidak termasuk semua, Anda harus membayar untuk makanan dan minuman, yang dapat bertambah dengan cepat. Misalnya, minuman beralkohol pada umumnya berharga $ 7 hingga $ 10 atau lebih di kapal pesiar, dengan tambahan 15% hingga 18% ditambahkan di atasnya. Banyak jalur pelayaran juga menambahkan persen setiap hari ke tagihan akhir Anda, yang sekarang mencapai $ 23 per orang per hari untuk sebagian besar jalur pelayaran utama, menurut USA Today.

Seperti yang Anda lihat, harga kamar Anda hanyalah puncak gunung es - dan selalu ingat bahwa harga kamar per orang. Sangat penting bagi Anda untuk meneliti seberapa besar pelayaran yang sebenarnyabiaya setiap orang per hari sehingga anggota keluarga Anda dapat memutuskan apakah mereka mampu membelinya.

9. Pertimbangkan Taman Negara

Jika hosting reuni keluarga Anda di kapal pesiar berada di luar jangkauan untuk Anda dan keluarga Anda, opsi lain adalah menjadi tuan rumah reuni di taman lokal atau negara. Anda dapat menyewa paviliun, yang sering kali dilengkapi dengan arang panggangan, seharga $ 50 hingga $ 100 sehari.

Beberapa taman besar memiliki kabin modern atau pedesaan untuk disewakan. Biasanya, kabin "modern" memiliki air dan listrik, sedangkan kabin "pedesaan" tidak. Menyewa kabin untuk anggota keluarga luar kota bisa lebih murah daripada menyewa kamar hotel, dan kabin dapat memberikan ruang yang tenang bagi anak-anak atau manula untuk beristirahat di siang hari.

Beberapa taman juga memiliki kabin atau pondok besar untuk disewakan. Ini bisa beberapa ratus dolar per malam, tetapi jika tiga atau empat keluarga tinggal di satu gedung dan membagi biayanya, itu bisa sangat terjangkau.

Sebelum Anda memesan kabin atau paviliun, pastikan untuk bertanya di mana toilet umum terdekat, serta lokasi fasilitas lainnya, seperti pantai, taman bermain, kolam renang, atau dermaga memancing. Jika ada orang di keluarga Anda menggunakan kursi roda atau alat bantu jalan, tanyakan tentang hambatan potensial yang mungkin membuat kehadiran mereka lebih sulit. Banyak taman sekarang memiliki kabin, paviliun, dan taman bermain khusus "bebas hambatan".

Hindari hosting reuni keluarga Anda pada hari libur besar, seperti 4 Juli atau Hari Buruh; taman negara membebankan biaya tertinggi pada tanggal-tanggal ini. Anda juga ingin memesan kabin dan paviliun sedini mungkin, karena banyak taman negara memesan berbulan-bulan - atau bahkan setahun - sebelumnya.

Meskipun taman negara dapat menjadi pilihan yang bagus, pertimbangkan lokasi-lokasi lain ini untuk reuni yang terjangkau:

Sebuah kebun binatang
Taman bermain
Sebuah perkemahan atau taman RV
Sebuah gereja atau konferensi agama atau pusat retret
A fairground
YMCA
Danau atau pantai setempat

Cara-Cara Tambahan untuk Memotong Biaya

Ada banyak cara lain untuk membuat reuni keluarga Anda terjangkau, termasuk yang berikut ini.

Simpan di Foto. Alih-alih mempekerjakan seorang fotografer, mintalah seorang anggota keluarga untuk mengisi peran ini. Pertimbangkan mengabaikan biaya kehadiran mereka, atau bahkan memberi mereka kamera digital, jika mereka setuju untuk memotret acara dan mengatur foto setelahnya.
Simpan di Musik. Jika reuni Anda akan diadakan di ruang perjamuan besar, mintalah seorang anggota keluarga yang cenderung musik untuk bermain DJ. Sekali lagi, sebagai insentif, tawarkan untuk membebaskan biaya keluarga mereka untuk acara tersebut.
Simpan Akomodasi. Pertimbangkan untuk menyewa beberapa rumah liburan di tempat tujuan yang menyenangkan, seperti pantai atau di pegunungan, dan mintalah setiap keluarga membagi biayanya secara merata. Anda semua dapat memasak di rumah, yang dapat memotong 30% atau lebih dari biaya reuni Anda, dan Anda akan memiliki banyak meja makan untuk berkumpul dan berbicara.
Hemat Makanan. Makanan adalah pengeluaran yang sangat besar di acara reuni. Tetap sederhana dengan menyiapkan bar dan membiarkan semua orang memperbaiki makanan mereka sendiri. Misalnya, Anda dapat menyiapkan hot dog bar dengan setiap topping kreatif yang dapat Anda bayangkan. Bar nacho, bar hamburger, bar taco, dan bar es krim juga pasti akan menjadi hits.

Kata terakhir

Reuni keluarga Anda dapat menjadi luar biasa tanpa Anda harus menghabiskan banyak uang untuk menyewa sebuah band, membuat suvenir, atau menyatukan semua orang di sebuah resor di Kepulauan Virgin AS. (Meskipun itu terdengar bagus, bukan?)

Yang paling penting adalah reuni Anda memberi semua orang kesempatan untuk terhubung kembali dan mengalami tarikan keluarga yang kuat. Ini orang-orangmu. Mereka adalah orang-orang yang mendukung Anda dan akan mendukung Anda ketika tidak ada orang lain yang mau. Menghabiskan waktu bersama untuk bercerita, berbagi foto, menertawakan keanehan satu sama lain, dan bersenang-senang akan menciptakan ikatan dan mempererat persahabatan, tidak peduli berapa banyak uang yang Anda putuskan untuk dibelanjakan.

Pernahkah Anda merencanakan reuni keluarga atau menghadiri satu? Kiat apa yang akan Anda bagikan untuk menghemat uang?