Cara Mencegah Kecurangan Penipuan Karyawan & di Bisnis Anda - Kebijakan & Rencana

Meskipun Anda mungkin berpikir bahwa penipu adalah penjahat keras yang melompat dari satu pekerjaan ke pekerjaan, Journal of Accountancy melaporkan bahwa sebagian besar orang yang melakukan penipuan pekerjaan adalah pelanggar pertama kali. Juga, sangat sedikit penipu mengambil pekerjaan dengan maksud untuk menipu bisnis.

Ini berarti bahwa praktik perekrutan yang rajin dan pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh tidak cukup untuk mencegah penipuan terjadi di bisnis Anda. Namun, ada faktor-faktor tertentu yang membuat seseorang lebih mungkin melakukan penipuan.

Asosiasi Penguji Penipuan Bersertifikat berpendapat bahwa ada tiga elemen yang biasanya ada ketika kecurangan terjadi. Pertama, individu yang melakukan penipuan merasakan tekanan keuangan - utang tinggi, gaya hidup mewah, anggota keluarga dengan masalah keuangan, dan kecanduan judi adalah sumber tekanan potensial..

Kedua, individu membutuhkan cara untuk merasionalisasi penipuan. Monolog internal "Saya tidak dibayar cukup," "Saya bekerja lebih keras daripada bos," "Perusahaan tidak akan pernah melewatkan ini," dan "Saya pantas menerima ini" semua membantu seseorang membenarkan perilaku tidak etis.

Terakhir, individu membutuhkan kesempatan untuk melakukan penipuan. Meskipun Anda, sebagai pemilik bisnis, tidak selalu dapat memengaruhi situasi atau sikap keuangan individu, Anda dapat memengaruhi faktor peluang dengan checks and balances dan kontrol internal yang sesuai..

Jenis-Jenis Penipuan Umum

1. Penyalahgunaan Aset

Menurut Asosiasi Penguji Penipuan Bersertifikat, penyelewengan aset adalah jenis penipuan paling umum yang terjadi dalam bisnis kecil. Penyalahgunaan aset terjadi ketika seorang karyawan atau kontraktor merancang skema untuk mencuri atau menyalahgunakan sumber daya perusahaan, seperti uang tunai atau inventaris.

Perhatikan bagaimana bisnis Anda mengumpulkan uang tunai dari pelanggan. Jika langkah yang tepat tidak ada, seseorang dapat mencegat uang tunai dan menyembunyikannya dari pemilik.

2. Skimming

Skimming, cara populer untuk mencuri uang tunai, melibatkan mencuri pembayaran yang masuk sebelum dapat sepenuhnya dicatat dalam catatan keuangan perusahaan. Misalnya, katakan bahwa seorang pelanggan ingin membeli suatu produk di toko batu-dan-mortir. Pegawai penjualan yang licik dapat menerima pembayaran barang tetapi mengantongi uang tunai alih-alih mencatat transaksi.

Dengan membaca sepintas lalu, seorang karyawan hanya dapat mencatat sebagian dari pembayaran - misalnya, mencatat hanya $ 50 yang dibayarkan ketika $ 100 diberikan - atau gagal mencatat pembayaran sama sekali. Karena transaksi penjualan tidak dicatat, inventaris toko juga tidak diperbarui. Itu berarti bahwa inventaris bisnis yang sebenarnya pada kenyataannya akan lebih kecil dari apa yang tercermin dalam catatan akuntansi.

Bukan hanya transaksi pribadi yang rentan terhadap skimming. Karyawan akunting atau administrasi yang menerima pembayaran pelanggan juga dapat mengantongi uang tunai yang masuk. Karyawan kemudian dapat memalsukan memo kredit atau menghapus akun sebagai tidak tertagih sehingga bisnis tidak melihat bahwa pembayaran hilang..

Penipuan skimming piutang yang kompleks namun cukup umum melibatkan pemukulan pembayaran pelanggan. Dalam skema lapping, seorang pembukuan atau akuntan mengantongi pembayaran tunai yang dilakukan pelanggan terhadap akun pelanggan itu. Untuk menutupi kekurangan, akuntan menggunakan pembayaran yang diterima dari pelanggan kedua ke akun pelanggan pertama. Jika pelanggan kedua memperhatikan saldo akun yang salah, akuntan menggunakan pembayaran dari pelanggan ketiga untuk menutupi defisit - dan seterusnya.

Karena pembayaran sangat salah kelola, seseorang pada akhirnya akan menangkap skema tersebut. Meski demikian, penipu dapat terus skema menjilat selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun tanpa tertangkap.

3. Uang Tunai

Pencurian uang tunai mirip dengan membaca sepintas lalu dalam arti bahwa seorang karyawan atau kontraktor mencuri uang tunai yang masuk. Perbedaannya dengan pencurian uang adalah bahwa karyawan mencuri uang tunai setelah dicatat dalam buku bisnis.

Sebagai contoh, seorang karyawan dapat mencuri uang dari kasir setelah transaksi telah dicatat. Karyawan tersebut dapat mencatat pencairan kasir palsu untuk menyembunyikan fakta bahwa uang tunai hilang. Misalnya, seorang karyawan dapat membatalkan penjualan sebelumnya atau mengeluarkan pengembalian uang dan mengeluarkan uang tunai yang sesuai dari register.

Tanda-Tanda Bahwa Uang Tunai Dicuri
Skimming skema yang melibatkan mencegat uang tunai sebelum dicatat dapat sulit dideteksi. Anda mungkin memperhatikan tanda-tanda peringatan ini:

Persediaan Rendah. Jika inventaris aktual di toko lebih rendah dari yang seharusnya menurut pembukuan, ada kemungkinan karyawan tidak mencatat semua penjualan.
Kesenjangan dalam Dokumen Bernomor. Untuk restoran dan bisnis lain yang menggunakan voucher pra-nomor, celah dalam voucher mungkin berarti karyawan membuang kwitansi dan menyimpan uang tunai.
Keluhan pelanggan. Jika seorang karyawan melakukan pembayaran, pelanggan cenderung menelepon dan mengeluh bahwa saldo laporan mereka tidak benar.
Pendapatan Rendah Selama Pergeseran Tertentu. Jika pengumpulan uang tunai lebih rendah setiap kali seorang karyawan tertentu bekerja, itu mungkin mengindikasikan pencurian uang tunai.

Kontrol Internal untuk Mencegah Pencurian Uang Tunai

Membutuhkan Persetujuan Manajer untuk Mengeluarkan Kredit, Membatalkan Penjualan, atau Menghapus Akun. Begitu orang lain terlibat dalam transaksi, karyawan yang licik memiliki lebih sedikit kesempatan untuk mencuri tanpa diketahui.
Menerbitkan Laporan Akun Bulanan. Seorang karyawan cenderung tidak dipusingkan dengan pembayaran pelanggan jika klien mendapatkan pembaruan berkala dari saldo akun mereka.
Waktu Wajib Kerja dan Rotasi Pekerjaan. Skema menjilat berantakan dengan cepat begitu karyawan yang bersalah tidak memiliki kesempatan untuk memindahkan uang tunai.
Lakukan Hitungan Uang Kejutan. Dengan membandingkan uang tunai dalam register dengan penerimaan kas, manajer dapat mengidentifikasi perbedaan kas dengan cepat.
Kamera Video. Karyawan cenderung berperilaku buruk ketika ada kamera video yang memantau register.
Kotak Kunci. Dengan meminta pembayaran pelanggan dikirim langsung ke kotak kunci bank, uang tunai tidak melewati tangan karyawan dan karyawan tidak memiliki kesempatan untuk mencurinya.

4. Pencairan Uang Palsu

Alih-alih mengangkat uang ketika masuk ke bisnis, penipu lain mencuri pengeluaran uang tunai keluar. Dari semua cara karyawan dan kontraktor menyalahgunakan aset perusahaan, mencuri uang tunai dengan memalsukan pengeluaran uang palsu adalah taktik yang paling umum digunakan.

5. Skema Penagihan

Karyawan dapat menagih barang dan jasa yang tidak pernah diterima perusahaan dan mengantongi uang tunai. Karyawan memalsukan faktur dengan layanan atau produk buatan dan, ketika cek dicairkan, penipu menguangkannya sendiri. Karyawan memiliki pembayaran yang dikeluarkan untuk vendor yang tidak ada, menggunakan nama perusahaan shell yang dimiliki karyawan atau teman atau anggota keluarga.

Karyawan juga dapat berkolusi dengan vendor yang ada untuk memberi harga berlebih pada perusahaan untuk produk. Sebagai imbalan untuk mendorong melalui faktur yang meningkat, vendor memberi karyawan potongan keuntungan.

Tanda-tanda Skema Tagihan

Tarif Vendor Telah Meningkat Secara Substansial. Ketika harga satu vendor meningkat pada persentase yang lebih tinggi dari norma industri, bisa jadi Anda tidak mendapatkan kesepakatan yang adil.
Preferensi Karyawan untuk Vendor Tertentu. Seorang karyawan yang bersikeras pada vendor tertentu atau tidak terbuka untuk menerima tawaran dari kontraktor lain mungkin menerima suap.

Kontrol Internal untuk Mencegah Skema Tagihan

Menyimpan Daftar Vendor yang Disetujui dan Hanya Tulis Cek untuk Vendor yang Disetujui. Ini mencegah Anda melakukan pembayaran ke perusahaan teman atau karyawan shell. Sebelum menambahkan vendor ke daftar, lakukan riset dan pastikan bahwa itu adalah perusahaan yang sah.
Bersama Daftar Vendor yang Disetujui, Pertahankan Daftar Harga yang Disetujui. Ini menyulitkan karyawan untuk menaikkan harga dalam kolusi dengan vendor.
Minta Salinan Laporan Penerima Sebelum Anda Menandatangani Cek. Dengan begitu, Anda hanya menandatangani cek untuk produk yang sebenarnya diterima perusahaan.

6. Skema Penggantian Biaya

Cara lain untuk mendapatkan uang tunai dari perusahaan adalah dengan memalsukan laporan pengeluaran. Karyawan bisa mendapatkan cek penggantian artifisial besar dengan menambahkan pengeluaran pribadi, pengeluaran tidak ada, atau sebaliknya menggembungkan biaya pada permintaan penggantian biaya.

Tanda Skema Penggantian Biaya

Laporan Biaya Luar Biasa. Jika laporan pengeluaran karyawan tertentu lebih tinggi dari rata-rata historis atau laporan karyawan lain, itu pertanda karyawan tersebut menghabiskan terlalu banyak.
Karyawan Tidak Menyerahkan Tanda Terima. Ketika kwitansi asli tidak dilampirkan pada laporan pengeluaran, Anda tidak pernah tahu apakah karyawan itu benar-benar mengeluarkan biaya.

Kontrol Internal untuk Mencegah Skema Penggantian Biaya

Membutuhkan Tanda Terima Pengembalian Biaya. Jika tidak, karyawan dapat menambahkan pengeluaran yang tidak pernah mereka tanggung.
Dokumentasikan Kebijakan Penggantian Biaya Perusahaan Anda. Di dalamnya, jelaskan jenis pengeluaran mana yang dapat diganti dan yang tidak sesuai untuk penggantian. Berikan salinan kebijakan kepada semua karyawan.
Bandingkan Laporan Biaya Semua Karyawan yang Melakukan Perjalanan Tertentu. Jika yang satu jauh lebih tinggi daripada yang lain, itu pertanda bahwa pengeluaran meningkat atau karyawan tersebut melakukan pengeluaran berlebihan dengan sengaja.

7. Periksa Skema Tampering

Karyawan atau kontraktor yang memiliki akses ke cek perusahaan keluar mungkin mengutak-atik mereka untuk keuntungan mereka sendiri. Jika cek kosong tidak dijaga keamanannya, seseorang dapat mencuri beberapa dan membuatnya sendiri atau untuk teman. Seorang pembukuan yang membuat cek untuk ditanda tangani oleh pemilik bisnis nantinya dapat mengubah nama pada cek, mencegatnya, dan menguangkannya sendiri.

Tanda Periksa Tampering

Kesenjangan dalam Nomor Cek. Jika ada celah berurutan dalam cek kosong bernomor Anda, mungkin ada yang mengangkat beberapa.
Keluhan Vendor. Saat vendor memberi tahu Anda bahwa ia belum menerima pembayaran meskipun Anda memotong cek, pembayaran mungkin telah dicegat.

Kontrol Internal untuk Mencegah Pengecekan

Amankan Cek Kosong. Mereka harus dikunci di kantor Anda setiap saat. Jangan membagikan kunci Anda, dan hanya menghasilkan cek ketika staf pembukuan Anda siap untuk mencetaknya.
Tinjau Laporan Bank Bisnis Anda Setiap Bulan. Cari jumlah cek yang tidak Anda kenal. Minta bank Anda untuk menyertakan pemindaian gambar dari cek yang dicairkan sehingga Anda dapat memastikan mereka tidak dirusak sebelum disetujui.

8. Pencurian Inventaris dan Aset Lainnya

Bahkan jika uang tunai Anda aman, karyawan dapat menemukan cara untuk mencuri atau menyalahgunakan aset fisik seperti komputer, produk perusahaan, dan inventaris.

Menerima Skema
Karyawan yang terlibat dengan proses penerimaan dapat mencuri inventaris atau produk pada titik pengiriman. Pegawai skema dapat memodifikasi laporan pengiriman yang masuk dan perusahaan yang menerima laporan untuk menyembunyikan penipuan. Jika karyawan tersebut juga memiliki akses ke catatan pembelian, mereka dapat mengubah daftar permintaan pembelian agar sesuai dengan laporan pengiriman palsu.

9. Aset Larceny

Jika tidak ada banyak kontrol fisik di tempat untuk memantau aset, karyawan dan kontraktor dapat dengan mudah mengambil properti perusahaan dari tempat itu dan tidak pernah mengembalikannya.

Tanda-tanda bahwa Aset Dicuri

Persediaan Rendah. Jika inventaris per buku lebih tinggi dari level inventori sebenarnya, seseorang mungkin mencuri.
Dokumentasi Persediaan Kualitas Buruk. Jika mendukung pembelian dan penerimaan dokumen bukan dokumen asli atau tampaknya telah diubah, Anda mungkin berurusan dengan pekerjaan seorang pencuri.

Kontrol Internal untuk Mencegah Pencurian Aset Fisik

Lakukan Hitungan Persediaan Acak. Ini bisa memberi Anda tip untuk kekurangan inventaris dan membuat karyawan cenderung mencuri.
Pisahkan Tugas Inventaris. Orang yang sama seharusnya tidak bertanggung jawab atas pembelian dan penerimaan produk.
Instal Kamera Keamanan. Secara khusus, pantau ruangan dan area tempat penyimpanan dan produk berharga disimpan.
Amankan Inventaris dan Aset. Area dengan aset berharga harus dikunci jika memungkinkan, dan hanya karyawan tertentu yang boleh memiliki kunci.

Lebih Banyak Tips untuk Mencegah Penipuan Usaha Kecil

Selain itu, ada strategi umum yang dapat Anda terapkan untuk menghindari penipuan. Dengan mengubah cara Anda mengelola dan cara Anda mendelegasikan tugas, Anda dapat mengurangi kemungkinan seseorang akan menipu bisnis Anda.

1. Kenali Karyawan Anda

Cowan, Gunteski & Co., sebuah perusahaan CPA, mencatat bahwa Anda dapat mengatasi potensi penipuan sejak awal jika Anda mengetahui adanya perubahan dalam perilaku dan sikap karyawan. Periksalah dengan karyawan Anda secara berkala dan luangkan waktu untuk mengobrol tentang bagaimana keadaannya.

Secara khusus, perhatikan sifat-sifat perilaku ini yang paling sering dikaitkan dengan penipu:

Hidup di luar kemampuan mereka - misalnya, seorang karyawan dengan gaji rendah mengendarai kendaraan mewah atau mengambil liburan mewah
Mengalami kesulitan keuangan atau mengalami kesulitan memenuhi kebutuhan
Mempertahankan hubungan yang luar biasa dekat dengan vendor tertentu
Tidak mau membiarkan karyawan lain mengambil alih tugas mereka
Jangan pernah menelepon saat sakit atau berlibur
Mengalami perceraian atau berjuang dengan masalah keluarga

Tentu saja, Anda tidak pernah ingin berasumsi bahwa karyawan mencuri hanya karena mereka menunjukkan beberapa sifat ini. Namun, jika Anda mencurigai adanya penipuan, Anda dapat memfokuskan pemantauan dan upaya pencegahan penipuan ke departemen dan area di mana karyawan berisiko tinggi bekerja. Cobalah untuk membantu anggota staf yang stres atau berjuang secara finansial dengan cara apa pun yang Anda bisa - Anda akan mempertahankan lebih banyak pekerja dan membangun loyalitas karyawan.

2. Kelola Dengan Integritas

Bagaimana Anda berperilaku sebagai pemilik bisnis dapat memengaruhi sikap karyawan Anda tentang pencurian. Jika Anda mengambil jalan pintas dan tidak bertindak etis, orang-orang yang bekerja untuk Anda lebih cenderung melakukan hal yang sama. Sebaliknya, jika Anda melakukan upaya bersama untuk bersikap jujur dan etis dalam transaksi bisnis Anda, karyawan akan memahami bahwa perilaku yang sama diharapkan dari mereka..

Buat kode perilaku yang menguraikan jenis perilaku yang Anda harapkan dari semua orang di bisnis Anda. Juga, jelaskan bahwa pintu Anda selalu terbuka untuk karyawan yang ingin berbagi keprihatinan mereka tentang operasi bisnis. Asosiasi Penguji Penipuan Bersertifikat menemukan bahwa sebagian besar manajer mengetahui tentang penipuan pekerjaan setelah mendapat informasi, jadi pertimbangkan untuk menerapkan hotline anonim untuk melaporkan dugaan penipuan..

3. Pisahkan Tugas

Salah satu kontrol internal terbaik untuk mencegah penipuan adalah pemisahan tugas. Dengan kata lain, satu orang seharusnya tidak bertanggung jawab atas begitu banyak tugas sehingga penipuan dapat dilakukan dan ditutup tanpa sepengetahuan pemilik. Untuk menghilangkan peluang penipuan, tidak ada orang yang seharusnya memiliki hak asuh atas aset (seperti uang tunai dan produk berharga), kemampuan untuk mencatat atau mengubah informasi akuntansi tentang aset tersebut, dan kekuatan untuk mengotorisasi transaksi tentang aset tersebut..

Memisahkan tugas itu rumit dalam bisnis kecil karena Anda tidak punya cukup banyak orang untuk membagi tugas. Namun, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membagi fungsi-fungsi utama hanya dengan dua atau tiga karyawan.

Misalnya, katakan bahwa Anda dan manajer kantor adalah satu-satunya dua karyawan di bisnis Anda. Sementara manajer kantor Anda mungkin memiliki akses ke dana yang tidak disetorkan, merekonsiliasi laporan bank dan membuat faktur dan setoran bank, Anda harus menjadi orang yang meninjau laporan bank, membuka surat, meninjau transaksi, dan menyetujui memo kredit.

Jika Anda memiliki karyawan ketiga - katakanlah, asisten kantor - minta karyawan itu untuk mendamaikan laporan bank, buka surat, dan siapkan setoran bank. Ini menghilangkan tanggung jawab Anda dan mempersulit manajer kantor untuk menyembunyikan pembayaran curian.

Kata terakhir

Menerapkan kontrol internal adalah bagian penting untuk melindungi bisnis Anda. Namun, bisa jadi canggung melakukannya dalam praktik.

Karyawan dan kontraktor mungkin tidak mengerti mengapa tugas mereka berubah. Komunikasikan kepada karyawan Anda bahwa ada kontrol untuk melindungi mereka, sebagai pekerja, dan bisnis. Libatkan mereka dalam proses meningkatkan keamanan bisnis dan minta masukan mereka secara teratur. Sebagai individu yang melakukan pekerjaan sehari-hari, mereka mungkin memiliki wawasan tentang proses tertentu yang dapat membantu Anda meningkatkan kontrol. Mereka juga dapat memberi tahu Anda kontrol mana yang berfungsi dengan baik dan mana yang tidak.

Pernahkah Anda memiliki atau bekerja di bisnis di mana seseorang melakukan penipuan? Bagaimana hal itu terjadi?